Door Andrew Wallace, oorspronkelijk voor The Conversation
"Wat is er nodig om een veel grotere afhankelijkheid van thuiswerken voor ten minste een deel van elke week aan te moedigen?" vroeg Frank Schiff, de hoofdeconoom van het Amerikaanse Comité voor Economische Ontwikkeling, in The Washington Post in 1979.
Vier decennia later hebben we het antwoord.
Maar COVID-19 betekent niet het einde van het gecentraliseerde kantoor dat door futuristen werd voorspeld sinds ten minste de jaren zeventig.
De organisatorische voordelen van het 'nabijheidseffect' - de neiging om diepere relaties te ontwikkelen met degenen die we het vaakst zien - zijn goed ingeburgerd.
Het open kantoor zal echter moeten evolueren en zijn ware doel moeten vinden als een collaboratieve werkruimte, aangevuld met werken op afstand.
Als we het slim aanpakken, kan noodzaak de moeder van heruitvinding blijken te zijn, waardoor we het beste krijgen van zowel gecentraliseerde als gedecentraliseerde, collaboratieve en privé-werkwerelden.
Culturele weerstand
Organisatiecultuur, niet technologie, is lange tijd de belangrijkste factor geweest die ons in centrale kantoren hield.
"Dat was het geval in 1974 en is nog steeds het geval", merkte de "vader van telewerken" Jack Nilles op in 2015, drie decennia nadat hij en zijn collega's van de University of Southern California hun historische rapport Telecommunications-Transportation Tradeoff: Options for Tomorrow publiceerden. . "De adoptie van telewerken loopt nog steeds ver achter op zijn potentieel."
Lees meer: 50 jaar gewaagde voorspellingen over werken op afstand: het draait niet alleen om technologie
Tot nu.
Maar er was een pandemie nodig om de status-quo te veranderen – genoeg bewijs voor cultuurresistentie.
In zijn artikel uit 1979 schetste Schiff drie belangrijke bezwaren tegen thuiswerken: hoe kun je zien hoe goed werknemers het doen, of dat ze werken wanneer alle werknemers behoefte hebben aan contact met collega's en anderen te veel afleiding.
Op het eerste bezwaar antwoordde Schiff dat experts het erover eens waren dat prestaties het best kunnen worden beoordeeld aan de hand van de output en de doelstellingen van de organisatie. Tegen de derde merkte hij op: „In veel gevallen zal het tegenovergestelde waar zijn.”
Het COVID-19-experiment tot nu toe steunt hem. De meeste werknemers en managers zijn blij met werken op afstand, denken dat ze net zo goed presteren en willen hiermee doorgaan.
Maar het tweede argument – de noodzaak van persoonlijk contact om hecht teamwerk te bevorderen – is moeilijker te negeren.
Er is bewijs dat thuiswerkers behoefte hebben aan meer feedback.
Zoals onderzoekers Ethan Bernstein en Ben Waber opmerken in hun Harvard Business Review-artikel The Truth About Open Offices, gepubliceerd in november 2019, "een van de meest robuuste bevindingen in de sociologie - voorgesteld lang voordat we de technologie hadden om het door middel van gegevens te bewijzen - is dat nabijheid, of nabijheid, voorspelt sociale interactie”.
Wabers onderzoek bij het MIT Media Lab toonde aan dat de kans dat twee werknemers met elkaar communiceren – persoonlijk of elektronisch – recht evenredig is met de afstand tussen hun bureaus. In zijn boek People Analytics uit 2013 neemt hij de volgende resultaten op van een bank- en informatietechnologiebedrijf.
Be Waber, People Analytics: hoe social sensing-technologie het bedrijfsleven zal transformeren en wat het ons vertelt over de toekomst van wok, FT Press, 2013
Experimenten in samenwerking
Interesse in het bevorderen van samenwerking heeft soms geleid tot rampzalige experimenten op de werkplek. Een daarvan was het gebouw dat Frank Gehry eind jaren tachtig ontwierp voor reclamebureau Chiat/Day.
Bureaubaas Jay Chiat zag zijn hoofdkantoor als een futuristische stap naar 'flexibel werk', maar arbeiders hadden een hekel aan het gebrek aan persoonlijke ruimtes.
Minder dystopisch was het hoofdkantoor van Pixar Animation Studios dat in 2000 werd geopend. Steve Jobs, meerderheidsaandeelhouder en chief executive, hield toezicht op het project. Hij was erg geïnteresseerd in zaken als de plaatsing van badkamers, toegankelijk via het centrale atrium van het gebouw. "We wilden een manier vinden om mensen te dwingen samen te komen", zei hij, "om veel willekeurige botsingen van mensen te creëren".
Het atrium van Pixar Animation Studios in Emeryville, Californië, Jason Pratt/Flickr, CC BY-SA
Toch blijkt uit het onderzoek van Bernstein en Waber dat de nabijheid ook sterk is in 'campus'-gebouwen die zijn ontworpen om 'toevallige interactie' te bevorderen. Voor meer interactie, zeggen ze, zouden werknemers "idealiter op dezelfde verdieping" moeten zijn.
We weten dat COVID-19 zich het gemakkelijkst verspreidt tussen mensen in afgesloten ruimtes voor langere periodes. In Groot-Brittannië blijkt uit onderzoek van de London School of Hygiene and Tropical Medicine dat werkplekken de meest voorkomende transmissieroute zijn voor volwassenen van 20 tot 50 jaar.
Het kan zijn dat we moeten wennen aan het dragen van maskers en het veelvuldig ontsmetten en desinfecteren van de handen van drukbezochte ruimtes en gedeelde faciliteiten, van toetsenborden tot keukens. Elke deurknop en liftknop is een probleem.
Maar de ruimte is de laatste grens.
Er is meer voor nodig dan het leegmaken van elk tweede bureau of het opleggen van barrières zoals celwanden, die grotendeels het punt van open kantoren verslaan.
Een alternatieve visie komt van vastgoeddienstverlener Cushman & Wakefield. Het concept van "6 voet kantoor" omvat meer ruimte tussen bureaus en veel visuele aanwijzingen om collega's eraan te herinneren fysieke afstanden te bewaren.
Om zoiets in de meeste kantoren te doen, is natuurlijk een deel van het personeel nodig dat op een bepaalde dag thuis werkt. Het betekent voor de meesten ook het einde van het individuele bureau.
Dit onderdeel is misschien wel het moeilijkst te hanteren. We houden van onze persoonlijke ruimtes.
We moeten de opoffering van het delen van ruimtes afwegen tegen de voordelen van niet op kantoor werken terwijl we collega's toch persoonlijk kunnen zien. We hebben nieuwe regelingen nodig voor het opbergen van persoonlijke spullen buiten de oude locker, en 'overdracht'-protocollen voor apparatuur en meubilair.
Kantoren zullen ook meer privéruimtes nodig hebben om meer gebruik te kunnen maken van videoconferenties en dergelijke. Dit soort samenwerkingstools werken niet goed als je jezelf niet kunt isoleren van afleiding.
Maar er is een enorm potentieel voordeel met het nieuwe open kantoor. Een goed beheerde roulatie van kantoordagen en stoelopstellingen zou ons kunnen helpen om meer van die collega's te leren kennen met wie we, omdat ze vroeger een paar bureaus te ver weg zaten, zelden spraken.
