5 tips om bedrijven te ondersteunen die na het coronavirus terugkeren naar kantoor

De COVID-19-pandemie heeft een dramatische invloed gehad op de manier waarop bedrijven over de hele wereld hun teams organiseren en zaken doen. Nu we uit deze uitdagende tijd komen, is het voor bedrijven absoluut noodzakelijk om nieuwe werkplekprocedures te definiëren en hun eerdere strategieën opnieuw te beoordelen. Nu veel werknemers nog steeds parttime of fulltime vanuit huis werken, is het concept van de werkplek geëvolueerd en is de grens tussen werk en thuis vervaagd.

De gezondheid van een organisatie is een urgente prioriteit geworden, zowel vanuit het perspectief van de fysieke gezondheid en veiligheid van medewerkers als vanuit het oogpunt van effectiviteit van de organisatie zelf. Toch blijven er veel vragen over hoe herstel eruit zal zien en hoe de werkplek de komende maanden en jaren kan veranderen. We horen tegenwoordig vaak de woorden 'het nieuwe normaal' en op zoveel manieren is dit precies waar we getuige van zijn. In dit bericht bespreken we enkele tips en best practices die bedrijven van elke omvang kunnen helpen om de overgang van hun werknemers terug naar een kantooromgeving zo soepel en veilig mogelijk te ondersteunen.

1. Voer een uitgebreide risicobeoordeling uit

Plannen voor bedrijfscontinuïteit zijn getest tijdens de coronaviruspandemie en de meeste bedrijven herzien en actualiseren hun plannen. Om rekening te houden met mogelijke verstoringen op de werkplek, Environmental Health and Safety (EH&S) moet centraal staan ​​in elke risicobeoordeling. Het verzamelen van relevante gegevens met betrekking tot sitebeveiliging en facilitaire infrastructuur is een belangrijke stap in het verbeteren van het besluitvormingsproces. Het is ook belangrijk om te begrijpen hoe verschillende teams en groepen het beste werken, hoe fysieke ruimtes pre-COVID werden gebruikt en hoe dingen na de pandemie mogelijk moeten worden aangepast om het gebruik van fysieke ruimtes en kantoren voor uw mensen en die van uw organisatie te optimaliseren. begroting.

Veel gemeenschappelijke ruimtes in gebouwen, zoals badkamers, pauzeruimten en vergaderruimten, moeten ook worden herzien om de veiligheid van de werknemers te waarborgen. Door best practices op het gebied van gezondheid te bekijken en een gegevensgestuurde aanpak te volgen, krijgt u een volledig inzicht in uw medewerkers, faciliteiten en bedrijfsmiddelen. Deze inzichten kunnen u helpen beter te begrijpen waar u teams kunt lokaliseren of samenbrengen om de effectiviteit te maximaliseren en de noodzakelijke samenwerking te stimuleren om de bedrijfsresultaten te verbeteren. De risicobeoordeling kan u helpen zich voor te bereiden op toekomstige onvoorziene omstandigheden en als organisatie flexibeler te worden.

2. Verzamel regelmatig feedback van werknemers

Na een tijdje niet op kantoor te zijn geweest, komt er zeker een overgangsperiode waarin werknemers zich opnieuw moeten aanpassen aan de werkplek. Management en HR-professionals moeten waakzaam blijven voor de werkomgeving en regelmatig feedback verzamelen van werknemers op alle niveaus. Door regelmatig rechtstreeks met werknemers te praten, kunnen ook problemen of kansen voor verbetering aan het licht worden gebracht die mogelijk over het hoofd zijn gezien.

Analyses en bedrijfsgegevens kunnen een krachtige aanvulling zijn op kwalitatieve feedback, zoals enquêtes, om een ​​completer beeld te krijgen van wat er gaande is in de organisatie en hoe dit van invloed is op werknemers. Gebruikmaken van personeelsanalyses om te beoordelen en prestaties op de werkplek optimaliseren en productiviteit in zowel fysieke als virtuele omgevingen en het nemen van gegevensgestuurde beslissingen om de werknemerservaring te verbeteren, kan helpen om soepele overgangen te ondersteunen. De toekomst van werk vereist een meer continu, holistisch beeld om echt te begrijpen waar de organisatie het goed doet en om verbeterpunten te identificeren om werknemers betrokken, gelukkig en productief te houden.

Flexibele werkregelingen zullen waarschijnlijk een langetermijntrend blijven en het is van cruciaal belang om de situatie in de loop van de tijd te volgen en te streven naar een continu verbeteringsproces. Door een meer holistisch beeld van de organisatie te krijgen, kunt u ook de voortgang volgen om te bepalen of dingen in de loop van de tijd in de goede richting evolueren. Als ze alleen worden gebruikt, bieden enquêtes een eenmalige momentopname van hoe het er op een bepaald moment aan toe gaat, terwijl het koppelen van subjectieve enquêtegegevens aan objectieve analyses van uw bedrijfsgegevens u een continu gevoel geeft van wat er in het algemeen gebeurt.

3. Communiceer belangrijke informatie

Regelmatige en open communicatie is altijd een kenmerk geweest van goed management, maar is nu vooral van vitaal belang. Het behouden van ondersteuning voor videoconferentietechnologie en virtuele vergaderingen zal een noodzakelijk onderdeel van het proces zijn. Het kan enige tijd moeilijk blijven om in grote groepen bijeen te komen, waardoor het noodzakelijk is om frequentere, kleinere discussies te voeren. Om deze communicatiebehoeften te ondersteunen, moet ervoor worden gezorgd dat de juiste samenwerkingstools, zoals Slack en Microsoft Teams, evenals praktijken zoals de vergadercultuur van uw bedrijf aanwezig zijn om het zo naadloos, transparant en collaboratief mogelijk te maken, of uw teams nu op afstand werken, op kantoor, of een combinatie van beide. Gegevens kunnen u helpen de communicatiestroom en interactie op verschillende niveaus beter te begrijpen, waardoor u hiaten in het communicatieproces en andere uitdagingen in een vroeg stadium kunt identificeren.

Werknemers hebben regelmatig updates nodig over nieuwe hygiënische richtlijnen, wijzigingen in lokale of federale regelgeving en bijgewerkte reisverwachtingen voor verschillende locaties. De terugkeer naar kantoor vereist waarschijnlijk ook updates van trainingsprogramma's en onboarding van medewerkers. Trainingssessies en frequente Q&A-bijeenkomsten geven iedereen de mogelijkheid om deel te nemen aan het proces en iedereen op de hoogte te houden.

4. Definieer nieuwe procedures en beleid

Als medewerkers terugkeren naar kantoor, veranderingen in functieverantwoordelijkheden en kantoorprocedures kan nodig zijn om de productiviteit te verbeteren. De pandemie heeft ons onvermijdelijk veel geleerd over de manier van werken en de voordelen en uitdagingen van bestaand beleid en bestaande praktijken. Door deze lessen toe te passen op toekomstige beleids- en procedurewijzigingen, kunnen mensen ervoor zorgen dat ze de nodige flexibiliteit en balans tussen werk en privéleven behouden. Het helpt bedrijven ook om ervoor te zorgen dat de juiste communicatiestructuren en -processen aanwezig zijn, zodat werknemers veilig kunnen werken, slagen en effectief en betrokken kunnen blijven, ongeacht waar ze werken. Ook hier kunnen inzichten uit bedrijfsgegevens nuttig zijn.

Dit is een uitstekende gelegenheid om nieuwe procedures te creëren en de rollen en verantwoordelijkheden binnen het team te verduidelijken. Een bedrijf zal waarschijnlijk de EH&S-procedures voor persoonlijke beschermingsmiddelen en medische tests moeten updaten, en we kunnen ook formele wijzigingen zien in het beleid voor personeelsbeloningen en betaald verlof. Andere beleidsregels, zoals deeltijdroosters, zwangerschaps- en vaderschapsverlof en thuiswerken, kunnen ook enkele updates vereisen. Door rekening te houden met de behoeften van uw personeel, kunt u ervoor zorgen dat iedereen veilig en betrokken blijft bij zijn of haar rol.

5. Maak een formeel overgangsplan

Het kan handig zijn om ook overgangsplannen te maken voor de terugkeer naar kantoor die uniek zijn voor elke medewerker of afdeling. De individuele behoeften en werkafspraken van iedereen zullen anders zijn, en het kan zijn dat bepaalde kantoren de terugkeerdatums moeten spreiden om overcapaciteit te voorkomen op basis van lokale vereisten. Hoewel veel werknemers al zijn ingesteld voor videoconferenties en werken op afstand, is het voor bedrijven belangrijk om kwalitatieve en kwantitatieve gegevens te gebruiken om te informeren wat de beste balans tussen werken op afstand versus persoonlijk contact moet zijn voor hun organisatie in het algemeen en voor verschillende groepen binnen de organisatie. Sommige werknemers kunnen ook unieke medische behoeften en overwegingen hebben die hun vermogen om een ​​vaccinatie te krijgen of terug te keren naar een kantooromgeving kunnen vertragen.

Beslissen wanneer weer aan het werk? is een persoonlijke beslissing voor elke organisatie en moet goed zijn afgestemd op de zakelijke prioriteiten en behoeften, evenals op de gezondheid en veiligheid van uw personeel. Bedrijfsleiders en werknemers in alle rollen zullen veel steun nodig hebben bij het navigeren door deze nieuwe werkpleknormen en het vinden van manieren om hun organisaties te versterken. Hoe we de werkplek definiëren in een postpandemische wereld is nog steeds meer een vraag dan een antwoord, maar het nemen van datagestuurde beslissingen die zowel het bedrijf als zijn werknemers ondersteunen en het delen van best practices bij elke stap zorgt ervoor dat uw bedrijf het weer kan de storm. Er zijn nu en historisch genoeg gegevens voor u beschikbaar die u kunnen helpen bij deze toekomstige beslissingen en uw bedrijf in de goede richting kunnen wijzen, zelfs als er nog onzekerheden of vragen zijn.

Bij het implementeren van elk van deze vijf tips om na de coronaviruspandemie terug naar kantoor te gaan, is het belangrijk om elk van deze inspanningen te informeren met een datagestuurde strategie. Gebruikmakend van de nieuwste oplossingen voor werkplekanalyse biedt waardevolle, realtime kwantitatieve gegevens die de besluitvorming kunnen ondersteunen, u helpen bij het vaststellen van interne benchmarks en het bewaken van de voortgang in de tijd, zodat uw organisatie zich gemakkelijk kan aanpassen aan de behoeften van uw personeel en de organisatie in het algemeen.

Laatst bijgewerkt op 30 maart 2021