Nu staats- en lokale autoriteiten de COVID-19-beperkingen versoepelen, ontwikkelen meer bedrijven beleid om het proces om hun personeel ‘weer naar kantoor’ te brengen te begeleiden. Hoe dat eruit ziet, kan echter aanzienlijk verschillen van bedrijf tot bedrijf. Bepaalde bedrijven kunnen er baat bij hebben om waar mogelijk door te gaan met werken op afstand, andere nemen een hybride model dat werken op afstand en on-site combineert, en anderen werken eraan om hun teams zo snel mogelijk fulltime terug naar het fysieke kantoor te brengen.
Gezien de verschillen in hoe "weer aan het werk gaan" van het ene bedrijf naar het andere, is er geen enkel terugkeerbeleid dat universeel op elk bedrijf van toepassing is. Hier volgt een overzicht van de essentiële stappen en best practices die u kunnen helpen bij het ontwikkelen van een effectief beleid voor terugkeer naar werk dat voldoet aan de behoeften van uw bedrijf en uw personeel.
Bepaal welke werknemers zullen terugkeren (en in welke hoedanigheid)
Nadat u hebt bepaald of een gedeeltelijke of volledige terugkeer naar het fysieke kantoor het beste past bij uw organisatie, is de volgende belangrijke stap bij het ontwikkelen van een effectief beleid voor terugkeer naar werk het identificeren van welke teamleden het meest baat zouden hebben bij terugkeer en in welke hoedanigheid. Brengt u uw volledige personeelsbestand fulltime of parttime terug naar de fysieke werkplek, of blijven sommige rollen geheel of gedeeltelijk op afstand? U kunt besluiten om werknemers met een hoog risico op complicaties door COVID-19 of degenen die angstig zijn of bang zijn om terug te keren naar de fysieke werkplek toe te staan om op afstand te blijven werken. In andere gevallen informeren organisaties hun strategie op basis van welke teams het meest negatief werden beïnvloed of verstoord door de verschuiving naar werken op afstand, evenals groepen waarvan ze sterk afhankelijk zijn om hun werk te doen. Ongeacht de strategie, het is absoluut noodzakelijk om schriftelijke richtlijnen te geven over de stappen die werknemers moeten nemen om doorlopende regelingen voor werken op afstand of hybride werk aan te vragen en het proces voor het goedkeuren van verzoeken. Indien rollen of functieverantwoordelijkheden veranderen om de productiviteit te ondersteunen, gebruikt u uw schriftelijke terugkeer naar het werk-beleid om transparantie te bevorderen en de verwachtingen van werknemers vast te stellen.
Voor sommige bedrijven kan het zinvol zijn om alle details schriftelijk vast te leggen in uw overkoepelende beleid voor terugkeer naar het werk. Voor anderen moet per geval worden beslist of individuele werknemers of bepaalde teams op afstand blijven, fulltime terugkeren naar de fysieke werkplek of een combinatie van beide (hybride werk). In deze scenario's kan het nuttig zijn om het besluitvormingsproces te schetsen, maar de details voor elk teamlid of elke rol in een geïndividualiseerd schriftelijk beleid te bespreken.
Richtlijnen maken voor gezondheidsscreening, quarantaine en testen
Een ander belangrijk element van elke strategie voor terugkeer naar het werk is het hebben van schriftelijke richtlijnen voor gezondheidsscreening, quarantaine en testen. Zal uw bedrijf eisen dat werknemers een negatieve COVID-19-test ondergaan voordat ze weer aan het werk gaan? Welke dagelijkse processen zullen er zijn voor gezondheidsscreening en symptoombewaking? Neem een lijst op met symptomen waar werknemers op moeten letten, wanneer ze thuis moeten blijven en wanneer en hoe ze de aanwezigheid van symptomen moeten melden. U kunt bijvoorbeeld eisen dat werknemers personeelszaken op de hoogte stellen als ze twee of meer symptomen ervaren, isoleren totdat ze zijn getest en een negatief COVID-19-testresultaat verstrekken voordat ze terugkeren naar de werkplek.
Bedrijven moeten ook nadenken over hoe ze omgaan met het traceren van contacten. Als een werknemer positief test op COVID-19, hoe informeert u dan uw naaste contacten over de noodzaak om in quarantaine te gaan en hoe lang moeten ze in quarantaine als ze worden blootgesteld? Vergeet niet te verwijzen naar een toepasselijke staats-, lokale of brancherichtlijnen om ervoor te zorgen dat uw beleid in overeenstemming is met: vereisten en best practices.
Verwachtingen voor sociale afstand en hygiëne schetsen
Als een deel van of al uw personeel terugkeert naar het werk op locatie, schets dan uw verwachtingen en bedrijfsbeleid met betrekking tot sociale afstand op de fysieke werkplek. Dit kan beleid omvatten voor het gebruik van gemeenschappelijke ruimtes, processen voor het reserveren van gedeelde ruimtes zoals vergaderruimten voor vergaderingen, en eventuele vereisten voor het behouden van een veilige fysieke afstand tussen werknemers wanneer mogelijk op het werk.
Het is ook handig om uw beleid voor hygiëne te schetsen, inclusief regelmatig handen wassen, de beschikbaarheid van handdesinfecterend middel op de hele werkplek en beleid voor het reinigen en desinfecteren van individuele en gedeelde werkruimten.
Beschrijf beschikbare ondersteuningen en services
Een van de belangrijkste elementen van een effectief beleid voor terugkeer naar het werk is het duidelijk maken van de toewijding van het bedrijf aan het creëren van een positieve en ondersteunende werkomgeving en het helpen van werknemers om een gezonde balans tussen werk en privé. Beschrijf de ondersteuning en diensten die beschikbaar zijn voor werknemers in uw terugkeer naar het werk-beleid, zoals diensten voor gezondheidszorg en geestelijke gezondheidszorg, diensten om werknemers te helpen omgaan met financiële uitdagingen waarmee ze te maken kunnen krijgen als gevolg van de COVID-19-pandemie, en initiatieven om werknemers te helpen het hoofd te bieden met stress of angst. Voeg informatie toe over de beschikbaarheid van betaald verlof en de stappen die uw bedrijf neemt om de privacy van werknemers te waarborgen.
Deze ondersteuning en diensten kunnen ook financiële of technologische middelen omvatten om werknemers te ondersteunen bij bedrijven die blijven werken op afstand of hybride werken. Als uw bedrijf bijvoorbeeld financiële steun biedt om werknemers te helpen bij het opzetten van een permanente externe werkruimte of andere hulpmiddelen of apparatuur om extern of hybride werk te ondersteunen, neem deze details dan op in uw polis, zodat uw personeel volledig op de hoogte is van de middelen die voor hen beschikbaar zijn.
Maak gebruik van werkplekanalyses om uw strategie te bepalen
Omdat terugkeer naar het werk er voor elke organisatie anders uitziet, kan het gebruik van werkplekanalyses u helpen een op maat gemaakte, gegevensgestuurde strategie te creëren die effectiever voldoet aan de behoeften van uw personeel. Oplossingen voor werkplekanalyse kan u realtime, kwantitatieve gegevens bieden om de besluitvorming te informeren, interne benchmarks opstellen om de effectiviteit in de loop van de tijd te controleren en continue verbeteringen aanbrengen om een ondersteunende, productieve werkomgeving te garanderen voor elk lid van uw personeelsbestand, of ze nu op afstand werken , fulltime of parttime terugkeren naar de fysieke werkplek of een hybride werkmodel aannemen.
Bijvoorbeeld één multinationale professionele dienstverlener en vastgoedbeleggingsmaatschappij gebruikte Humanyze om te begrijpen hoe de plotselinge en onverwachte verschuiving naar werken op afstand de organisatie en haar mensen beïnvloedde om een datagestuurd plan te ontwikkelen voor de uiteindelijke terugkeer naar de fysieke werkplek. Het bedrijf gebruikte Humanyze's Organizational Health Platform om te begrijpen welke delen van de organisatie baat zouden hebben bij terugkeer naar kantoor en welke delen van de organisatie net zo effectief zouden kunnen blijven als ze op afstand werken.
A multinationale autofabrikant werkte ook samen met Humanyze om een nieuw langetermijnbeleid voor werken op afstand te implementeren en hun plannen om over te schakelen naar een flexibelere werkcultuur te versnellen, waardoor werknemers het kantoor kunnen gebruiken wanneer dat nodig is, terwijl ze voornamelijk op afstand werken. Het Humanyze Organizational Health Platform™ stelde hen in staat om meer subjectieve metingen (zoals medewerkersonderzoeken) aan te vullen om de initiële impact van werken op afstand op de organisatorische effectiviteit te meten, met een bijzondere focus op het welzijn van medewerkers en effectieve samenwerking. Door continu de impact van de nieuwe flexibele werkomgeving op de organisatie te meten, kan het bedrijf nu specifieke aandachtsgebieden isoleren en proactief ingrijpen om het succes van de transitie op lange termijn te verzekeren.
Werkplekanalyses kunnen u helpen de impact van de terugkeer naar het werk te meten - hoe dat er ook uitziet in uw organisatie - en een beter begrip te krijgen van de dynamiek die van invloed is op de prestaties. Gewapend met deze gegevens kunt u een aangepast beleid voor terugkeer naar werk ontwikkelen en u gemakkelijk aanpassen aan de veranderende behoeften van uw personeel naarmate uw organisatie zich in het 'nieuwe normaal' nestelt.
