Dit artikel over werkplekanalyse is voor het eerst gepubliceerd op: Het leidersmagazine van CoreNet Global en is geschreven door Ellen Nussbaum.
Het eerste kwartaal van 2020 heeft laten zien hoe complex het samenwerkingsproces kan zijn in een digitaal werkpleklandschap. Als gevolg van COVID-19 hebben de meeste organisaties een bijna volledige verschuiving naar werken op afstand ondergaan en zijn ze in toenemende mate afhankelijk van technologieën zoals Slack, Zoom en Microsoft Teams om de communicatie te stroomlijnen terwijl ze afstand nemen van huis. Communicatie is immers essentieel voor samenwerking en communicatie via technologie blijkt heel anders te zijn dan de meeste medewerkers gewend zijn. Meer bedrijven wenden zich tot werkplekanalyses om beter inzicht te krijgen in de impact die thuiswerkopdrachten op hun teams hebben.
In wezen stellen werkplekanalyses ons in staat om wetenschap te gebruiken om te begrijpen hoe mensen het beste samenwerken, en hoe berekende veranderingen in interne en externe processen de gezondheid van de organisatie kunnen beïnvloeden. Een organisatie houdt zich aan een reeks gestructureerde richtlijnen voor elk aspect van haar werking. De rol van werkplekanalyses bepaalt of die richtlijnen moeten worden aangepast om betere resultaten te behalen. Met deze uitgebreide kennis hebben bedrijven de macht om te identificeren wat werkt en wat niet - niet alleen in het algemeen, maar ook voor hun werknemers en hun cultuur. Deze kennis is een essentieel onderdeel van de reactie van een organisatie op onvoorziene obstakels. Bedrijven proberen ook te anticiperen op hoe de dynamiek op de werkplek eruit zal zien als kantoren weer open gaan. Zullen werknemers terugkeren naar hun eerdere bedrijfsmodellen, of zal de trekking van (althans gedeeltelijk) thuiswerken de interacties van teams permanent veranderen? Werkplekanalyses kunnen bedrijven informeren over de terugkeer naar het werk-aanpak van bedrijven (welke werknemers moeten eerst terugkeren? Hoe moet de kantoorindeling worden aangepast om gezondheid en productiviteit in evenwicht te brengen?) en het management informeren als de overgang niet zo soepel verloopt als verwacht.
Hieronder staan drie belangrijke overwegingen voor het toepassen van werkplekanalyses.
1. Meet en verbeter de gezondheid van de organisatie
Organisatorische gezondheid correleert met organisatiegroei. Onderzoek heeft zelfs consequent aangetoond dat de gezondheid van de organisatie ten goede komt aan werknemers, werkgevers en de bedrijfsresultaten. Een paar onderzoeken door de Queens School of Business en de Gallup Organization concludeerden dat bedrijven met een lage werknemersbetrokkenheid consequent een hoger dan gemiddeld verzuim, fouten van werknemers en ongevallen op het werk ervaren. Deze onderzoeksresultaten sluiten aan bij wat we bij Humanyze hebben gezien. Academisch en veldonderzoek toont aan dat de gezondheid van organisaties kan worden gekwantificeerd en gebruikt om uitdagingen op het gebied van medewerkersbetrokkenheid, teamproductiviteit en organisatorische aanpassingsvermogen te identificeren.
- Betrokkenheid legt vast hoe sociaal verbonden medewerkers zijn binnen de organisatie en hoe groot de kans is dat ze een burn-out zullen ervaren.
- Productiviteit meet hoe goed de communicatiepatronen zijn afgestemd op processen, evenals het vermogen tot verbetering.
- Aanpassingsvermogen legt vast hoe snel de communicatie- en werkpatronen van een organisatie kunnen evolueren, evenals de sterkte van verbindingen tussen verschillende hiërarchische lagen.
Het proces om inzicht te krijgen in de organisatorische gezondheid van uw bedrijf hoeft niet opdringerig of storend te zijn. De meeste bedrijven willen geen extra eisen stellen aan hun medewerkers tijdens perioden van grote verandering of stress. Als gevolg hiervan wenden ze zich vaak tot enquêtes om de gezondheid van de organisatie kwalitatief te beoordelen. Enquêtes onthullen belangrijke inzichten, maar ze hebben ook zwakke punten, zoals lage (of bevooroordeelde) responspercentages.
Het uitvoeren van werkplekanalyses heeft het voordeel dat het een objectief, niet-invasief en gedetailleerd beeld geeft van het welzijn van werknemers en tegelijkertijd verbetermogelijkheden aan het licht brengt. Bedrijven die zowel enquêtes als werkplekanalyses gebruiken, zullen hun organisatie nog beter begrijpen en hun werknemers beter kunnen ondersteunen.
Hoe hebben bedrijven dit gedaan? Humanyze gebruikte werkplekanalyses om een wereldwijd technologiebedrijf te helpen door de samenstelling en locatie van zijn teams grondig te bekijken. Het primaire doel was om te bepalen of de samenwerkingsmethoden, bedrijfscultuur en kantoorplattegrond voldeden aan de behoeften van specifieke afdelingen.
We hebben eerst gegevens gemeten van de Microsoft Exchange-suite van het bedrijf, die communicatiehulpmiddelen zoals Agenda, E-mail en Skype omvatte. Na het uitvoeren van zijn analyse stelde Humanyze een reeks suggesties voor op basis van trends in de verstrekte gegevens. De eerste suggestie had betrekking op het veranderen van teamplaatsing om de samenwerking te verbeteren. Er werd opgemerkt dat een wandeling van slechts 30 seconden tussen gebouwen de samenwerking tussen de engineering- en verkoopteams meetbaar verminderde. Dit gebrek aan samenwerking had een negatieve invloed op de prestaties en productiviteit. Het bedrijf ondernam stappen om het probleem aan te pakken door de locaties van de teams aan te passen om frequentere interactie tussen werknemers te bevorderen.
Naast het optimaliseren van de kantoorruimte, heeft de organisatie ook nieuwe persoonlijke samenwerkingsmogelijkheden gecreëerd en de vergadercultuur aangepast om minder tijd uit de dagen van de werknemers te halen en toch de nodige betrokkenheid en samenwerking te stimuleren. We ontdekten dat de veranderingen uiteindelijk het vermogen van het bedrijf versterkten om zakelijke doelen te bereiken, zijn werknemers te behouden en nieuw talent aan te trekken op basis van de cultuur van het bevorderen van de gezondheid van de organisatie.
2. Maximaliseer de impact van uw vastgoedinvesteringen
Vastgoed is voor veel bedrijven een van de grootste kostenposten op de winst-en-verliesrekening. En toch is de productiviteit ervan historisch moeilijk te meten. Heeft de werkpleklocatie van het ene team invloed op de prestaties van een ander team? Zijn er specifieke werkplekontwerpen die samenwerking helpen of belemmeren? Kan de huidige stoelindeling worden verbeterd? Zonder werkplekanalyses blijven deze vragen vaak onbeantwoord en blijven de daaruit voortvloeiende kansen onbenut.
In het verleden hebben organisaties met Humanyze samengewerkt om het rendement op investeringen in onroerend goed te verbeteren door hun kantoorruimte te transformeren, waardoor deze zowel aantrekkelijker als productiever wordt. In onze ervaring kunnen werkplekanalyses organisaties helpen weloverwogen beslissingen te nemen over stoelstrategieën en gebouwontwerpen die de gezondheid van de organisatie bevorderen.
Werkplekanalyses spelen ook een rol wanneer bedrijven hun bedrijfsuitbreiding naderen. Humanyze steunde een internationaal energiebedrijf dat een meerjarenplan aankondigde om een olieraffinaderij uit te breiden, de productie met 200 procent te verhogen en het personeelsbestand met 80 procent te vergroten. Deze grote financiële investering, en de daaruit voortvloeiende snelle teamgroei, creëerde uitdagingen rond ruimteplanning en -toewijzing.
Onze technologie identificeerde welke van de teams in het onderzoek het meest kritiek waren op hun huidige locatie en welke teams mogelijk naar een nieuwe locatie konden verhuizen zonder de productiviteit te beïnvloeden. Met behulp van het Humanyze-platform was het bedrijf in staat om het volume en de frequentie van teaminteracties te meten en de hoeveelheid tijd in kaart te brengen die werknemers in elk deel van de campus doorbrachten, waardoor kritische vastgoedbeslissingen werden genomen.
3. Bedrijven hebben de plicht om de privacy van werknemers te beschermen
Werknemers vertrouwen in hun bedrijf om hun privacy te beschermen; elke schending van dit vertrouwen kan leiden tot een negatief moreel (en vervolgens uitputtingsslag). Tegelijkertijd hebben bedrijfsgegevens het potentieel om nieuwe perspectieven te ontsluiten over hoe onze medewerkers het werk benaderen, perspectieven die anders niet ontdekt zouden kunnen worden. Het beheren van deze afweging is een delicaat evenwicht tussen het op de juiste manier structureren van de analyse en het helpen van werknemers om te begrijpen hoe (en waarom) hun gegevens worden gebruikt.
Bij Humanyze zetten we ons in voor transparantie (van gebruik) en bescherming (van individuele gegevens). We werken samen met onze klanten om medewerkers voor te lichten over het gebruik van data. Onze oplossingen zijn gebaseerd op geaggregeerde gegevens in plaats van individuele inzichten; dit beschermt de privacy van werknemers zonder afbreuk te doen aan het vermogen om organisatorische inzichten te genereren op team-, regio- en businessunitniveau.
Het gebruik van werkplekanalyses om de gezondheid en prestaties van organisaties te stimuleren, is een opwindende technologie die door veel van 's werelds toonaangevende bedrijven wordt toegepast. De toegang tot inzichten over waar, hoe en wanneer mensen werken, verandert de manier waarop leiders over hun organisaties denken. Ik hoop dat u de kans krijgt om eventuele verborgen uitdagingen van uw medewerkers te ontdekken en deze inzichten te gebruiken om de gezondheid van uw organisatie te verbeteren. Zoals we hebben gezien, is dit het belangrijkste ingrediënt voor uw bedrijf om zijn volledige potentieel te bereiken.
