Tips voor het beheren van uw externe personeel

Vóór de pandemie werd werken op afstand vaak gezien als een 'leuk om te hebben' voor werknemers. Nu is het geëvolueerd naar meer een vereiste om zaken te doen en talent te behouden in de post-COVID-wereld. Volgens een Mercer-studie, 70% van de bedrijven is van plan een hybride model in te voeren, terwijl 97% van de werknemers een vorm van werken op afstand wilt.

Afstandswerk regelingen zullen hier waarschijnlijk blijven, althans in een of andere vorm, ondanks het opheffen van COVID-19-beperkingen en een eventuele terug naar fysieke werkplekken voor velen. Het succes van een dergelijke regeling hangt echter af van hoe de beslissing wordt geïnformeerd en hoe goed deze wordt afgehandeld door bedrijfsleiders. Werken op afstand biedt unieke managementuitdagingen, aangezien het werk niet in een fysiek kantoor wordt gedaan en werknemers geografisch verspreid zijn en het management niet handmatig toezicht kan houden op het werk dat wordt gedaan.

Bijgevolg heeft de manier waarop een extern personeelsbestand wordt beheerd ernstige gevolgen voor de succesvolle uitvoering van bedrijfsprocessen. Slecht management zal resulteren in verminderde productiviteit, een laag moreel en niet-betrokken of ontevreden werknemers. Integendeel, een goed en doordacht beheer van een extern personeelsbestand kan leiden tot hoge niveaus van betrokkenheid en productiviteit.

Om enkele van de unieke uitdagingen van werken op afstand op te lossen, volgen hier enkele tips voor bedrijfsleiders die tijdelijk of permanent een extern personeelsbestand willen beheren.

Stel vanaf het begin duidelijke verwachtingen in

Communicatie en governance zijn erg belangrijk op de fysieke werkplek en nog belangrijker bij het omgaan met externe medewerkers. Om het succes van een extern personeelsbestand te garanderen, moeten bedrijfsleiders duidelijk: verwachtingen schetsen en communiceren in termen van gedragscodes, deliverables, rollen/verantwoordelijkheden, processen en bedrijfsdoelstellingen. Er mag geen ruimte zijn voor dubbelzinnigheid als het gaat om normen of protocollen voor werken op afstand.

Zorg voor frequente en regelmatige communicatie

Er is geen vervanging voor regelmatige communicatie bij het werken in een externe werkregeling. Organisaties moeten adequate forums bieden voor externe werknemers om gemakkelijk contact te leggen met collega's en het management via telefoongesprekken, videoconferenties en instant messaging wanneer ze vragen of zorgen hebben.

Evenzo kunnen bedrijfsleiders investeren in de nieuwste samenwerkingstools, naast het regelmatig houden van telefonische vergaderingen of één-op-één chats om op de hoogte te blijven van werknemers. Werknemers en bedrijfsleiders kunnen hun werkkalenders/-roosters ook bijwerken op een gecentraliseerde applicatie of platform, zodat iedereen weet wanneer elke andere persoon beschikbaar is.

Vermijd de verleiding om te micromanagen

Aangezien er geen gemakkelijke manier is om werknemers fysiek te observeren die op afstand werken, hebben sommige managers de neiging hun personeel te wantrouwen en buitensporig toezicht te houden. In plaats van zich zorgen te maken over de mogelijkheid dat externe medewerkers niet werken wanneer of hoe ze zouden moeten zijn, moeten bedrijfsleiders erop vertrouwen dat ze de klus klaren.

Het onophoudelijk controleren van externe medewerkers en (vrijwel) meekijken over hun schouders zal op de lange termijn een negatief effect hebben op het moreel, de cultuur en de productiviteit. Zolang bedrijven de juiste werknemers aannemen en hen de juiste middelen, leiderschap en processen bieden, kan een extern personeelsbestand net zo goed (of zelfs beter) presteren dan teams op locatie.

Bedrijfsleiders kunnen de voortgang nog steeds volgen en externe medewerkers de nodige ondersteuning bieden door een vaste tijd te plannen voor personeelsvergaderingen en korte dagelijkse check-ins met projectmanagers om wegversperringen te identificeren, communicatie/samenwerking knelpuntenen de voortgang beoordelen.

Implementeer de juiste technologie

Er is geen manier om externe medewerkers succesvol te beheren zonder de juiste technologie te implementeren en toegang te verlenen. Sommige van deze technologieën omvatten:

  • Apps voor videoconferenties of communicatie
  • Samenwerkingstools/suites
  • Clientbeheersystemen
  • Software voor toegang op afstand
  • Intranet en software voor het delen van bestanden
  • Oplossingen voor personeelsanalyse

Sommige technologieën, zoals Humanyze's werkplekstrategie oplossing, kan helpen bij het ontdekken van optimale samenwerkingsstijlen en werkplekbehoeften van teams, afdelingen en locaties in de hele organisatie, zodat bedrijfsleiders op maat gemaakte, datagestuurde beslissingen die uw personeel in staat stellen te slagen - of dit nu op afstand, hybride of persoonlijk is.

Wees toegankelijk

Goede bedrijfsleiders hanteren een opendeurbeleid voor werknemers ter plaatse. Hetzelfde zou ook moeten gelden voor medewerkers op afstand. Beschikbaar zijn (via meerdere digitale kanalen en tijdzones) om vragen en feedback van externe werknemers te ontvangen, wekt een gevoel van loyaliteit, solidariteit en verbondenheid op. Als werknemers weten dat ze altijd het management kunnen bereiken om problemen te bespreken en advies te vragen over dringende problemen, zijn ze in staat om productief te worden.

Andere tips voor het succesvol beheren van een extern personeelsbestand zijn onder meer:

  • Plan regelmatig een-op-eengesprekken om externe medewerkers betrokken en gemotiveerd te houden
  • Plannen bespreken voor persoonlijke en professionele ontwikkeling van medewerkers
  • Regelmatig verzamelen, analyseren en opnemen van feedback en suggesties van medewerkers
  • Virtuele kansen creëren voor teamoverschrijdende interacties en werknemersverbindingen in de hele organisatie bevorderen
  • Het vieren van de succesvolle voltooiing van projectmijlpalen en het stimuleren van goed presterende externe medewerkers

Afsluiten

Om een ​​extern personeelsbestand effectief te beheren, moeten bedrijfsleiders effectieve communicatie- en samenwerkingskanalen creëren en een solide plan hebben om burn-out te voorkomen. Ze moeten ook een cultuur van verantwoordelijkheid en transparantie creëren en innovatieve manieren invoeren om de productiviteit te volgen.

Hoewel er geen pasklaar plan is voor het beheren van een extern personeelsbestand, zullen de bovenstaande richtlijnen organisaties helpen een zeer betrokken en productief extern personeelsbestand te bereiken.

Laatst bijgewerkt op 25 oktober 2021