Dit artikel is voor het eerst gepubliceerd op TLNT: Talentmanagement en HR en is geschreven door Ben Waber.
De COVID-19-pandemie heeft een dramatische verschuiving veroorzaakt in de manier waarop bedrijven dagelijks met elkaar omgaan. Nu de maatregelen voor sociale afstand volledig van kracht zijn, staan werknemers fysiek verder uit elkaar en werken ze op geheel nieuwe manieren dan in het verleden. Er is een dreigend gevoel van onbehagen over het handhaven van de productiviteit en het voldoen aan de behoeften van de klant, terwijl het stress en onzekerheid over de toekomst doorstaat. In deze ongekende tijden is het belangrijk voor HR om samen te werken met bedrijfsleiders om niet alleen de gezondheid van hun organisatie te evalueren, maar ook actief te werken om deze te behouden. De dagen van de jaarlijkse organisatorische check-ins zijn de komende tijd goed in de achteruitkijkspiegel. In goede tijden moeten bedrijven gewoon de vinger aan de pols houden. In tijden van crisis zoals we vandaag de dag meemaken, is de gezondheid van de organisatie van cruciaal belang voor bedrijven om te overleven.
De fundamenten van organisatiegezondheid
In wezen is de gezondheid van de organisatie van een bedrijf verwijst naar zijn vermogen om zich te verenigen rond een gemeenschappelijke visie, effectief te functioneren, weersveranderingen te doorstaan en creatieve innovatie te gebruiken om van binnenuit te groeien. Het wordt direct beïnvloed door de bedrijfscultuur, leiderschap, werkomgeving en financiële middelen, terwijl het een consistente aanpak vereist vanuit alle niveaus van de organisatie. In het verleden konden de cultuur, het leiderschap en de omgeving van een bedrijf alleen worden gemeten aan de hand van enquêtes die beperkte bevindingen opleverden die vaak werden gewijzigd door vooroordelen over recentheid. Stelt u zich bijvoorbeeld een bedrijfsbrede enquête voor waarin wordt gevraagd naar de balans tussen werk en privéleven. Een team dat onlangs overwerkt was aan een kortlopend project, zou eerder negatieve reacties geven die een weerspiegeling waren van een slechte balans tussen werk en privéleven binnen het bedrijf. Die reacties zouden echter worden beïnvloed door recente omstandigheden die niet indicatief waren voor de typische werklast van een werknemer.
Aan de andere kant kunnen werkplekanalyses diepgaande statistieken opleveren met betrekking tot de drie leidende indicatoren van de gezondheid van de organisatie, evenals trends in gezondheid in de loop van de tijd:
- Verloving legt vast hoe sociaal verbonden medewerkers zijn binnen de organisatie en hoe groot de kans is dat ze een burn-out krijgen.
- Productiviteit meet hoe communicatiepatronen zijn afgestemd op processen, evenals het vermogen tot verbetering.
- Aanpassingsvermogen legt vast hoe snel de communicatie- en werkpatronen van een organisatie kunnen evolueren, evenals de sterkte van verbindingen tussen verschillende hiërarchische lagen.
De complexiteit van COVID-19 kan een directe impact hebben op de gezondheid van organisaties als bedrijven zich niet op de juiste manier aanpassen. Falen om aanpassen aan externe omstandigheden die verband houden met COVID-19 zal afnemen betrokkenheid van medewerkers, wat op zijn beurt weer zal hinderen productiviteit van het team.
Bestrijding van COVID-19 organisatorische gezondheidsuitdagingen
Sommige bedrijven waren beter toegerust voor de overgang naar werken op afstand, terwijl andere nog bezig zijn met het vinden van oplossingen voor grote obstakels. Vóór COVID-19 was de technologie, IT en gezondheidszorg al had een groot aantal werknemers op afstand werken. Ze werden niet gedwongen zich aan te passen aan de verschillen van een digitale werkplek. In de tussentijd, andere industrieën als sociale diensten, onderwijs en financiën waren voornamelijk gericht op aanwezigheid op kantoor. Werknemers waren gewend om fysiek samen te werken om de functies van hun werk uit te voeren.
De verschuiving naar werken op afstand heeft eerdere persoonlijke interacties verwijderd die als essentieel werden beschouwd voor het bevorderen van een cultuur van organisatorische gezondheid. Deze interacties kwamen in de vorm van eenvoudige hallo's in de gang, praatjes in de pauzeruimte, chats op kantoor en last-minute lunches. Nu de meeste bedrijven op afstand werken, zijn tools voor videoconferenties zoals Slack of Microsoft Teams steeds populairder geworden. Ze creëren echter niet die vergelijkbare menselijke interactiepatronen die als natuurlijk worden beschouwd. Daarom, er worden minder nieuwe verbindingen en relaties gevormd, vooral van medewerkers die niet werken in teams die vaak samenwerken.
Bedrijfsleiders en HR-afdelingen moeten samenwerken om initiatieven te creëren die werknemers aanmoedigen om nieuwe mensen te blijven ontdekken en met hen in contact te komen. Samenwerking via video is essentieel. Medewerkersteams moeten vergaderingen houden op video in plaats van audioconferentiegesprekken of groepschats om de persoonlijke communicatie te verbeteren, zelfs als het slechts een korte wekelijkse check-in is. De implementatie van werkplekanalyses kan bedrijfsleiders in staat stellen succesvolle digitale samenwerkingspatronen te beoordelen.
Hoe informele interacties te coördineren:
- Plan vergaderingen die 15 minuten langer zijn dan normaal om informeel te kletsen voor of nadat de agenda is besproken.
- Organiseer virtuele lunches waarbij 3-4 gerandomiseerde medewerkers in een virtuele ruimte worden geplaatst en een uur lang samen lunchen om een typische interactie op kantoor te simuleren.
- Implementeer virtuele happy hours, trivia-games, middaglessen en yogasessies die het welzijn van de organisatie kunnen ondersteunen, zowel vanuit fysiek als mentaal oogpunt.
Het is de rol van de HR-afdeling in de strijd tegen COVID-19 door een grotere focus op inclusie binnen het bedrijf. Deze initiatieven moeten voortdurend worden geëvalueerd om de mate van betrokkenheid te beoordelen, samen met wat werkt en wat niet. Werknemers hebben te maken met intense druk en angsten, variërend van hun eigen gezondheid en angst dat dierbaren ziek worden tot algemene zorgen over werkzekerheid en de toekomst van hun organisatie. De prioriteiten van HR moeten draaien om ervoor te zorgen dat alle leden van de organisatie worden ondersteund.
Consistente toegankelijkheid voor leiderschap is een essentieel onderdeel van het verlichten van stress bij werknemers en het gevoel geven dat werknemers zich gewaardeerd voelen. Het feit dat werknemers toegang hebben tot bedrijfsbrede digitale conferenties, betekent niet dat ze het gevoel hebben dat hun vragen, opmerkingen en zorgen adequaat worden behandeld. HR kan op zijn beurt voorstellen dat bedrijfsleiders virtuele kantooruren houden waar werknemers worden aangemoedigd - maar niet verplicht - om contact op te nemen met vragen of zorgen die niet uitsluitend werkgerelateerd hoeven te zijn. Dit wekt een gevoel van zekerheid dat iedereen op dezelfde lijn houdt tijdens het navigeren door de crisis en helpt bij het identificeren van werknemers die het misschien meer moeilijk hebben dan anderen.
Het proces van het creëren van een collaboratieve, open en inclusieve virtuele werkomgeving vereist dat HR actief luistert en hun werknemers begrijpt. Om dit met succes te kunnen doen, moeten leiderschap en HR eensgezind samenwerken. Een gebrek aan samenwerking aan de top zal doorsijpelen in het hele bedrijf. Formuleer in samenwerking met bedrijfsleiders diverse ondersteuningsplannen, waaronder een reeks dagelijkse check-ins, wekelijkse bedrijfsbrede updates en creatieve brainstormsessies over handige tips voor werken op afstand.
Hoe data besluitvorming kan stimuleren
Tijdens de COVID-19-transitie is het niet genoeg om te beoordelen gezondheid van de organisatie vanuit een anekdotisch standpunt. In plaats daarvan is het belangrijk om concrete observaties te doen op basis van werkplekanalyses die onthullen waar dingen trending zijn. Het gebruik van gegevens als ontwikkelingshulpmiddel kan bedrijven helpen om samenwerkingsgewoonten op verschillende niveaus van de organisatie te begrijpen en te ontwikkelen. Je kunt gebruiken werkplekanalyses om de volgende vragen te beantwoorden:
- Welke teams werkten informeel samen? (niet geplande vergaderingen)
- Welke teams hadden de minste hoeveelheid focuswerk? (zij hebben het meest behoefte aan samenwerking)
- Welke werkplekomgevingen zorgden voor gewenste samenwerkingspatronen en verminderd gezondheidsrisicogedrag?
Vraag werknemers om vragenlijsten in te vullen waarin wordt gevraagd naar specifieke factoren die hun productiviteit hebben verhoogd of verlaagd. Implementeer op basis van de bevindingen strategische contouren die werknemers moeten volgen.
In werkelijkheid zijn alle bedrijven anders, dus er is geen snelle oplossing voor een naadloze overgang te midden van COVID-19. Onze samenleving heeft nog nooit een pandemie van deze omvang meegemaakt en daarom zullen HR-afdelingen zich continu moeten aanpassen. En dat is waar werkplekanalyses kunnen helpen. Door gedetailleerde gegevens te meten over alle aspecten van de samenwerking tussen werknemers, kunnen bedrijven de juiste stappen nemen om een gezonde organisatiecultuur te creëren die bestand is tegen tijden van verandering.
