De COVID-19 pandemie en de daaruit voortvloeiende economische crisis hebben de productiviteit en activiteiten van bedrijven over de hele wereld ernstig aangetast.
Als zodanig moeten bedrijfsleiders proactiever dan ooit zijn bij het implementeren van strategieën die hun werknemers voorbereiden op succes, terwijl ze ook kosten, tijd en middelen optimaliseren om productietijdlijnen te halen. De beste manier om dit en andere gewenste resultaten te bereiken, is door bewezen strategieën te implementeren om: operationele efficiëntie verhogen.
Het verbeteren van de operationele efficiëntie van een organisatie zal resulteren in een soepele uitvoering van zowel front- als back-end bedrijfsprocessen (van productie en distributie tot marketing en verkoop) en de tijd en middelen optimaliseren die nodig zijn om genoemde processen succesvol uit te voeren.
Met organisaties die stappen ondernemen om de verschuiving naar hybride werkregelingen en vanwege problemen met de toeleveringsketen is operationele efficiëntie belangrijker dan ooit geworden. Afgezien van het bevorderen van de verbetering van bedrijfsprocessen en het verminderen van verspilling/productiviteitsproblemen, hebben hogere niveaus van operationele efficiëntie een positieve invloed op de klant/werknemers tevredenheid.
Het verbeteren van de operationele efficiëntie is echter geen wandeling in het park. Laten we, om bedrijfsleiders te helpen die van deze voordelen willen profiteren, eens kijken naar zes strategieën om de operationele prestaties te verbeteren.
1. Investeer in de juiste technologie
Sinds de komst van de Vierde industriële revolutie en internet van dingen, technologie is synoniem geworden met en onmisbaar voor het bereiken van gewenste organisatorische resultaten. De juiste technologische tools zorgen voor naadloze toegang tot nauwkeurige, realtime gegevens over financiën, inkoop, voorraadbeheer, supply chain-systemen, administratieve activiteiten en andere bedrijfsprocessen.
Dergelijke tools helpen bedrijfsleiders om binnen het budget te blijven, productietijdlijnen te volgen en bedrijfsprocessen te stroomlijnen, terwijl ze in-office, externe en hybride arbeidskrachten effectief beheren. Dit vertaalt zich in hogere niveaus van operationele efficiëntie.
2. Omarm automatisering
De pandemie heeft de supply chain-processen over de hele wereld verstoord. Terwijl de economische activiteiten geleidelijk aan terugkeren naar een normale toestand, worstelen veel bedrijven om hun concurrentievermogen te behouden in het licht van de krachten die hun industrieën en markten ontwrichten.
Het automatiseren van herhaalbaar werk en dagelijkse activiteiten is een geweldige manier om de algehele operationele efficiëntie te verbeteren. Dit versnelt niet alleen de activiteiten, maar neemt ook de noodzaak weg voor werknemers om alledaagse administratieve taken uit te voeren. Hierdoor kunnen ze zich concentreren op werk met meer toegevoegde waarde, zoals klantenservice en orderafhandeling.
Het proces van het automatiseren van taken vereist ook dat bedrijfsleiders hun interne processen holistisch begrijpen, documenteren, analyseren en herzien - wat bijkomende voordelen oplevert en de reis naar het bereiken van operationele efficiëntie versnelt.
3. Bied mogelijkheden voor continue training en bijscholing
Een andere beproefde strategie die organisaties kan helpen de operationele efficiëntie te verbeteren, is het aanbieden van doorlopende opleidings- en bijscholingsmogelijkheden voor het personeel. Geen enkele organisatie kan een aanvaardbaar niveau van operationele efficiëntie bereiken zonder bekwame medewerkers. Het opleiden van werknemers over de beste praktijken in de sector en hen trainen in innovatieve processen, systemen en technologie zou een constante moeten zijn voor toekomstgerichte bedrijven.
De recente migratie naar hybride werk heeft ook geleid tot een grotere talentenpool voor organisaties over de hele wereld. Een bedrijf dat middelen of programma's voor loopbaanontwikkeling aanbiedt en oprechte interesse toont in de groei van zijn werknemers, zal het voortouw nemen als het gaat om het aantrekken en behouden van toptalent. Bovendien vereist hybride werk dat bedrijfsleiders de manier waarop teams werken veranderen en de juiste technologische hulpmiddelen naar zorgen voor samenwerking over geografisch verspreide teams. Het trainen van medewerkers op kantoor en op afstand om naadloos te werken via digitale kanalen, locaties en tijdlijnen is een zekere manier om de operationele prestaties strategisch te verbeteren.
4. Itereren, meten, herhalen
Grote organisatorische veranderingen in systemen en operationele procedures kunnen vaak de productiviteit verstoren of lager moreel van de werknemer, vooral wanneer dergelijke wijzigingen te snel worden doorgevoerd of met weinig gegevens die ze ondersteunen. Het kan moeilijk zijn om te weten hoeveel het reviseren of aanpassen van traditionele bedrijfsprocessen van invloed zal zijn op de kwaliteit van prestaties, deliverables en productietijden.
In plaats van ingrijpende wijzigingen in bedrijfsprocessen door te voeren, gebruiken slimme bedrijfsleiders gegevens om eerst veranderingen op kleinere schaal door te voeren en de effecten te analyseren, resultaten te bewaken en waar nodig wijzigingen aan te brengen om te zorgen voor een optimale strategie die de gewenste resultaten oplevert. Natuurlijk, zoals we hebben gezien met de snelle verschuiving naar werken op afstand tijdens de pandemie, zijn er gevallen waarin snel grote veranderingen moeten worden doorgevoerd om negatieve gevolgen te voorkomen.
Bijvoorbeeld, een multinationale professionele diensten en vastgoedbeleggingsmaatschappij werd gedwongen om snel en onverwacht over te schakelen naar werken op afstand als reactie op de COVID-2020-pandemie van 19. Om de nadelige effecten van zo'n grote verandering te helpen beperken, heeft het bedrijf gebruik gemaakt van: werkplekanalyses om hen te helpen de impact van werken op afstand op de organisatie en haar mensen te begrijpen en een datagestuurd plan op te stellen voor een veilige, uiteindelijke terugkeer naar het fysieke kantoor.
5. Meet de juiste statistieken
Het meten en volgen van de juiste statistieken is een geweldige manier om de effectiviteit te testen van strategieën die gericht zijn op het verbeteren van de operationele prestaties. Door de huidige prestaties van een organisatie te vergelijken met benchmarks, kunnen bedrijfsleiders gemakkelijker zien hoe ver ze zijn gekomen, patronen of trends ontdekken die tot succes leiden en gebieden identificeren die verdere verbetering behoeven.
Ook kan het analyseren en implementeren van inzichten die zijn verkregen uit feedback van consumenten en werknemers, helpen bij toekomstige operationele verbeteringsstrategieën. Bovenstaande kan met software voor werkplekanalyse die kan helpen bij het bewaken van de impact van veranderingen, beslissingen of initiatieven op de organisatie en om continue, gegevensgestuurde verbeteringen aan te brengen die zowel uw bedrijf als uw werknemers ten goede komen. Werkplekanalyses helpen bedrijven om betere organisatieresultaten te behalen door management, HR en werkplekbeslissingen snel en zeker te informeren.
6. Verbeter de samenwerking en het moreel op de werkplek
Het kan voor bedrijfsleiders gemakkelijk zijn om verdwaald te raken in het analyseren van kwantitatieve statistieken, het stroomlijnen van processen en het inzetten van nieuwe technologie op weg naar het verbeteren van de operationele efficiëntie. Echter, het stimuleren van het moreel op de werkplek, het instellen van een cultuur van effectieve samenwerking, en het aanmoedigen van sterke relaties tussen individuele medewerkers en tussen teams zijn geweldige manieren om de operationele en organisatorische efficiëntie te verbeteren. Goed opgeleide en gestimuleerde werknemers zijn zeer betrokken op het werk en zullen taken eerder binnen het schema voltooien. Bovendien kan het hebben van tevreden, productieve en zeer betrokken medewerkers voor de lange termijn het succes op lange termijn van operationele efficiëntie-initiatieven garanderen.
Afsluiten
Het verbeteren van de operationele efficiëntie vereist een strategische aanpak die gericht is op het verfijnen van organisatieprocessen, het actualiseren van processen, het aanpassen van de bedrijfsvoering, het upgraden van technologie en het bijscholen van medewerkers. Het doel van het bovenstaande is het bereiken van kaizen - de continue stapsgewijze verbetering van al deze aspecten om de productiviteit te verhogen en de gewenste bedrijfsdoelstellingen te behalen.
Het is belangrijk op te merken dat het verbeteren van de operationele efficiëntie geen eenmalige actie is - het is een continu proces van het optimaliseren van mensen, processen, technologie en financiën. Een dergelijke aanpak zal zowel kwantitatieve winsten opleveren (door kosten te besparen en productieniveaus te verhogen) als kwalitatieve voordelen (hogere klanttevredenheid en een zeer betrokken personeelsbestand).
