Gepubliceerd op The Economist
In de post-lockdown terugkeer naar de werkplek, lopen sommige Aziatische landen weken of maanden voor op die in Europa en Amerika. In China is bijvoorbeeld ongeveer 90% van het personeelsbestand van Infosys, een IT-servicegigant, al terug op de bedrijfscampussen, zegt een directeur. De overgang is ongelijk: in India blijft 90% van de Infosys-medewerkers thuiswerken. Maar bedrijven in heel Azië hebben nu de meeste ervaring met het veilig heropenen van werkplekken. Ten opzichte van bedrijven elders leven ze in de toekomst en kunnen ze daarom wat praktisch advies geven. Het terugontvangen van medewerkers blijkt veel meer te zijn dan het controleren van temperaturen en het voorzien van mondkapjes en handgel. De bedrijven die we spraken gaven tips op drie gebieden: organisatie, sanitatie en automatisering.
- Verspreid aankomsttijden om drukte te voorkomenen vermijd overlap tussen aankomende en vertrekkende ploegen. Moedig werknemers aan om het openbaar vervoer zoveel mogelijk te vermijden. Haal waar mogelijk personeel met bedrijfswagens. Hun capaciteit moet worden beperkt tot 40%, zegt de Indiase regering. Infosys-bussen die de 19 campussen van het bedrijf in India bedienen, rijden doorgaans met een capaciteit van ongeveer 15%, zegt Narsimha Rao Mannepalli, een directeur in Bengaluru. Vanwege de pandemie zijn de tarieven kwijtgescholden.
- Slash lift capaciteit. Het maximum aantal renners met een factor vier of zelfs meer terugbrengen is gemeengoed. In veel liften geeft bewegwijzering ruiters de instructie om naar de muren te kijken, zegt Amit Oberoi, die werkt voor Colliers International, een multinational die gebruikers van commercieel onroerend goed adviseert, in Gurgaon, India. Praten is over het algemeen verboden en maskers zijn verplicht. Wachtrijen bij liften kunnen lang zijn, dus richt een koffiebar in de buurt in, voegt Peter van Woerkum van het Amsterdamse kantoor van Cushman & Wakefield toe, een bedrijf dat Aziatische bedrijven adviseert bij het terughalen van werknemers.
- Breng verf of tape aan op vloeren en tafels om werknemers uit elkaar te houden en hun bewegingen te sturen. Markeringen moeten helder en groot zijn, tenminste totdat het personeel de oefening leert. Om veilige afstanden te bewaren, introduceert u eenrichtingssystemen in gangen en laat u alleen beweging met de klok mee (of tegen de klok in) rond groepen bureaus. Tafelzitplaatsen moeten zigzaggen of beperkt zijn tot een enkele kant. Cushman & Wakefield stelt voor om verschillende kleuren tapijt rond bureaus te installeren om collega's eraan te herinneren achterblijven.
- Verbied flexibele "hot-desking" ten gunste van toegewezen werkstations. Groepeer teamleden indien mogelijk op één verdieping en voorkom vermenging met teams op andere verdiepingen. Op die manier hoeven alleen de medewerkers op dezelfde verdieping zichzelf te isoleren als een medewerker besmet raakt. Om drukte rond printers of waterkoelers tot een minimum te beperken, plaatst u ze uit hoeken en in centrale posities.
Deze organisatorische veranderingen, om medewerkers verder uit elkaar te houden, moeten worden gecombineerd met een sterke focus op sanitatie.
- Desinfecteer meedogenloos, vooral tussen de diensten door. Tatiana Gómez, een werkplekconsulent in Hong Kong bij Herman Miller, een maker van kantoormeubilair, zegt dat sommige klanten die ze in China bezoekt om de twee uur kopieerapparaten ontsmetten. Flipkart, een Indiase online retailer gevestigd in Bengaluru, desinfecteert regelmatig zelfs whiteboardmarkers, zegt Krishna Raghavan, de HR-baas. Het loggen van desinfectietijden en -plaatsen in een bedrijfsapp stelt medewerkers gerust.
- Beperk dingen die moeten worden aangeraakt. Infosys heeft waar mogelijk deurklinken verwijderd - openen met een schouderduwtje is veiliger, zegt dhr. Rao Mannepalli. Waterkoelers en liften die met voetpedalen worden bediend, komen steeds vaker voor in Azië, net als contactloze badkamerkranen. Carol Wong van het Singaporese kantoor van Cushman & Wakefield zegt dat sleutelhangers van messing of "deurklauwen", met een stylus om op toetsenborden te tikken en een haak om deuren te openen, ook populair worden.
- Ramen openen en ventilatiesystemen opnieuw configureren. Airconditioners recyclen doorgaans veel reeds gekoelde lucht. Dit verlaagt de elektriciteitsrekening, maar maakt de circulatie van virussen in de lucht waarschijnlijker, merkt Nitesh Bansal op, hoofd technische diensten voor Infosys in Richardson, Texas. Dus de koelunits van de faciliteiten zijn ingesteld op 'volledige luchtspoeling', zegt hij. Bedrijven kunnen de extra kosten terugdringen door de thermostaten een tandje hoger te zetten.
Managers die de terugkeer naar het werk plannen, krijgen een reeks hoogtechnologische tools aangeboden om de sociale afstand te bewaken en te behouden:
- De zoemers voor sociale afstand zijn uit. Deze draagbare apparaten piepen wanneer een radiosignaal bepaalt dat een andere gebruiker te dichtbij is gekomen. Sommigen vinden het idee briljant. Maar de gadgets zijn niet aangeslagen onder de Aziatische witteboordenarbeiders. Relatief weinig bedrijven investeren in de gadgets, zegt Van Woerkum, omdat er door gedisciplineerde kantoorculturen en respect voor regels weinig behoefte aan is. Andere bedrijven bieden op camera's gebaseerde systemen die machine learning gebruiken om te bepalen wanneer mensen te dicht bij elkaar staan in kantoren, fabrieken of magazijnen.
- Apps voor het traceren van contacten zijn in. Vroeg in de pandemie zouden mensen die Aziatische kantoorgebouwen binnenkomen gevraagd worden om hun contactgegevens te verstrekken in geval van een uitbraak. Dit is grotendeels vervangen door scanbare smartphonecodes en er komen meer capabele apps aan. Terwijl overheden aarzelen en zich zorgen maken over het gebruik van nationale tracking-apps, kunnen bedrijven app-gebruik op het werk verplicht stellen. PricewaterhouseCoopers, een adviesbureau, heeft een app voor het volgen van nabijheid ontwikkeld en getest in zijn kantoor in Shanghai. Het rolt het nu op grotere schaal uit en stelt het beschikbaar aan klanten voor $ 12 per werknemer per jaar. Kopers vinden het “een godsgeschenk”, zegt Rob Mesirow van PwC.
- Maar pas op voor privacyregels. Nu economieën overschakelen van wat Singapore het "stroomonderbreker"-model van aan-uit-vergrendelingen noemt naar het beheersen van risico's op de werkplek, moeten lokale wetten worden gevolgd. Nederlandse bedrijven mogen bijvoorbeeld infraroodthermometers inzetten, maar metingen van de lichaamstemperatuur kunnen niet worden opgeslagen of gezien door passerende collega's. Sommige rechtsgebieden vereisen de benoeming van een veiligheidstsaar.
Een laatste les uit de ervaring van Azië is: het belang van bedrijfspsychologie (en branche). Over het algemeen passen startups zich sneller aan dan bedrijven, zegt Truddy Cheung van Colliers in Hong Kong, en technologiebedrijven passen zich beter aan dan financiële instellingen, zegt Martin Axe van Steven Leach Group, een werkplekadviesbureau in Kuala Lumpur, Maleisië. Dit kan zijn omdat techneuten gedijen bij samenwerking, terwijl bankiers een meer competitieve mentaliteit hebben.
Meer in het algemeen mogen managers verwachten dat werknemers meer "gestrest en prikkelbaar" zijn in het licht van deze veranderingen, waarschuwt Eduard Alcordo van de Australia Philippines Business Council in Sydney. Het antropologische cliché is dat Aziatische culturen meer collectivistisch zijn, terwijl westerse culturen over het algemeen meer individualistisch zijn. Als het gaat om het voldoen aan nieuwe regels om de verspreiding van covid-19 tot een minimum te beperken, zegt Ben Waber van Humanyze, een bedrijf uit Boston dat onderzoek doet naar werkplekculturen, dat Amerikaanse en Europese bedrijven in het nadeel kan zijn. Wees voorzichtig daarbuiten, mensen.
