Er is begrijpelijke bezorgdheid over de verspreiding van COVID-19 over de hele wereld. Terwijl landen als China die vroeg werden getroffen, zich beginnen te herstellen, is het risico voor de volksgezondheid voor kwetsbare bevolkingsgroepen wereldwijd nog steeds vrij hoog. Nu regeringen en gezondheidsorganisaties prioriteit beginnen te geven aan de volksgezondheid, beginnen bedrijven verschillende strategieën te overwegen om het gezondheidsrisico van hun werknemers te verminderen. Daarbij is het belangrijk om de gezondheid van de organisatie als geheel voor ogen te houden en de juiste aanpak te vinden die werkt voor uw medewerkers en het bedrijf.
Werken op afstand is natuurlijk een belangrijk hulpmiddel tijdens risicovolle perioden. Het verminderen van interactie vertraagt de verspreiding van ziekten. Het heeft ook de impact van de manier waarop mensen samenwerken drastisch veranderen, in sommige gevallen andere hulpmiddelen kan worden gebruikt tijdens perioden met een laag tot matig risico om de verspreiding van ziekten te helpen verminderen zonder de prestaties te beïnvloeden. Dit omvat stappen zoals het sluiten van kantoordeuren, het wijzigen van de stoelopstelling en zelfs het plannen van extra vergaderingen (langere gesprekken en vergaderingen verminderen het aantal korte, ongeplande interactie tussen teams, wat onderzoek shows is een van de belangrijkste vectoren van ziekteverspreiding op de werkplek). Welke vervolgstappen er ook worden genomen, bedrijven moeten er rekening mee houden dat de juiste processen aanwezig zijn om deze transitie te laten slagen en zich snel kunnen aanpassen zodat medewerkers over de nodige tools beschikken om hun werk voort te zetten.
Inzicht in uw teams om prioriteit te geven aan strategieën voor werken op afstand
Terwijl bedrijven hun opties afwegen en werken op afstand overwegen, kunnen organisatieanalyses worden gebruikt om proactief delen van de organisatie te identificeren die gemakkelijk kunnen overschakelen naar werken op afstand. Deze teams zijn degenen met een hoog percentage externe communicatie en weinig informele vergadertijd, omdat hun werkstijlen gemakkelijk kunnen worden vertaald naar werken op afstand. Andere teams zijn onder meer teams met een laag niveau van verkenning (tijd doorbrengen met andere teams) en een hoge mate van aanpassingsvermogen, omdat ze zich sneller aanpassen aan werken op afstand.
Tijdens perioden met een hoger risico, zoals we nu zien met COVID-19, zullen andere teams ook op afstand moeten werken, en hier moeten leiders goed letten op een aantal samenwerkingspatronen die negatief kunnen worden beïnvloed. Aangezien de uitbraak van COVID-19 waarschijnlijk enkele maanden zal duren, zullen leiders snel moeten reageren om de negatieve effecten ervan te verzachten.
Bruikbare stappen die u nu kunt implementeren
Als het gaat om gezondheid van de organisatie, verwachten we dat de exploratie het zwaarst zal lijden. Wanneer mensen op afstand zijn, hebben ze de neiging om minder te communiceren met mensen die ze niet al kennen, waardoor informatiesilo's ontstaan. Om dit tegen te gaan, moeten bedrijven informele evenementen op afstand organiseren tussen teams, zoals: lunches, koffiesessies of andere mogelijkheden voor teamleden om met elkaar in contact te komen.
Lagere uitlijning is eveneens zorgwekkend. Teams die moeten coördineren, maar dat niet doen, kunnen merken dat het werk in de hele organisatie tot stilstand komt. Een topprioriteit voor leiderschap zou moeten zijn om te zorgen voor regelmatige check-ins over de grenzen van de organisatie heen, ook al is het maar 15 minuten per week. Anders dreigt de coördinatie die gewoonlijk door informele interactie wordt opgelost, verloren te gaan.
Tot slot is het belangrijk om te zorgen voor het blijvende aanpassingsvermogen van de organisatie. Het management moet dynamisch contact maken met werknemers in het hele bedrijf, om snel de polsslag van de organisatie te begrijpen en problemen die zich voordoen aan te pakken. Als dat niet het geval is, kunnen mensen aan het einde van de gezondheidscrisis terugkeren naar kantoor, alleen om te ontdekken dat ze maanden tijd hebben verloren aan de concurrentie en dat hun personeel minder betrokken is.
Bovendien kunnen bedrijven die het beleid voor werken op afstand kunnen testen voordat ze worden geïmplementeerd, het gebruiken om blinde vlekken in hun processen aan het licht te brengen, zoals onvolledige IT-ondersteuning of onvoldoende tools (Hebben werknemers externe monitoren en headsets nodig om hun baan te krijgen? thuis gedaan? Kan het VPN-systeem van het bedrijf de verwachte hoeveelheid verkeer aan?). Gezien de tijdgevoelige aard van de sociale afstand rond COVID-19, moeten bedrijven zich concentreren op het identificeren van het belangrijkste informele samenwerkingsgedrag dat ze de komende weken moeten handhaven en het implementeren van processen om hen te ondersteunen en hun effectiviteit bij te houden, zoals virtuele open kantoorvergaderingen en andere soorten interacties die informele interacties mogelijk maken.
Het is belangrijk dat organisaties hun steentje bijdragen tijdens een crisis. Dit betekent het ondersteunen van de volksgezondheid en tegelijkertijd het ondersteunen van werknemers en hun werk. Het is nog nooit zo belangrijk geweest om de gezondheid van een organisatie in de gaten te houden.
