De ultieme gids voor prestatiebeheer van werknemers

Employee Performance Management (PM) is een kerncompetentie die veel organisaties proberen te ontwikkelen als een manier om: medewerkers in staat stellen te slagen, het stimuleren van het moreel en retentie onder hun personeelsbestand. Elk bedrijf moet een manier vinden om doelen te stellen, prestaties te beheren en ervoor te zorgen dat belangrijke mijlpalen en doelen worden bereikt. Zelfs de slimste organisaties verbeteren voortdurend hun werknemersprogramma's en vinden nieuwe manieren om verbinding te maken. Prestatiebeheerpraktijken blijven zich vandaag de dag ontwikkelen, samen met de nieuwste trends op de werkplek, zoals: vanop als hybride werk en verspreide teams.

Performance management is veel verder gegaan dan alleen het nakomen van verplichtingen. Een onderzoek uitgevoerd door Learnkit toonde aan dat: 89% van de werknemers verwachten dat hun werkgever een actieve interesse toont in hun leerproces en ontwikkeling. Nu de concurrentie tussen werkgevers toeneemt naarmate de COVID-19-pandemie overgaat naar herstel, is er geen beter moment voor bedrijfsleiders om de behoeften van werknemers te evalueren. Een bedrijf dat zijn bedrijfsprocessen kan afstemmen op de behoeften van individuele medewerkers en teams kan: een werkcultuur van wereldklasse ontwikkelen.

In deze ultieme gids voor prestatiebeheer van medewerkers bekijken we modellen voor prestatiebeheer en best practices om beter te begrijpen hoe deze tools werken. De behoeften van de moderne beroepsbevolking zullen bedrijven blijven aanzetten tot: hun benadering van werkplekbeheer verbeteren. Een van de belangrijkste aandachtspunten voor het leiderschap van een bedrijf zou de noodzaak moeten zijn om zich te committeren aan een continu proces van leren en verbeteren. We hopen dat u enkele uitstekende ideeën vindt om uw medewerkers te helpen hun werk zo goed mogelijk te doen.

In dit bericht bespreken we:

Wat is Employee Performance Management?

Werknemer ontvangt individueel ontwikkelingsplan voor prestatieverbetering

U zult werknemers vaak 'menselijk kapitaal' horen noemen, en de beste bedrijven beseffen dat hun personeel is een van hun meest waardevolle activa. Performance management verwijst naar de reeks praktijken die een bedrijf gebruikt om ervoor te zorgen dat het zijn gestelde doelen kan bereiken. De structuur van prestatiebeheerprocessen, die doorgaans wordt aangetroffen als onderdeel van de afdeling Human Resources (HR), is afhankelijk van de behoeften van elk bedrijf.

Typische bronnen in de prestatiebeheertoolkit zijn prestatiebeoordelingen, individuele ontwikkelingsplannen (IDP's) en vergoedingen voor onderwijs. Er is vaak een mix van employee benefits en bedrijfsprocessen die werknemers helpen de juiste ondersteuning te vinden voor hun unieke situatie. Het prestatiebeheer van vandaag is erg op de werknemer gericht geworden, waarbij de nadruk ligt op het verbeteren van de motivatie, het ondersteunen van het succes van werknemers en het verzamelen van waardevollere feedback. Zoals we later in dit bericht zullen bespreken, kan prestatiebeheer worden verbeterd met het gebruik van personeelsanalyses en een streven naar continue verbetering. Geen enkel proces zal ooit perfect zijn, en het is belangrijk om uw aanpak te verfijnen op basis van feedback van werknemers en opkomende best practices uit de sector.

Waarom is Employee Performance Management belangrijk?

Team viert prestatieprestaties op kantoor

Performance management kan worden ondersteund door HR, maar het is de verantwoordelijkheid van de hele organisatie om het proces effectief te laten werken. Het middenkader speelt een bijzonder belangrijke rol, omdat het in een uitstekende positie verkeert om feedback te verzamelen en te begrijpen waar verbeteringen kunnen worden aangebracht. Wanneer prestatiebeheer goed wordt uitgevoerd, motiveert het werknemers om hun uiterste best te doen en nieuwe vaardigheden te ontwikkelen.

Prestatiebeheer is: belangrijk voor zakelijk succes om verschillende redenen. We zullen later in dit bericht enkele prestatiebeheermodellen bespreken, maar deze voordelen zijn mogelijk, ongeacht de specifieke benadering die wordt gebruikt:

  • Een duidelijke visie. Wanneer prestatiemanagement wordt ondersteund door alle niveaus van de organisatie, wordt het een duidelijk kader voor iedereen. Transparante prestatiemetingen en duidelijke communicatie van het leiderschap maken het voor medewerkers veel gemakkelijker om zich op hun werk te concentreren. Een slechte prestatiemanagementstructuur kan grote angst veroorzaken als er een onduidelijk verband is tussen prestaties en beloning of banengroei.
  • Verbeterde prestatiemeting. De meeste werknemers zijn verheugd te zien dat hun prestaties worden erkend als onderdeel van het bereiken van belangrijke bedrijfsdoelen. Wanneer een bedrijf zich richt op de ontwikkeling van werknemers, is het vaak mogelijk om ongelooflijke inzichten te krijgen over werknemers en de cultuur op de werkplek. Meer overzicht leidt over het algemeen tot betere prestatiemeting over de hele linie.
  • Verhoogde motivatie. Wanneer werknemers er zeker van zijn dat hun bijdragen zullen worden erkend, kan dit de motivatie aanzienlijk verhogen. Alle werknemers willen hun stem laten horen en zullen vaak uitstekende feedback geven als ze de kans krijgen. Wanneer feedback van medewerkers wordt gebruikt om positieve verandering te stimuleren, hebben medewerkers het gevoel dat hun mening en inzichten worden gewaardeerd. Het prestatiebeheer van werknemers moet elke werknemer de kans geven om hun vaardigheden te verbeteren en samen te werken met een diverse en gemotiveerde groep leeftijdsgenoten.
  • Effectieve Communicatie. Het verzamelen van regelmatige feedback zou een leiderschapsprioriteit moeten zijn voor elk effectief prestatiebeheerprogramma. Werknemers die in een sterke werkcultuur werken, zijn vaak in staat ongewenst gedrag zelf te corrigeren. Dit geeft alle werknemers uitstekende prestatiebenchmarks door de prestaties van de mensen om hen heen te observeren. Bedrijven die transparant zijn en prestatiegegevens delen, maken het voor werknemers gemakkelijk om te begrijpen hoe hun prestaties presteren, wat ook een belangrijke motivator voor het succes van werknemers kan zijn.

De stadia van prestatiebeheer

Werknemer bespreekt het prestatiebeheerplan van de werknemer met leiderschap

Een van de beste manieren om een ​​prestatiebeheerproces voor werknemers te documenteren, is als een cyclus. Zoals eerder vermeld, moet een PM-raamwerk altijd een iteratief proces zijn dat feedback en gegevens gebruikt om de aanpak te verbeteren. Het team van Clear Review heeft prestatiebeheer opgesplitst in: vier verschillende fasen die samenwerken om het totale proces te definiëren.

1. Plan

In de planningsfase gebeurt veel van het werk in een cyclus voor prestatiebeheer van medewerkers. Deze stap combineert informatie uit bedrijfsbrede doelen en waarden met het individuele, gepersonaliseerde plan voor elke medewerker. Het is een goed idee om te gebruiken SLIMME doelen bij het vaststellen van doelen voor elke medewerker of bijdrager. Dit acroniem staat voor:

  • specifiek – Een doel moet duidelijk en ondubbelzinnig zijn.
  • Meetbaar – Er moet ten minste één duidelijke voortgangsmeting zijn.
  • Haalbare – Het doel moet realistisch zijn.
  • Relevant – Het moet duidelijk zijn hoe de individuele doelstelling past binnen de bedrijfs-, afdelings- of teamdoelen.
  • Tijdsgebonden – Er moet een duidelijke deadline zijn voor de werkzaamheden aan de doelstelling.

Andere tools die tijdens de planningsfase worden gebruikt, zijn IDP's (individuele ontwikkelingsplannen) en functiebeschrijvingen die helpen de verantwoordelijkheden van een persoon te verduidelijken en hun werk en verantwoordelijkheden te onderscheiden van die van andere werknemers. Het is zelfs een goed idee om update functiebeschrijvingen periodiek, zoals jaarlijks, om ervoor te zorgen dat ze up-to-date zijn en de huidige rol en verantwoordelijkheden van de werknemer weerspiegelen. Sommige HR-experts raden aan om functiebeschrijvingen bij te werken tijdens functioneringsgesprekken, omdat dit in samenwerking met de werknemer kan worden gedaan en het begrip van de werknemer voor zijn verantwoordelijkheden weerspiegelt. Bovendien zorgt het bijwerken van functiebeschrijvingen telkens wanneer een nieuwe verantwoordelijkheid wordt toegevoegd, verwijderd of gewijzigd, ervoor dat deze altijd nauwkeurig en volledig is.

2. handeling

Deze fase verwijst naar acties die worden ondernomen door de werknemer, het management en andere middelen ter ondersteuning van het dagelijkse werk dat in het bedrijf wordt uitgevoerd om het individuele ontwikkelingsplan te implementeren. Het IDP moet altijd worden gebruikt als een routekaart die regelmatig wordt herzien naast de huidige prioriteiten en prestaties. De actiefase kan activiteiten omvatten zoals onboarding, permanente educatie, loopbaanontwikkeling en doorgroeimogelijkheden.

3. Volgen

De software voor menselijk kapitaal en prestatiebeheer van een bedrijf wordt gebruikt om informatie op te slaan met betrekking tot objectieve prestaties. Moderne platforms hebben ook de mogelijkheid om feedback voor elke werknemer vast te leggen op basis van hun werk met collega's, ondergeschikten en andere afdelingen. Gegevens in deze systemen kunnen ook worden geïntegreerd met: oplossingen voor personeelsanalyse om een ​​uitgebreid overzicht te bieden van alle werknemersgegevens die in het hele bedrijf beschikbaar zijn.

4. Beoordeling

Het organiseren van regelmatige prestatiebeoordelingen is een goede gewoonte voor management en werknemers. Het is fijn om een ​​regelmatig en voorspelbaar schema te hebben, zodat iedereen een stapje terug kan doen en zijn werk kan bekijken. Sommige bedrijven houden jaarlijkse of halfjaarlijkse evaluaties, maar het is nuttig om alle werknemers en managers aan te moedigen om vaker te overleggen om doelen te evalueren en de voortgang te bespreken. Realtime feedback is vaak veel waardevoller dan alleen het delen van opmerkingen aan het einde van het jaar.

In dit stadium kunnen bedrijfsleiders ervoor kiezen de prestaties van werknemers te erkennen en te belonen, wat in sommige modellen voor prestatiebeheer als een afzonderlijke fase wordt behandeld. AIHR Digitaalgebruikt bijvoorbeeld een model met vier fasen, waaronder planning, monitoring, ontwikkeling van medewerkers en beoordelen en belonen, terwijl Het Peak Performance Center beschrijft een model met vier fasen, waaronder plannen, monitoren, beoordelen en belonen. Ongeacht het model dat u gebruikt, blijven de kernactiviteiten en -processen hetzelfde: het idee is om een ​​plan te maken, ernaar te handelen, de voortgang te meten, resultaten te beoordelen en ervoor te zorgen dat medewerkers worden erkend voor het bereiken van doelen en worden beloond voor hun succes.

De beoordelingsfase (of de beloningsfase, afhankelijk van het prestatiebeheermodel dat u gebruikt) markeert ook de voltooiing van een cyclus. Dit is het ideale moment om individuele ontwikkelingsplannen opnieuw te evalueren en de activiteiten aan te passen die in de volgende fasen zullen plaatsvinden om het succes van de werknemer te garanderen. De cyclus begint dan opnieuw en biedt een kader voor continue verbetering.

Best practices voor prestatiebeheer van medewerkers

Werknemer die het oke-teken met de hand geeft met collega's die op de achtergrond werken

Bedrijfsleiders en HR-leiders kunnen werknemers het beste in staat stellen om te slagen door een uniek programma voor prestatiebeheer voor werknemers te ontwikkelen dat het beste werkt voor de werknemers en bedrijfsprocessen van het bedrijf. Dit kan een bijzondere uitdaging zijn voor internationale bedrijven die vestigingen hebben in meerdere landen. In deze situaties kunnen prestatiebeheerprogramma's worden ontworpen met brede richtlijnen die passen bij de organisatie en unieke praktijken voor elke regio mogelijk maken. Hierdoor kunnen bedrijven meer gerichte, relevante programma's voor prestatiebeheer van werknemers ontwikkelen die inspelen op de unieke behoeften van verschillende regio's, afdelingen en markten, terwijl ze ook de algemene behoeften en doelstellingen van het bedrijf ondersteunen. Om je te helpen definiëren programma voor prestatiebeheer van werknemers, hier zijn een paar best practices die in veel situaties effectief zijn geweest.

1. Moedig realtime communicatie aan

Bedrijfsleiders kunnen koesteren samenwerking door tools en processen te bieden voor het in realtime communiceren van feedback en updates. Dit is tegenwoordig erg belangrijk, nu veel bedrijven werken op afstand of hybride werkplekomgevingen. Medewerkers aanmoedigen om regelmatig informatie te delen en opheldering te vragen kan een positieve invloed hebben op de werkcultuur van uw bedrijf. Dit helpt ook om vertragingen tussen teams en afdelingen te verminderen. Het wordt ook aanbevolen om duidelijke doelen te ontwikkelen voor uw initiatieven ter verbetering van prestatiebeheer en deze regelmatig aan werknemers te communiceren.

2. Maak gebruik van technologie en gegevens

Elke medewerker heeft unieke behoeften en individuele perspectieven op werk en leven. Wanneer u interpersoonlijk gedrag toevoegt dat het resultaat is van team- en afdelingsstructuren, kan het begrijpen van de omgeving erg complex zijn. Gelukkig kunnen moderne softwareplatforms, zoals oplossingen voor personeelsanalyse, werkgevers helpen de dynamiek te begrijpen die van invloed is op de prestaties en de factoren te identificeren die leiden tot hoogwaardig gedrag. Gedragsgegevens verzameld uit verschillende inputs kunnen worden gebruikt om geavanceerde personeelsstatistieken te bewaken en te analyseren. In combinatie met tools zoals enquêtes kan het bedrijfsleiders helpen te begrijpen hoe werknemerssentimenten verband houden met prestaties. Deze informatie kan een belangrijke dimensie toevoegen aan traditionele HR-praktijken en meer op gegevens gebaseerde beslissingen mogelijk maken.

3. Ontwikkel bruikbare plannen

Zelfs de beste organisatieplannen zijn waardeloos tenzij iemand handelt. Doelen die op alle niveaus van het bedrijf worden gecreëerd, moeten direct worden gekoppeld aan individuele prestatieplannen. Dit kan een zeer uitdagend proces zijn, maar het is de moeite waard om duidelijk te maken wie verantwoordelijk is voor welke taken. Ontwikkelingsplannen moeten ook uitvoerbare doelstellingen bevatten. Feedback die wordt verzameld tijdens de cyclus voor prestatiebeheer van medewerkers, moet ook worden omgezet in bruikbare verbeteringen en initiatieven.

4. Verbeter het ontwerp van de werkplek

Performance management van medewerkers is een multidimensionale inspanning en je moet je niet alleen op de medewerkers zelf richten. Andere omgevingsfactoren zoals: werkplek ontwerp, bedrijfscultuur en beleid voor werken op afstand kan een aanzienlijke invloed hebben op het moreel en de prestaties. Neem de tijd om het ontwerp van uw werkplek te verbeteren en geef medewerkers verschillende manieren om verbinding te maken en samen te werken. Cross-functionele workshops zijn een geweldige manier om medewerkers bij elkaar te brengen in complexe bedrijven met meerdere managementlagen.

5. Focus op erkenning en incentives van werknemers

Een van de grootste fouten die een bedrijf kan maken, is het niet erkennen van werknemersbijdragen. Het klinkt eenvoudig, maar het is heel gemakkelijk om over het hoofd te zien met de stress en dringende prioriteiten waarmee bedrijfsleiders en HR-professionals elke dag worden geconfronteerd. Het creëren van een formeel beloningsprogramma voor werknemers is een uitstekende manier om werknemers in staat te stellen elkaar te herkennen en een forum te creëren voor erkenning voor alle prestaties - groot en klein, individueel en team. Een andere constructieve praktijk is om regelmatig de prikkels van uw werknemers te herzien om minder populaire aanbiedingen te verbeteren of te elimineren. Een goed uitgebalanceerde verzameling van incentives voor werknemers kan vaak een uitstekende motor zijn voor retentie.

6. Creëer mogelijkheden voor mentorschap

Een gebrek aan blootstelling aan het management is een van de belangrijkste redenen die ambitieuze werknemers identificeren als een reden om een ​​bedrijf te verlaten. Een formeel mentorschapsprogramma kan nuttig zijn om andere leiders te betrekken bij het ontwikkelingsproces van elke medewerker. Dit is ook een nuttige praktijk voor het coachen en begeleiden van individuen die zijn gepromoveerd tot leidinggevende posities. Veel leiderschapsvaardigheden moeten worden geleerd door actie te ondernemen en fouten te maken. Als er middelen beschikbaar zijn om vragen te beantwoorden, ontstaat er een leeromgeving die alle medewerkers kan helpen slagen.

7. Verzamel continue 360-graden feedback

Het gebruik van 360-graden feedback is de laatste tijd erg populair geworden als een manier om meer inzicht te krijgen in prestaties. Werknemers die tegenwoordig werken, moeten vaak communiceren met verschillende afdelingen en groepen om hun werk gedaan te krijgen. Het in realtime verzamelen van feedback na de voltooiing van een belangrijke mijlpaal of werkproject is handig voor het verzamelen van de meest nauwkeurige en relevante feedback, aangezien medewerkers die net van een project zijn begonnen, waarschijnlijk meningen en suggesties voor verbetering hebben die ze zich later misschien niet zo duidelijk meer herinneren. Door feedback te verzamelen, te beoordelen en te gebruiken, krijgen managers en medewerkers meer inzicht in hun bijdragen en ontstaat er vertrouwen.

Een case study over prestatiebeheer van werknemers

Team beoordeelt plannen voor prestatiebeheer van werknemers en personeelsanalysegegevens

Laten we, voor een voorbeeld van hoe deze best practices in de echte wereld werken, eens kijken naar een casestudy van een grote Europese bank die wilden begrijpen wat de prestatieverschillen tussen branches veroorzaakte. Door gebruik te maken van de Humanyze Organizational Health Platform™, heeft het bedrijf gegevens gemeten over bedrijfscommunicatie, zoals teamcommunicatiepatronen en fysieke activiteit binnen kantoorlocaties, en deze gegevens gesegmenteerd op compensatie en ambtstermijn.

Uit de gegevens bleek dat werknemers in de best presterende vestigingen gedurende de dag significant meer persoonlijke interacties hadden. Het analyseren van communicatiepatronen en werkschema's bracht aan het licht dat medewerkers in minder presterende vestigingen minder tijd kregen om als team samen te werken en vertrouwen op te bouwen. Een analyse van de kantoorindelingsgegevens in beide vestigingen onthulde dat een slechte kantoorindeling de communicatiepatronen en de mogelijkheden voor samenwerking bij slecht presterende vestigingen beperkte, wat de inzichten opleverde die het bedrijf nodig had om gegevensgestuurde beslissingen te nemen om de samenwerking te verbeteren en vervolgens de prestaties te verbeteren.

Performance management van medewerkers is een complex onderwerp dat de focus van leiderschap, HR-medewerkers en alle medewerkers vereist om effectief te zijn. Wanneer werknemers betrokken zijn bij hun werk, is de kans groter dat ze hun best doen en een aanzienlijke waarde toevoegen aan het bedrijf, terwijl ze meer individueel en teamsucces behalen. Op zijn beurt motiveert het succes van medewerkers teamleden om meer te doen, meer verantwoordelijkheden op zich te nemen en meer uitdagende projecten aan te pakken, waardoor een cyclus van continue verbetering wordt bevorderd. Door hun behoeften goed te ondersteunen en tal van mogelijkheden voor mentorschap en ontwikkeling te bieden, is het mogelijk om een ​​werkelijk unieke en productieve werkcultuur te creëren. De toekomst van prestatiebeheer zal zeker nieuwe tools en technologie met zich meebrengen, maar de fundamentele praktijken zullen waarschijnlijk nog vele decennia relevant blijven.

Verder lezen over Employee Performance Management

Lees meer over prestatiebeheer van medewerkers door de onderstaande bronnen te raadplegen.

Laatst bijgewerkt op 15 september 2021