5 consejos para apoyar a las empresas que regresan a la oficina después del coronavirus

La pandemia de COVID-19 ha afectado drásticamente la forma en que las empresas de todo el mundo organizan sus equipos y realizan negocios. A medida que salimos de este momento desafiante, es imperativo que las empresas definan nuevos procedimientos en el lugar de trabajo y reevalúen sus estrategias anteriores. Dado que muchos empleados siguen trabajando desde casa a tiempo parcial o completo, el concepto de lugar de trabajo ha evolucionado y la línea entre el trabajo y el hogar se difumina.

La salud de una organización se ha convertido en una prioridad urgente, tanto desde la perspectiva de la seguridad y salud física de los empleados, como desde la perspectiva general. eficacia de la propia organización. Aún así, quedan muchas preguntas sobre cómo será la recuperación y cómo puede cambiar el lugar de trabajo en los próximos meses y años. A menudo escuchamos las palabras "nueva normalidad" en estos días y, de muchas maneras, esto es exactamente lo que estamos presenciando. En esta publicación, analizaremos algunos consejos y mejores prácticas que pueden ayudar a las empresas de todos los tamaños a respaldar la transición de sus empleados a un entorno de oficina de la manera más fluida y segura posible.

1. Realice una evaluación integral de riesgos

Los planes de continuidad comercial se probaron durante la pandemia de coronavirus y la mayoría de las empresas están revisando y actualizando sus planes. Para tener en cuenta las posibles interrupciones en el lugar de trabajo, salud y seguridad ambiental (EH&S) debe estar en el centro de cualquier evaluación de riesgos. La recopilación de datos relevantes sobre la seguridad del sitio y la infraestructura de las instalaciones es un paso importante para mejorar el proceso de toma de decisiones. También es importante comprender cómo funcionan mejor los diferentes equipos y grupos, cómo se utilizaron los espacios físicos antes de COVID y cómo es posible que sea necesario ajustar las cosas después de la pandemia para optimizar el uso de los espacios físicos y las oficinas para su gente y su organización. presupuesto.

Muchas áreas comunes en los edificios, como baños, salas de descanso y salas de conferencias, también deben revisarse para garantizar la seguridad de los empleados. Al revisar las mejores prácticas relacionadas con la salud y adoptar un enfoque basado en datos, puede obtener una comprensión completa de sus empleados, instalaciones y activos. Estos conocimientos pueden ayudarlo a comprender mejor dónde ubicar o ubicar conjuntamente los equipos para maximizar la efectividad e impulsar la colaboración necesaria para mejorar los resultados comerciales. La evaluación de riesgos puede ayudarlo a prepararse para contingencias futuras y volverse más adaptable como organización.

2. Recopile comentarios regulares de los empleados

Después de estar fuera de la oficina por algún tiempo, ciertamente habrá un período de transición a medida que los empleados se reajusten al lugar de trabajo. Los profesionales de la gerencia y de recursos humanos deben permanecer atentos al entorno de trabajo y recopilar comentarios periódicos de los empleados en todos los niveles. Tener conversaciones regulares directamente con los empleados también puede ayudar a descubrir cualquier problema u oportunidad de mejora que se haya pasado por alto.

Los datos analíticos y corporativos pueden complementar poderosamente la retroalimentación cualitativa, como las encuestas, para proporcionar una imagen más completa de lo que está sucediendo en la organización y cómo está afectando a los empleados. Aprovechar el análisis de la fuerza laboral para evaluar y optimizar el rendimiento en el lugar de trabajo y la productividad en entornos físicos y virtuales y la toma de decisiones basadas en datos para mejorar la experiencia de los empleados puede ayudar a respaldar las transiciones sin problemas. El futuro del trabajo requiere una imagen más continua y holística para comprender verdaderamente dónde le está yendo bien a la organización e identificar áreas de mejora para mantener a los empleados comprometidos, felices y productivos.

Es probable que los arreglos laborales flexibles sigan siendo una tendencia a largo plazo, y es crucial monitorear la situación a lo largo del tiempo y comprometerse con un proceso continuo de mejora. Obtener una visión más holística de la organización también puede ayudarlo a monitorear el progreso para determinar si las cosas van en la dirección correcta a lo largo del tiempo. Cuando se usan solas, las encuestas brindan una instantánea única de cómo van las cosas en un solo momento, mientras que la combinación de datos subjetivos de encuestas con análisis objetivos de sus datos corporativos le brinda una idea continua de lo que está sucediendo en general.

3. Comunicar información importante

La comunicación regular y abierta siempre ha sido un sello distintivo de una gran gestión, pero es especialmente vital ahora. Mantener el soporte para la tecnología de videoconferencia y reuniones virtuales será una parte necesaria del proceso. Durante algún tiempo, puede seguir siendo difícil reunirse en grupos grandes, por lo que es necesario realizar discusiones más frecuentes y más pequeñas. Respaldar estas necesidades de comunicación requiere garantizar que las herramientas de colaboración adecuadas, como Slack y Microsoft Teams, así como prácticas como la cultura de reuniones de su empresa, estén implementadas para que sea lo más transparente, transparente y colaborativo posible, ya sea que sus equipos trabajen de forma remota. en la oficina, o una combinación de los dos. Los datos pueden ayudarlo a comprender mejor el flujo de comunicación y la interacción a través de diferentes niveles, lo que le permite identificar brechas en el proceso de comunicación y otros desafíos desde el principio.

Los empleados necesitarán actualizaciones periódicas con respecto a las nuevas pautas de higiene, los cambios en las regulaciones locales o federales y las expectativas de viaje actualizadas para diferentes lugares. Es probable que el regreso a la oficina también requiera actualizaciones de los programas de capacitación y la incorporación de empleados. Las sesiones de capacitación y las reuniones frecuentes de preguntas y respuestas brindan a todos la oportunidad de participar en el proceso y mantener a todos en la misma página.

4. Definir nuevos procedimientos y políticas

A medida que los empleados regresan a la oficina, cambios en las responsabilidades laborales y los procedimientos de la oficina puede ser necesario para mejorar la productividad. La pandemia inevitablemente nos ha enseñado muchas cosas sobre las formas de trabajar y los beneficios y desafíos de las políticas y prácticas existentes. Aplicar estos aprendizajes a los cambios futuros de políticas y procedimientos ayuda a garantizar que las personas continúen teniendo la flexibilidad necesaria y el equilibrio entre el trabajo y la vida privada que necesitan. También ayuda a las empresas a garantizar que existan las estructuras y los procesos de comunicación adecuados para que los empleados puedan trabajar de forma segura, tener éxito y seguir siendo eficaces y comprometidos sin importar desde dónde trabajen. Aquí también puede resultar útil obtener información valiosa de los datos corporativos.

Esta será una excelente oportunidad para crear nuevos procedimientos y aclarar roles y responsabilidades entre el equipo. Es probable que una empresa necesite actualizar los procedimientos de EH&S para el PPE y las pruebas médicas, y también podemos ver cambios formales en los beneficios de los empleados y las políticas de tiempo libre remunerado. Otras políticas como la programación a tiempo parcial, la licencia por maternidad y paternidad y el trabajo desde casa también pueden requerir algunas actualizaciones. Al tener en cuenta las necesidades de su fuerza laboral, puede ayudar a que todos estén seguros y comprometidos con sus funciones.

5. Cree un plan de transición formal

También puede resultar útil crear planes de transición para el regreso a la oficina que sean únicos para cada empleado o departamento. Las necesidades individuales y los arreglos laborales de cada persona serán diferentes, y es posible que algunas oficinas deban escalonar las fechas de regreso para evitar el exceso de capacidad según los requisitos locales. Aunque muchos empleados ya están configurados para videoconferencias y trabajo remoto, es importante que las empresas utilicen datos cualitativos y cuantitativos para informar cuál debería ser el mejor equilibrio entre trabajo remoto y tiempo presencial para su organización en general y para los diferentes grupos dentro de la misma. la organización. Algunos empleados también pueden tener necesidades y consideraciones médicas únicas que pueden retrasar su capacidad para recibir una vacuna o regresar a un entorno de oficina.

Decidir cuando volver al trabajo es una decisión personal para cada organización y debe estar bien alineada con las prioridades y necesidades comerciales, así como con la salud y seguridad de su fuerza laboral. Los líderes empresariales y los empleados en todos los roles necesitarán mucho apoyo mientras navegan por estas nuevas normas en el lugar de trabajo y encuentran formas de fortalecer sus organizaciones. La forma en que definimos el lugar de trabajo en un mundo pospandémico sigue siendo más una pregunta que una respuesta, pero tomar decisiones basadas en datos que respalden tanto a la empresa como a sus empleados y compartir las mejores prácticas en cada paso del camino garantizará que su empresa pueda resistir la tormenta. Hay una gran cantidad de datos disponibles ahora e históricamente que pueden comenzar a ayudar a informar estas decisiones futuras y orientar a su empresa en la dirección correcta, incluso si aún persisten dudas o preguntas.

Al implementar cada uno de estos cinco consejos para la transición de regreso a la oficina después de la pandemia de coronavirus, es importante informar cada uno de estos esfuerzos con una estrategia basada en datos. Aprovechando lo último soluciones de análisis del lugar de trabajo proporciona datos cuantitativos valiosos en tiempo real que pueden informar la toma de decisiones, ayudarlo a establecer puntos de referencia internos y monitorear el progreso a lo largo del tiempo, lo que permite que su organización se adapte fácilmente a las necesidades de su fuerza laboral y de la organización en general.

Última actualización: 30 de marzo de 2021