Door Gerald C. Kane, Rich Nanda, Anh Phillips en Jonathan Copulsky voor MIT Sloan Review
De wereld heeft het afgelopen jaar te maken gehad met wijdverbreide ontwrichting als gevolg van de COVID-19-pandemie. Met de succesvolle ontwikkeling en distributie van een COVID-19-vaccin is de tijdlijn voor wanneer de zogenaamde volgende normaal zal arriveren, duidelijker. Leiders moeten stappen ondernemen om na te denken over hoe de werkplek eruit zal zien als deze er is.
Er is geen weg terug naar de prepandemische werkplek. Organisaties en individuen hebben geen andere keuze gehad dan nieuwe manieren van werken te ontdekken. Velen hebben gemeld dat ze in de loop van een paar maanden met succes jarenlange digitale transformatieplannen hebben geïmplementeerd. Zo implementeerde hypotheekverstrekker Freddie Mac bouwinspectie op afstand en veel zorgverleners schakelden snel over op telegeneeskunde. Zelfs bedrijven die een aanzienlijke gecoloceerde werkplek moesten behouden, gebruikten digitale innovaties om de betrokkenheid en veiligheid van werknemers en klanten te verbeteren. Hitachi paste bijvoorbeeld sensoren aan om de sociale afstand in fabrieken te bewaken, en veel restaurants namen snel virtuele bestel- en bezorgservices over. Managers moeten zich afvragen hoe ze op dergelijke innovaties kunnen voortbouwen om hun bedrijf verder te transformeren in plaats van een terugkeer te plannen naar manieren van werken die al vóór de pandemie verouderd en achterhaald waren.
De pandemie is niet de enige verstoring die we het afgelopen jaar hebben meegemaakt. Het is ook een tijd geweest van politieke verdeeldheid, sociale onrust gedreven door raciale ongelijkheid en voortdurende digitale ontwrichting, om er maar een paar te noemen. In ons binnenkort te verschijnen boek, The Transformation Myth: Leading Your Organization Through Uncertain Times, stellen we dat het einde van de pandemie vrijwel zeker niet het einde van de ontwrichting betekent. In de komende maanden zouden leiders er goed aan doen om van de gelegenheid gebruik te maken om te leren hoe ze de innovaties en vooruitgang die de afgelopen maanden zijn doorgevoerd, kunnen toepassen en door een aanpak te ontwikkelen voor voortdurende heruitvinding van de werkplek die beter bestand is tegen alle soorten verstoring.
Maximaliseer de voordelen van zowel werken op afstand als op locatie
De verwachte geleidelijke terugkeer naar co-located werken in de komende maanden biedt kansen om te experimenteren met hybride manieren van werken. Strategisch terugkeren naar kantoor, door eerst te focussen op de activiteiten die het best persoonlijk kunnen worden uitgevoerd en, in het proces, de effectiviteit van zowel remote als colocated werk te evalueren, geeft managers de mogelijkheid om kritisch na te denken over de manieren waarop een hybride werkplek effectiever kan zijn .
De pandemie heeft ons geleerd dat werken op afstand zeer effectief kan zijn - tot op zekere hoogte. Werknemers zijn vaak productiever als ze geen tijd hoeven te besteden aan hun dagelijkse woon-werkverkeer. Vergaderingen kunnen frequenter zijn, maar zijn meestal korter. Virtueel werk stelt mensen ook in staat om op nieuwe manieren samen te werken over geografische, fysieke en organisatorische grenzen heen. Maar ons recente onderzoek heeft ons laten zien dat de afgelopen maanden van wijdverbreid werken op afstand ook enkele belangrijke nadelen hebben gehad. Onze interviews met meer dan 50 leidinggevenden tussen april en november 2020 over hun ervaring met het leiden van hun organisaties door de pandemie brachten uitdagingen aan het licht op de volgende gebieden:
Innovatie. Hoewel de samenwerking op afstand tussen collega's die regelmatig met elkaar omgingen goed werkte, vielen de toevallige verbindingen met anderen abrupt weg. Onderzoek heeft aangetoond dat deze zwakke banden vaak van cruciaal belang zijn voor innovatie en kennisdeling in organisaties.
Nieuwe projecten starten. Werken op afstand had weinig invloed op het vermogen van werknemers om grote groepsprojecten af te ronden die al aan de gang waren. Vertrouwen op virtuele samenwerking om nieuwe projecten te initiëren, was echter een orde van grootte moeilijker in termen van uitdagingen en stressoren. Deze bevinding onderstreept de waarde van werken op afstand, maar roept vragen op over het uitsluitend vertrouwen erop voor een langetermijnstrategie op de werkplek.
Cultuur. Verschillende mensen die we hebben geïnterviewd, zeiden dat het opzetten en onderhouden van een organisatiecultuur in een virtuele omgeving moeilijk, zo niet onmogelijk is. Veel van de aanwijzingen voor de organisatiecultuur die de fysieke werkplek biedt, zoals het ontwerp van het kantoor en hoe mensen zich kleden, verdwijnen met virtueel werk. Het gebrek aan een sterk gevoel voor cultuur is een bijzonder acuut probleem met betrekking tot de onboarding van nieuwe medewerkers.
Begeleiden en coachen. Werknemers, vooral jongere werknemers, kregen minder mentoring en coaching tijdens de verschuiving naar werken op afstand dan vóór de pandemie. Als mensen niet de feedback krijgen die ze nodig hebben om zich te ontwikkelen tot meer volwassen werknemers en leiders, kan deze tekortkoming de loopbaanontwikkeling in de loop van de tijd negatief beïnvloeden.
Leiders zouden de komende maanden moeten plannen hoe ze de beste aspecten van werken op afstand en colocatie kunnen combineren. Ben Waber, president van het bedrijf voor werkplekanalyse Humanyze, deelde vroege gegevens uit Azië met ons die suggereren dat een beetje colocatie een grote bijdrage kan leveren aan het verminderen van de beperkingen van werken op afstand. Werknemers die slechts één of twee dagen per week naar kantoor terugkeerden, verhoogden het aantal toevallige verbindingen met ongeveer 25%, zei Waber. Maar we verwachten ook dat beslissingen over het balanceren van werken op afstand en colocatie van invloed zullen zijn op, en worden beïnvloed door, een bredere reeks factoren, zoals heropening van scholen en de belasting van het openbaar vervoer, die ook zijn getroffen door de pandemie.
Leiders moeten rekening houden met het volgende als ze zich de opnieuw uitgevonden werkplek voorstellen:
Flexibiliteit in gebruik mogelijk maken. De pandemie heeft het belang van organisatorische wendbaarheid onderstreept en organisaties kunnen fysieke werkplekken ontwerpen om dit te ondersteunen. Kantoormeubelfabrikant Steelcase ontwikkelt nu productlijnen die zijn ontworpen voor on-the-fly aanpassing, volgens Sara Armbruster, de vice-president van strategie, onderzoek en digitale transformatie van het bedrijf. Er kunnen verschillende kantoorconfiguraties worden gebruikt, afhankelijk van of een groep aan het brainstormen is, een workshop organiseert of een dagelijkse stand-upvergadering houdt.
Managers moeten echter rekening houden met de voorkeuren van werknemers als ze opnieuw nadenken over hoe een ruimte is geconfigureerd. Janet Pogue McLaurin van architectuur- en designbedrijf Gensler vertelde ons dat 61% van de Amerikaanse werknemers nog steeds een speciaal bureau op de werkplek wil, zelfs als dit betekent dat ze vaker naar kantoor moeten komen. Dit aantal kan veranderen naarmate de pandemie afneemt, maar managers kunnen manieren overwegen om een gevoel van eigenaarschap van persoonlijke ruimte door werknemers te creëren te midden van deze flexibiliteit of om een tijdelijk gevoel van eigenaarschap te creëren via een boekings- of reserveringssysteem.
Het kan ook zijn dat de configuratie van kantoorruimtes per seizoen verandert, misschien met een verminderde werkplekdichtheid tijdens de wintermaanden om de gezondheid van de werknemers te bevorderen. De zorgverzekeraar Humana profiteerde bijvoorbeeld van het milde weer in Louisville, Kentucky, en creëerde pop-up buitenkantoren in samenwerking met lokale parken om veiligere werkruimten te bieden tijdens COVID-19. Het bedrijf bracht tenten, werkplekken met sociale afstand, wifi, toiletten en foodtrucks mee om kleine aantallen werknemers in staat te stellen op een veiligere manier samen te werken. Het bedrijf kan onderzoeken of deze pop-up-werkplekken buitenshuis extra voordelen hebben en ze behouden als onderdeel van zijn werkplekstrategie voor de toekomst.
Virtueel werk blijven ontwikkelen. Organisaties moeten blijven experimenteren met virtueel werk te midden van de geleidelijke terugkeer naar de werkplek. Ten eerste werken de meeste mensen vrijwel minder dan een jaar. Hoewel die hoeveelheid tijd aanzienlijk lijkt, is het onwaarschijnlijk dat werkgevers in die periode het volledige scala aan mogelijkheden hebben ontdekt dat virtueel werk biedt. Veel bedrijven beginnen bijvoorbeeld net de mogelijke voordelen van geavanceerdere asynchrone samenwerkingstools te verkennen, en ze beginnen nog maar aan de oppervlakte op de talloze manieren om de gegevens die door digitale samenwerking worden gegenereerd, te gebruiken om de prestaties op de werkplek te verbeteren.
Ten tweede zal de aard van virtueel werk veranderen wanneer organisaties het kunnen combineren met colocated werk. In plaats van al het werk op afstand uit te voeren, kunnen organisaties de processen en praktijken die virtueel werk kunnen ontwikkelen om de voordelen voor de organisatie te optimaliseren, dieper gaan onderzoeken. De pandemie bracht bijvoorbeeld belangrijke tekortkomingen aan het licht in de manier waarop bedrijven voorheen digitale tools gebruikten. Verschillende geïnterviewden die langdurig op afstand werkten, gaven aan dat ze zich meer betrokken voelden toen alle anderen in een team ook op afstand waren. Vergaderingen waarin sommige deelnemers fysiek samen aanwezig zijn terwijl anderen op afstand zijn, kunnen erger zijn dan uitsluitend colocatie of puur virtuele vergaderingen. Managers die hybride vergaderingen blijven houden, moeten experimenteren met nieuwe manieren om de inclusie van deelnemers op afstand te bevorderen.
Digitaal ondersteunen van colocatiewerk. Als mensen de mogelijkheid hebben om thuis te werken, lijkt het waarschijnlijk dat ze deze tijd zullen gebruiken voor individueel gericht werk of voor vergaderingen op afstand. Wanneer werknemers besluiten de moeite te nemen om naar kantoor te komen, zal het zijn om het soort taken uit te voeren waarvoor persoonlijke interacties nodig zijn. Digitale tools kunnen helpen om persoonlijke interacties te maximaliseren door te identificeren wie er tegelijkertijd op kantoor is. Deze apps kunnen beginnen met het opnemen van meer geavanceerde aanbevelingsfuncties, wat nieuwe verbindingen suggereert met behulp van organisatorische netwerkanalyse onder degenen die ook op kantoor zijn. Deze toegenomen digitalisering en analyse kunnen ook helpen om de kennisstromen van organisaties te verbeteren.
Hoewel digitale tools kansen creëren om op nieuwe manieren te werken, moeten organisaties ook verder in de toekomst kijken en nadenken over hoe deze tools kunnen worden toegepast om veranderingen in het gedrag van werknemers te ondersteunen, aangezien werk geautomatiseerd wordt. Managers moeten ook blijven nadenken over hoe ze de prestaties beheren, aangezien meer werknemers een hybride model gebruiken met zowel extern als colocatiewerk.
Het herdenken van de werkplek biedt ook nieuwe mogelijkheden om het personeelsbestand en, uiteindelijk, het werk zelf te heroverwegen. Wanneer uw organisatie niet beperkt is tot een colocated werkplek, groeit het idee van wie u in het personeelsbestand kunt opnemen. Veel bedrijven in Silicon Valley hebben bijvoorbeeld aangegeven dat ze meer diverse werknemers kunnen aannemen wanneer hun potentiële talentenpool niet beperkt is tot degenen die in de San Francisco Bay Area willen wonen. Het creëert ook mogelijkheden om het werk zelf te heroverwegen door nieuwe manieren te creëren om automatisering en analyses te integreren om vele aspecten van het werk digitaal te transformeren.
De werkplek, het personeelsbestand en het werk van de toekomst zullen als gevolg van de pandemie fundamenteel anders zijn. De geleidelijke opkomst van deze verstoring biedt een ongekende kans om te verkennen en te experimenteren. Leiders moeten leren om de toekomst van werk voortdurend opnieuw uit te vinden, en nu is het tijd om te ontdekken hoe ze die toekomst tot stand kunnen brengen.
