Hoewel de meeste leiders het belang van cross-functionele teamsamenwerking inzien, blijft het voor veel organisaties een grote uitdaging. Het samenbrengen van medewerkers van verschillende afdelingen (zo gevarieerd als verkoop, IT, HR, ontwikkeling en logistiek) en achtergronden om projecten te voltooien en innovatie te stimuleren, brengt unieke voordelen en obstakels met zich mee.
Medewerkers en teams zijn vaak gewend om op een bepaalde manier te werken, te communiceren en samen te werken. Het kan een schokkende ervaring zijn wanneer ze deel gaan uitmaken van een multifunctioneel team en moeten schakelen en gedrag moeten veranderen om de projectdoelstellingen te bereiken. Het oplossen van deze problemen en het samenstellen van een afdelingsoverschrijdend team dat werkt als een goed geoliede machine, kan een uitdagende taak zijn, en de invoering van hybride en externe werkstijlen voegt nog meer complexiteit toe.
Traditionele methoden voor het verbeteren van samenwerking tussen teams zijn van oudsher gekoppeld aan persoonlijke werkopstellingen. Bij werken op afstand en hybride werkomgevingen, moeten bedrijfsleiders niet alleen samenwerking tussen teams faciliteren in hun fysieke werkruimten, maar ze moeten dit ook virtueel doen. Laten we, om u te helpen deze uitdagingen effectief aan te pakken, eens kijken naar vijf methoden die u kunt gebruiken om de samenwerking tussen teams op het werk te verbeteren.
1. Zorg voor buy-in en ondersteuning van leiderschap
A Harvard Business Review-onderzoek onthult dat 75% van de cross-functionele teams disfunctioneel zijn omdat ze niet aan enkele of alle van de volgende criteria voldoen:
- Afstemming behouden met de bedrijfsdoelstellingen van het bedrijf
- Voldoen aan de verwachtingen van de klant
- Voldoen aan specificaties
- Op schema blijven
- Een gepland budget halen
Aan de andere kant geeft het rapport ook aan dat teamoverschrijdende projecten een slagingspercentage van 76% hebben wanneer ze worden geleid door een team van leiders van verschillende afdelingen of een leidinggevende op hoog niveau. Deze bevindingen benadrukken het belang van top-down leiden als het gaat om samenwerking tussen teams en het algehele succes van de organisatie.
Leiderschapsgedrag en voorbeelden hebben een krachtige invloed op het vermogen van multifunctionele teams om doelen en doelstellingen te bereiken. Als zodanig moeten organisaties ervoor zorgen dat het management zichtbaar, transparant en toegankelijk is voor teamleden.
Hoewel het niet realistisch is dat leiders bij alle teamvergaderingen aanwezig zijn, is het essentieel dat ze komen opdagen voor voortgangsvergaderingen op hoog niveau, strategiesessies en wekelijkse/maandelijkse projectstatusrapporten. Er moeten ook verschillende communicatiekanalen beschikbaar zijn voor teamoverschrijdende leden om een naadloze communicatie tussen henzelf en hun leiders te vergemakkelijken.
2. Beloon teamprestaties en vier projectmijlpalen
De energie, opwinding en toewijding van het team zijn meestal hoog bij de lancering van een nieuw project, maar het wordt moeilijk om zo'n momentum vast te houden naarmate de tijd vordert. Zodra teamleden de dagelijkse strijd en uitdagingen tegenkomen die nodig zijn om een project te voltooien, kunnen ze gedemotiveerd raken, waardoor het teamoverschrijdend momentum eronder lijdt.
Bedrijfsleiders kunnen samenwerking tussen teams inspireren en stimuleren door teamleden iets te geven om naar uit te kijken door projectmijlpalen te herkennen, teamprestaties te belonen en doorbraken op het gebied van samenwerking. Hoewel erkenning van het management welkom is, voelen medewerkers zich meer gewaardeerd wanneer collega's hun inspanningen erkennen en toejuichen. Erkenning door collega's is een krachtige motiverende factor en kan helpen bij het opbouwen van sterkere banden, het bevorderen van goodwill onder teamleden en het bevorderen van samenwerking tussen teams.
3. Bouw een vertrouwensrelatie op tussen teamleden
Vertrouwen is een essentieel ingrediënt van goed presterende teams. Om dergelijke vertrouwensrelaties te kunnen vormen, moeten teamoverschrijdende leden tijd met elkaar doorbrengen om elkaar te leren kennen en betekenisvolle kameraadschap op te bouwen in verschillende omgevingen. Hoewel verschillende strategieën kunnen worden gebruikt (in een fysieke kantooromgeving) om dit te bereiken, vereist de huidige opzet van werken op afstand dat HR-personeel buiten de gebaande paden moet denken. Enkele strategieën die kunnen worden gebruikt om de band te versterken en vertrouwen tussen teamoverschrijdende leden op te bouwen, zijn onder meer:
- Het hosten van online sociale evenementen en het aanmoedigen van teamleden om virtual reality-games te spelen die de binding vergemakkelijken
- HD-videoconferentieoplossingen gebruiken om teamleden op afstand persoonlijk met elkaar te laten communiceren, waardoor de indruk wordt gewekt dat ze zich in dezelfde ruimte bevinden
4. Geef duidelijk de teamdoelen en doelstellingen weer
Zodra teamoverstijgende medewerkers elkaar leren kennen en een verstandhouding opbouwen, is het een goed idee om een teamcharter waarin het doel en de algemene doelen van het team worden geschetst en de rollen die individuele leden zullen spelen bij het bereiken van de gestelde doelen. Het handvest moet bevatten:
- Doel
- Missie en doelstellingen
- Teamrollen
- Verwachtingen
- Budget en middelen
- Plan
Wanneer teamleden begrijpen wat het algemene doel is en hun aandeel (en dat van andere teamleden) om dit te realiseren, voelen ze zich meer op één lijn met de doelen van de organisatie en kunnen ze effectiever samenwerken.
5. Informele communicatiehubs instellen voor externe, hybride en in-office medewerkers
Het centraliseren van communicatie is een belangrijke stap in de richting van het bevorderen van teamsamenwerking. Door een speciale ruimte opzij te zetten en deze uit te rusten met een "always-on" videoportaal kan kameraadschap worden bevorderd door communicatie tussen teamleden op kantoor en externe werknemers mogelijk te maken tijdens gedeelde werkuren. Of het nu persoonlijk, op afstand of hybride is, het creëren van omgevingen waarin teamleden informeel met elkaar kunnen communiceren en geïmproviseerde vergaderingen kunnen houden - twee elementen die innovatie door spontane samenwerking aanzienlijk bevorderen.
Afsluiten
Hoewel echte samenwerking tussen teams meer draait om de betrokken mensen dan om software, kunnen de juiste oplossingen en tools helpen om een betekenisvolle impact te hebben. In een wereld waarin werken op afstand en hybride werken steeds populairder worden, hebben organisaties software nodig die communicatie bevordert en samenwerking tussen teams verbetert door silo's te doorbreken en teamwerk te vereenvoudigen. Voor degenen die op kantoor blijven, is het net zo belangrijk om gebruik te maken van tools en werkruimteontwerpen die effectieve samenwerking bevorderen ook persoonlijk in teams.
Het belangrijkste is dat leiders het juiste moeten benutten data en analyse om te begrijpen hoe gedragspatronen en teamsamenwerking de bedrijfsresultaten beïnvloeden. Als deze inzichten correct en ethisch worden gebruikt, kunnen ze latente kansen voor bedrijfsleiders en HR-personeel aan het licht brengen om de samenwerking tussen teams te verbeteren waar dat het meest nodig is. Door te ontdekken wat werkt en wat niet, kunnen organisaties continue verbeteringen doorvoeren om naadloze samenwerking te vergemakkelijken en zowel de werknemerservaring als de teamproductiviteit te maximaliseren.
