De evolutie van bedrijfsvastgoed kan het best worden omschreven als onderbroken evenwicht: langzame, gestage vooruitgang onderbroken door intense perioden van dramatische verandering. We zitten duidelijk in zo'n periode. De massale verschuiving naar werken op afstand tijdens de pandemie heeft de druk op corporate vastgoedmanagers vergroot. Nieuwe werkplekstrategieën worden snel bedacht en geïmplementeerd, vaak zonder zicht op hun waarschijnlijke langetermijnimpact. Gelijktijdige mandaten om de gezondheid van werknemers te beschermen, kosten te verlagen, een betere werknemerservaring te bieden, het behoud van werknemers te vergroten, de productiviteit te verhogen en innovatie te verbeteren, kunnen vaak met elkaar in conflict komen. De vraag is dan welke werkplekstrategieën al deze mandaten tegelijk kunnen ondersteunen?
Met de overstap naar werken op afstand is het technologietijdperk tot een absoluut hoogtepunt gekomen. De tools die we gebruiken om samen te werken, produceren gegevens over hoe het werk wordt gedaan, wat aanwijzingen geeft over de werkstijlen en samenwerkingspatronen binnen het personeelsbestand. Deze informatie is van cruciaal belang als organisaties verder gaan met hun postpandemische strategieën. De terugkeer naar kantoor moet een doordacht proces zijn dat tegelijkertijd inspeelt op de behoeften van medewerkers en de doelen van een organisatie.
Zoveel data, waar richten we ons op?
Ten eerste is het handig om te inventariseren welke soorten gegevens er tegenwoordig beschikbaar zijn. Er zijn natuurlijk verschillende databronnen van samenwerkingstools die tot onze beschikking staan: e-mail, chat, agenda's, enz. De metadata die uit deze systemen komt, geeft een diepgaand beeld van het samenwerkingsnetwerk van een organisatie. Als we het hebben over metadata, verwijzen we naar de informatie in deze tools die ontdaan is van zijn inhoud. We kijken simpelweg naar datum- en tijdstempels, hoeveelheid e-mail, chat of gebeurtenissen die plaatsvinden tussen mensen. Bij Humanyze gaan we een stap verder om deze gegevens te anonimiseren en te groeperen om de privacy van medewerkers te beschermen. Door de patronen in deze gegevens te analyseren, kunnen we de cohesie van teams, verkenning tussen teams en hoe vereenzelvigd een bedrijf is, begrijpen. Daarnaast krijgen organisaties inzicht in of medewerkers voldoende focustijd krijgen of dat ze constant gestoord worden door vergaderingen of andere communicatiekanalen. Deze informatie is van cruciaal belang omdat bedrijven nadenken over hoe ze hun werkplekstrategieën kunnen ontwerpen om bestaande patronen te verbeteren.
Een ander type data zijn sensordata. Terwijl we nadenken over de toekomst van werk en de meer directe behoeften rond veilige terugkeer naar kantoor, zullen sensorgegevens een steeds belangrijkere rol gaan spelen. Badge-invoergegevens geven bijvoorbeeld informatie over de bezetting, wat ons in onze huidige behoefte kan helpen begrijpen of ruimtes vol zijn en veilige afstand tussen medewerkers niet mogelijk is. Bluetooth-nabijheids- en locatiegegevens kunnen verder gaan en in de loop van de tijd helpen bedrijven om persoonlijke samenwerkingsnetwerken en kamerbezetting in te schatten. Het combineren van dit soort gegevens met samenwerkingsgegevens kan verder gaan en ervoor zorgen dat bedrijven werkplekken creëren die de werknemerservaring verbeteren en een positieve invloed hebben op de bedrijfsprestaties. Er zijn zeker andere gegevensbronnen om uit te putten, maar deze soorten gegevens moeten worden gezien als de hoogste prioriteit voor het begrijpen van samenwerking en behoeften op de werkplek.
Gegevens gebruiken om beslissingen te nemen
Laten we eens kijken naar de verschillende werkplekvragen waar deze gegevens het nuttigst zijn. De eerste daarvan is het bepalen waar kantoren moeten worden gevestigd. Wat de samenwerkingsgegevens betreft, moet dit worden aangedreven door inzicht in welke teams het meest zijn getroffen door de verschuiving naar thuiswerken. Door bijvoorbeeld pre- en postpandemische cohesieniveaus binnen het team of verkenning tussen teams te vergelijken, wordt duidelijk waar de werkplek een handig hulpmiddel kan zijn om hiaten in de samenwerking op te vullen. Kantoren waar die teams zich bevinden, kunnen vervolgens prioriteit krijgen voor heropening, uitbreiding of het volledig identificeren van nieuwe kantoren.
Bedrijven kunnen op dezelfde manier onderzoeken waar nieuwe werknemers niet effectief worden geïntegreerd als prioriteringsmaatstaf. Als een bepaalde divisie moeite heeft om hun nieuwe medewerkers in te bedden in het sociale netwerk van het bedrijf, zullen ze minder effectief zijn en zullen ze in de nabije toekomst waarschijnlijker vertrekken. Aanwijzen welke regio's het meest vatbaar zijn voor deze problemen is een andere factor bij het plannen waar de faciliteiten op korte en lange termijn moeten komen.
Zodra de locaties zijn gekozen, rijzen er natuurlijk vragen over de grootte van de faciliteit. Dit komt zowel door het aantal mensen op verschillende locaties als door de werkpatronen die het bedrijf daar wil ondersteunen. Van bijzonder belang is de nabijheid tussen verschillende teams of divisies. Als die zwakker zijn geworden door de overstap naar werken op afstand, dan zal het plaatsen van die groepen op dezelfde verdieping van een kantoor een grote bijdrage leveren aan het verbeteren van die interface. Er kunnen natuurlijk ook aangrenzende gebieden zijn die in de toekomst prioriteit zullen krijgen die vandaag niet bestaan, en die moeten ook worden geëvenaard door fysieke lay-out als die teams effectief communiceren in een externe omgeving.
Gebruik en type vergaderen is hier een andere factor. Met name kalendergegevens kunnen ons inzicht geven in hoeveel tijd mensen aan vergaderingen besteden en of die groot of klein zijn. De combinatie hiervan met samenwerkingsgegevens kan helpen bij het ontwerpen van vergaderruimtes die niet alleen handig zijn, maar ook geschikt voor de groepen in de directe omgeving.
Deze benaderingen zouden ook van toepassing moeten zijn wanneer bedrijven een herwaardering plannen. Met data in de hand kunnen organisaties nu meerdere scenario's uitspelen met behulp van de data om te begrijpen hoe samenwerkingspatronen kunnen veranderen met verschillende omgevingen.
Dit alles is vooral belangrijk omdat leiders op het gebied van bedrijfsvastgoed belangrijke strategische weddenschappen voor het bedrijf aangaan. Ondanks alle denk- en toespraken over de toekomst van werk, kan niemand op geloofwaardige wijze beweren te weten wat daadwerkelijk effectief zal zijn. Gegevens kunnen veelbelovende strategieën aan het licht brengen en de kans op succes vergroten in combinatie met contextuele kennis van het bedrijf. Naarmate deze nieuwe strategieën worden uitgerold, kunnen gegevens ook aangeven wat werkt en wat niet. Wanneer zich problemen voordoen, kunnen vastgoedleiders snel reageren en van koers veranderen naar een andere optie. Terwijl in het verleden dit soort probleemoplossing misschien maanden duurde, hebben vastgoedleiders nu de gegevens om snel te draaien en aan te passen. Mensen hebben laten zien hoe veerkrachtig ze zijn en hoe snel ze kunnen veranderen hoe en waar ze werken als ze een kans krijgen. De veerkracht van werknemers samen met analyses om het te katalyseren, is de toekomstige werkplek die ons is beloofd.
Voor meer informatie over hoe Humanyze uw bedrijf kan helpen bij het navigeren door de toekomst van werk, bezoek onze contact met ons op pagina or een demo aanvragen.
