"Ik wou dat we meer vergaderingen hadden" - Niemand, ooit.
Het is nog steeds maart. Als samenleving hebben we de cirkel rond, terug naar de maand die uiteindelijk een heel jaar definieerde. Wat de werkplek betreft, bevinden we ons nu op de eenjarige verjaardag van de start van het enorme natuurlijke experiment waarbij de meeste werknemers snel en onverwachts overschakelden naar werken op afstand. Dit is het perfecte moment om na te denken en te inventariseren hoe we onze werkplekstrategieën hebben aangepast en, meer specifiek, hoe virtuele vergaderingen in het bijzonder onze ervaring hebben beïnvloed.
De verschuiving naar werken op afstand heeft grote schade aangericht aan de planning. Of het nu gaat om mensen in verschillende tijdzones of om verantwoordelijkheden voor de kinderopvang gedurende de dag, de nieuwe manier van werken heeft het zowel moeilijker gemaakt om vergaderingen te plannen als de werkdag uit te rekken om tegemoet te komen aan die afwijkende schema's. Hoewel het noodzakelijk is, heeft het onvermijdelijk ook voor extra stress gezorgd op het personeelsbestand. Het gebrek aan informele face-to-face interacties heeft eveneens geleid tot een toename van geplande vergaderingen. Zonder deze zou de samenwerking binnen en tussen teams hoogstwaarschijnlijk zwaar worden beïnvloed, maar sommige bijzonder overijverige managers hebben schema's tot het breekpunt volgepakt.
Het is hier dat nuance en gegevens nodig zijn om deze pijnpunten te begrijpen. "Zoommoeheid" is echt, maar het is niet hetzelfde in alle bedrijven en sommige zijn meer getroffen dan andere. Zelfs binnen hetzelfde bedrijf is er variatie, omdat zelfs specifieke teams meer negatief zijn beïnvloed dan hun collega's binnen de organisatie. Gegevens uit agenda's en videoconferentiesystemen kunnen helpen om deze verschillen aan te tonen en zorgen voor focusgebieden terwijl de organisatie het komende jaar probeert vooruit te komen met effectievere virtuele vergaderstrategieën.
Het is essentieel voor bedrijven om te beseffen dat deze toekomstige strategieën moeten worden ontwikkeld nu. De pandemie zal in 2021 goed voortduren en zal de ene dag niet hier zijn en de volgende plotseling verdwenen zijn. Naarmate de vaccinatiegraad toeneemt en het aantal infecties daalt, wordt een geleidelijke terugkeer naar kantoor mogelijk en een paar centimeter dichterbij. Deze verandering vereist constante ontwikkeling. Moet iedereen op zijn eigen laptop inbellen bij vergaderingen, zelfs als er mensen op kantoor zijn? Hoe zit het met het instellen van 'vergaderbudgetten' om overwerk in bijzonder getroffen teams te verminderen?
De gegevens die al uit deze systemen komen, helpen ons interne benchmarks te identificeren en in de loop van de tijd aan te passen. Sommige teams die tijdens het begin van de pandemie de vergadercultuur goed hebben beheerd, zullen later dit jaar ongetwijfeld mislukken. Buiten dat, nieuwe strategieën rond "hybride" werken zal de bestaande praktijken verder op de spits drijven. In plaats van te wachten op een piek in de stress van werknemers en de daaruit voortvloeiende slechte prestaties en uitputting, kunnen bedrijven hun interne gegevens gebruiken om proactief pijnpunten te identificeren en snel succesvolle mitigatiestrategieën te identificeren.
Virtuele vergaderingen zijn een van de weinige fora die we tegenwoordig hebben voor directe communicatie met collega's. Het is een kostbare hulpbron en een die kan worden verspild of in een negatief punt kan veranderen als hij te veel wordt gebruikt. Leiding geven op basis van feiten aan managers en het voortdurend verfijnen van een draaiboek is nu nuttig, maar zal nog nuttiger zijn naarmate manieren van werken toenemen in het steeds meer hybride werkplekmodel van de toekomst. Dit model nu meteen aanschaffen is de enige manier om een aardverschuiving van problemen in de toekomst te voorkomen en succes te verzekeren. Hoe is uw bedrijf van plan om in de toekomst virtuele vergaderingen aan te pakken?
