Este artículo sobre análisis del lugar de trabajo se publicó por primera vez en Revista Leader de CoreNet Global y fue escrito por Ellen Nussbaum.
El primer trimestre de 2020 ha revelado cuán complejo puede ser el proceso de colaboración en un entorno de trabajo digital. Como resultado de COVID-19, la mayoría de las organizaciones han experimentado un cambio casi completo hacia el trabajo remoto y dependen cada vez más de tecnologías como Slack, Zoom y Microsoft Teams para agilizar la comunicación mientras se alejan socialmente del hogar. Después de todo, la comunicación es esencial para la colaboración, y la comunicación a través de la tecnología está demostrando ser bastante diferente a lo que la mayoría de los empleados están acostumbrados. Más empresas están recurriendo a la analítica del lugar de trabajo para comprender mejor el impacto que los pedidos de trabajo desde casa están teniendo en sus equipos.
En esencia, la analítica del lugar de trabajo nos permite aprovechar la ciencia para comprender cómo las personas colaboran mejor, así como cómo los cambios calculados en los procesos internos y externos pueden afectar la salud de la organización. Una organización se rige por un conjunto de pautas estructuradas para cada aspecto de su operación. El papel de la analítica del lugar de trabajo determina si esas pautas deben modificarse para producir mejores resultados. Con este conocimiento ampliado, las empresas tienen el poder de identificar qué funciona y qué no, no solo de forma genérica, sino para sus empleados y su cultura. Este conocimiento sirve como un componente clave para la respuesta de una organización a obstáculos imprevistos. Las empresas también están tratando de anticipar cómo será la dinámica del lugar de trabajo una vez que las oficinas vuelvan a abrir. ¿Volverán los empleados a sus modelos operativos anteriores o el sorteo del trabajo desde casa (al menos parcial) cambiará permanentemente las interacciones de los equipos? Los análisis del lugar de trabajo pueden informar el enfoque de regreso al trabajo de las empresas (¿Qué empleados deben regresar primero? ¿Cómo se debe modificar el diseño de la oficina para equilibrar la salud y la productividad?), Así como informar a la gerencia si la transición no va tan bien como se anticipó.
A continuación, se presentan tres consideraciones clave para adoptar la analítica del lugar de trabajo.
1. Medir y mejorar la salud organizacional
La salud organizacional se correlaciona con el crecimiento organizacional. De hecho, la investigación ha encontrado consistentemente que la salud organizacional beneficia a los empleados, empleadores y el resultado final. Un par de estudios realizados por la Queens School of Business y la Organización Gallup concluyeron que las empresas con baja participación de los empleados experimentan constantemente un ausentismo, errores de los empleados y accidentes laborales por encima del promedio. Estos resultados de investigación son consistentes con lo que hemos visto en Humanyze. La investigación académica y de campo demuestra que la salud organizacional se puede cuantificar y utilizar para identificar desafíos en las áreas de compromiso de los empleados, productividad del equipo y adaptabilidad organizacional.
- El compromiso captura qué tan socialmente conectados están los empleados dentro de la organización y qué tan probable es que experimenten agotamiento.
- La productividad mide qué tan alineados están los patrones de comunicación con los procesos, así como la capacidad de mejora.
- La adaptabilidad captura la rapidez con la que pueden evolucionar los patrones de comunicación y trabajo de una organización, así como la fuerza de las conexiones entre las diferentes capas jerárquicas.
El proceso de comprender la salud organizacional de su empresa no tiene por qué ser intrusivo o disruptivo. La mayoría de las empresas no quieren imponer exigencias adicionales a sus empleados durante períodos de grandes cambios o estrés. Como resultado, a menudo recurren a encuestas para evaluar cualitativamente la salud organizacional. Las encuestas revelan información importante, pero también tienen debilidades, como tasas de respuesta bajas (o sesgadas).
La realización de análisis en el lugar de trabajo tiene la ventaja de proporcionar una vista objetiva, no invasiva y detallada del bienestar de los empleados, al tiempo que revela oportunidades de mejora. Las empresas que aprovechan tanto las encuestas como los análisis del lugar de trabajo tendrán una mejor comprensión de su organización y podrán brindar un mejor apoyo a sus empleados.
¿Cómo lo han hecho las empresas? Humanyze utilizó el análisis del lugar de trabajo para ayudar a una empresa de tecnología global al analizar en profundidad la composición y ubicación de sus equipos. El objetivo principal era determinar si sus métodos de colaboración, la cultura de la empresa y el plano de la oficina satisfacían las necesidades de departamentos específicos.
Primero medimos datos del paquete Microsoft Exchange de la compañía, que incluía herramientas de comunicación como Calendario, Correo electrónico y Skype. Después de realizar su análisis, Humanyze propuso una serie de sugerencias basadas en las tendencias de los datos proporcionados. La primera sugerencia se refería a cambiar la ubicación del equipo para mejorar la colaboración. Se observó que una caminata de tan solo 30 segundos entre edificios estaba reduciendo considerablemente la colaboración entre los equipos de ingeniería y ventas. Esta falta de colaboración tuvo un impacto negativo en el rendimiento y la productividad. La empresa tomó medidas para abordar el problema ajustando las ubicaciones de los equipos para promover una interacción más frecuente entre los empleados.
Además de optimizar su espacio de oficina, la organización también creó nuevas oportunidades de colaboración en persona y ajustó su cultura de reuniones para tomar menos tiempo de los días de los empleados y, al mismo tiempo, impulsar el compromiso y la colaboración necesarios. Descubrimos que, en última instancia, los cambios fortalecieron la capacidad de la empresa para cumplir los objetivos comerciales, retener a sus empleados y atraer nuevos talentos basados en la cultura de fomentar la salud organizacional.
2. Maximice el impacto de sus inversiones inmobiliarias
Para muchas empresas, los bienes raíces terminan siendo uno de los mayores costos en el estado de pérdidas y ganancias. Y, sin embargo, históricamente su productividad ha sido difícil de medir. ¿La ubicación del lugar de trabajo de un equipo afectará el desempeño de otro equipo? ¿Existen diseños de espacios de trabajo específicos que ayuden o dificulten la colaboración? ¿Se puede mejorar la tabla de asientos actual? Sin análisis del lugar de trabajo, estas preguntas a menudo quedan sin respuesta y las oportunidades resultantes no se abordan.
En el pasado, las organizaciones han trabajado con Humanyze para mejorar el rendimiento de las inversiones inmobiliarias mediante la transformación de su espacio de oficina, haciéndolo más atractivo y más productivo. En nuestra experiencia, la analítica del lugar de trabajo puede ayudar a las organizaciones a tomar decisiones informadas sobre estrategias de asientos y diseños de edificios que promuevan la salud organizacional.
La analítica del lugar de trabajo también entra en juego cuando las empresas se acercan a la expansión comercial. Humanyze apoyó a una compañía energética internacional que anunció un plan de varios años para expandir una planta de refinería de petróleo, aumentar la producción en un 200 por ciento y aumentar la plantilla en un 80 por ciento. Esta importante inversión financiera, y el rápido crecimiento del equipo resultante, crearon desafíos en torno a la planificación y asignación del espacio.
Nuestra tecnología identificó cuáles de los equipos del estudio eran más críticos en su ubicación actual y qué equipos podrían potencialmente trasladarse a una nueva ubicación sin afectar la productividad. Usando la plataforma Humanyze, la compañía pudo medir el volumen y la frecuencia de las interacciones del equipo y trazar la cantidad de tiempo que los empleados pasaban en cada parte del campus, informando así las decisiones críticas de bienes raíces.
3. Las empresas tienen la obligación de proteger la privacidad de los empleados.
Los empleados confían en sus empresas para proteger su privacidad; cualquier incumplimiento de esta confianza puede conducir a una moral negativa (y, posteriormente, al desgaste). Al mismo tiempo, los datos de propiedad corporativa tienen el potencial de desbloquear nuevas perspectivas sobre cómo nuestros empleados enfocan el trabajo, perspectivas que de otra manera no serían detectables. La gestión de esta compensación es un delicado equilibrio entre estructurar el análisis de manera adecuada y ayudar a los empleados a comprender cómo (y por qué) se utilizan sus datos.
En Humanyze, estamos comprometidos con la transparencia (de uso) y la protección (de datos individuales). Trabajamos con nuestros clientes para educar a los empleados sobre el uso de datos. Nuestras soluciones se basan en datos agregados en lugar de conocimientos basados en individuos; esto protege la privacidad de los empleados sin comprometer la capacidad de generar conocimientos organizacionales a nivel de equipo, región y unidad de negocio.
El uso de análisis en el lugar de trabajo para impulsar la salud y el desempeño organizacional es una tecnología emocionante que está siendo adoptada por muchas de las corporaciones líderes en el mundo. El acceso a conocimientos sobre dónde, cómo y cuándo trabajan las personas está cambiando la forma en que los líderes piensan sobre sus organizaciones. Espero que tenga la oportunidad de descubrir los desafíos ocultos que enfrentan sus empleados y utilizar estos conocimientos para mejorar la salud de su organización. Como hemos visto, es el ingrediente clave para que su empresa alcance su máximo potencial.
