5 tactieken om teamsamenwerking op afstand in uw organisatie te verbeteren

Of uw team nu voornamelijk asynchroon samenwerkt met e-mail of via synchrone videoconferenties, werken op afstand is nu de norm voor veel bedrijven. Wat begon als een noodzaak is nu een verwachting. Werken op afstand is echter nog steeds moeilijk voor zelfs de meest ervaren leiders om te beheren.

Terwijl de wereld zich blijft herstellen van de COVID-19-pandemie, 51% van de werkgevers staat enige vorm van werken op afstand toe. 26% van het Amerikaanse personeelsbestand zal tot 2021 en waarschijnlijk daarna op afstand werken, dus het is duidelijk dat managers moeten investeren in de juiste infrastructuur en processen voor werken op afstand.

Samenwerking en teamwork zijn een uitdaging voor persoonlijke teams; met fysieke afstand is het nog moeilijker voor teams op afstand om op één lijn te zitten. Uw teams kunnen productiever zijn terwijl ze op afstand werken; om ervoor te zorgen dat samenwerking plaatsvindt, moeten ze echter: goed management om wrijving te voorkomen. Overwin hindernissen voor productiviteit met deze 5 tactieken om de samenwerking met teams op afstand te verbeteren.

Rust uw team uit met de juiste tools

Uw team kan niet samenwerken zonder het juiste gereedschap, dus zorg ervoor dat u uw technische stapel definieert voor werken op afstand. Dit moet tools bevatten voor:

  • Project management
  • Videovergaderen
  • Brainstormen
  • Chat
  • Realtime samenwerking (zoals Google Docs)

Niet alleen moet u werknemers de juiste tools geven, maar u moet uw team ook leren hoe ze: gebruiken deze hulpmiddelen.

Een wereldwijd olie- en energiebedrijf zag dit uit de eerste hand toen het worstelde om jongere werknemers aan te trekken en te behouden. Maar met de juiste tools, training en opleiding was het merk in staat om haar cultuur verbeteren- en personeelsbehoud.

Stel normen van tevoren in

Elk team op afstand heeft zijn eigen unieke manier om zijn doelen te bereiken. Managers moeten samenwerken met teams op afstand om deze normen te definiëren voordat ze aan het werk gaan. Dit moet normen omvatten voor:

  • Kern werkuren: Het is niet altijd mogelijk voor een team op afstand om dagelijks online te zijn van 8 - 5 uur, zeker niet als je een internationale organisatie bent. U moet samenwerken met uw externe team om te bepalen wanneer ze elke dag online en beschikbaar zijn voor vergaderingen voor een vast tijdsblok.
  • mededeling: Hoe gaat uw team communiceren? Op welke kanalen? Het is nodig om te verduidelijken welke communicatiekanalen externe teams zullen gebruiken (e-mail, Slack, Zoom, enz.) en wanneer het gepast is om elk kanaal te gebruiken. Ze moeten mogelijk ook regels instellen voor elk kanaal, zoals tijdige reacties, het dempen van jezelf als je niet aan het praten bent tijdens een videogesprek, het gebruik van camera's als norm of het vermijden van BCC in e-mails.
  • Algemene termen: Elk team heeft zijn eigen taal. Stroomlijn hoe u met elkaar communiceert door een lijst met gedeelde acroniemen te maken. Zorg ervoor dat u definieert wat de acroniemen betekenen en documenteer ze.

Communicatie is de grootste factor voor het succes van teams op afstand. Zo ontdekte een Europese bank dat het optimaliseren van de communicatiepatronen van haar team leidde tot een: 300% verbetering in prestaties.

Creëer kansen voor sociale connectie

Werk kan niet alleen over werk gaan. Sociale connectie is de lijm die je team bij elkaar houdt. Maar aangezien teams op afstand niet kunnen socializen in de bedrijfsruimte of samen lunchen, moeten managers sociale interacties bewust ontwerpen.

Plan mogelijkheden voor uw externe medewerkers om met elkaar in contact te komen in de vorm van:

  • Koffiechats van 15 minuten in de ochtend
  • Online escape rooms
  • Zoom trivia-spellen
  • boekenclubs

Dit klinkt misschien als een bijzaak, maar sociale connectie is een must voor een betere samenwerking op afstand. In feite, een farmaceutisch bedrijf ontdekte dat teamprestaties enorm verbeterden als medewerkers sociaal met elkaar omgingen. Een grote Amerikaanse bank ontdekte ook dat callcentermedewerkers die tijdens hun pauzes met elkaar communiceerden, productiever waren.

Stel individuele en groepsdoelen in

Teamverantwoordelijkheid op afstand heeft alles te maken met KPI's en statistieken, niet de tijd die werknemers voor een scherm doorbrengen. Creëer zowel individuele als teamdoelen om samenwerking en individueel succes te stimuleren.

Het is ook een goed idee om korte- en langetermijndoelen te stellen, zodat uw team altijd weet waar ze naartoe werken. Zo weet uw team altijd wat u van hen verwacht. U kunt zelfs projectbeheersoftware gebruiken om taakafhankelijkheden te creëren op basis van deze doelen, zodat elk teamlid weet wat ze moeten doen en wanneer.

Vergaderingen optimaliseren

Vergaderingen zijn een effectieve manier om samen te werken, maar ze kunnen snel tijdverspilling worden als u ze niet zorgvuldig beheert. Zorg ervoor dat terugkerende teamvergaderingen slechts 15 – 30 minuten duren, zodat uw team tijd heeft om hun eigenlijke werk te doen. U kunt uw vergaderingen ook optimaliseren door:

  • Agenda maken en aantekeningen maken.
  • Waar mogelijk efficiënt en kort vergaderen.
  • Nodig alleen de nodige mensen uit voor de vergadering.
  • Het toewijzen van volgende stappen en taken voordat de vergadering eindigt.

Afsluiten

Samenwerking is een must voor elk team, maar het is een grote uitdaging voor teams op afstand die gescheiden zijn door tijd, taal en geografie. Bij teams op afstand zijn communicatie en duidelijkheid cruciaal. Volg deze 5 best practices om te genieten van het gemak van werken op afstand en om de samenwerking met teams op afstand in uw organisatie te verbeteren.

Het is ook cruciaal om personeelsgegevens te controleren om te zien of deze praktijken en tools werken. Lees meer over hoe de Humanyze-platform kan u helpen de resultaten goed te meten om de samenwerking te verbeteren en de beste resultaten voor de inspanning te garanderen.

Laatst bijgewerkt 02 december 2021