Het moderne personeelsbestand heeft zich aangepast aan verschillende veranderingen die van invloed zijn geweest op de manier waarop we ons werk uitvoeren. Een van de meest voor de hand liggende is de COVID-19-pandemie, die ertoe heeft geleid dat veel bedrijven volledig zijn overgestapt op afgelegen of hybride werkplekken. Deze veranderingen bieden ook een uitstekende gelegenheid om manieren te vinden om de samenwerking te verbeteren.
Veel bedrijven worden ondersteund door gedistribueerde teams verspreid over verschillende staten of zelfs over de hele wereld. Volgens een onderzoek uitgevoerd door de Instituut voor Bedrijfsproductiviteit (i4cp) en Rob Cross, Edward A. Madden Professor of Global Business aan het Babson College, "hebben hoogpresterende organisaties tot 5.5x meer kans dan minder presterende om de effectiviteit van individuen, teams en leiders in samenwerking te stimuleren." Uit het onderzoek bleek dat de belangrijkste onderscheidende factor tussen productieve en onproductieve samenwerking neerkomt op een doel, waarbij het doelgericht nastreven van samenwerking organisaties in staat stelt om samenwerking effectiever te benutten om bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Effectieve samenwerking resulteert uit een effectieve bedrijfscultuur dat gedragen wordt door het management en de hele organisatie omvat.
In dit bericht hebben we 25 tips van experts verzameld die u kunnen helpen bij het ontwikkelen van een meer collaboratieve werkplek. Als werknemers op zoek zijn naar zinvol werk en een duidelijkere benadering van de balans tussen werk en privéleven, zijn er veel stappen die een bedrijf kan nemen om een inclusieve mensenstrategie ontwikkelen.
- Strategisch gebruik maken van vergaderingen om effectieve samenwerking te verbeteren
- Leiderschapstips voor effectievere samenwerking
- Communicatietips voor effectieve samenwerking
- Een omgeving creëren die effectieve samenwerking ondersteunt
Strategisch gebruik maken van vergaderingen om effectieve samenwerking te verbeteren
1. Bereid formele vergaderagenda's voor. Met een goede voorbereiding is de kans veel groter dat vergaderingen effectiever en meer op samenwerking gericht zijn. Het definiëren van een duidelijke agenda voor elke vergadering en rekening houdend met de rol van elke persoon die aanwezig is, zullen alle betrokkenen begrijpen hoe ze kunnen deelnemen en wat hun individuele verwachtingen zouden moeten zijn.
2. Gebruik ijsbrekervragen. Een vergadering of discussie die op een ongemakkelijke manier begint, zal waarschijnlijk niet herstellen. In plaats van te beginnen met de formele agenda-onderwerpen, kan het zinvol zijn om: stel de groep een ijsbrekervraag zoals wat alle aanwezigen het afgelopen weekend hebben gedaan. Een van de beste manieren om teamwerk te verbeteren, is door medewerkers voldoende kansen te geven om meer over elkaar te weten te komen.
3. Organiseer een startbijeenkomst. Telkens wanneer een nieuw team wordt opgericht om aan een gemeenschappelijk doel te werken, is het een goed idee om: een formeel kick-off evenement houden. Dit geeft teamleden niet alleen de kans om vragen te stellen en meer te weten te komen over het project, maar helpt ook om een gedeeld gevoel van eigenaarschap te creëren. Deze vergaderingen hoeven niet ingewikkeld of zelfs lang te zijn, afhankelijk van de complexiteit van het project. Het is altijd een goed idee om teamleden om feedback over de agenda te vragen.
Leiderschapstips voor effectievere samenwerking
4. Stel duidelijke doelen. Werknemers zullen eerder met elkaar samenwerken als ze hun individuele rollen en de teamdoelen duidelijk begrijpen waar iedereen naartoe werkt. Goed gedefinieerde doelen geven het hele team een gevoel van gedeeld doel en kunnen helpen bij het bevorderen van innovatie en probleemoplossing. Een duidelijk teken van een effectief team is een team dat zichzelf kan beoordelen en problemen kan identificeren die in de loop van de tijd tot zinvolle verbeteringen leiden.
5. Moedig leiders aan om gezamenlijk gedrag te vertonen. Een van de slechtste dingen die u kunt doen bij het verbeteren van de samenwerking, is een leiderschapsteam hebben dat niet het gedrag en de waarden belichaamt die u promoot. Als een manager het ene zegt en het andere doet, riskeert dit elk gevoel van authenticiteit te verpesten. Werknemers op alle niveaus moeten ernaar streven om werk nauw samen en gebruik de tools en praktijken die er zijn.
6. Communiceer verwachtingen voor samenwerking. Het is gemakkelijk om een cheerleader te zijn voor samenwerking, maar zonder duidelijke richting kan het een uitdaging zijn voor werknemers om te begrijpen wat ze moeten doen. In plaats van generieke uitspraken over nauwer samenwerken, streef je naar: duidelijke verwachtingen bieden aan iedereen. De richtlijnen moeten goed aansluiten bij de waarden van het bedrijf en specifieke gedragingen en best practices beschrijven.
7. Definieer de bedrijfscultuur. Als een bedrijfscultuur goed is ontworpen en wordt ondersteund, moet deze echt het gedrag en de acties van werknemers in de hele organisatie vertegenwoordigen. Maak een slide-deck en ondersteunende materialen die: de missie, visie en kernwaarden definiëren van het bedrijf. Deze punten moeten als leidraad dienen voor werknemers en kunnen bijzonder krachtig zijn bij het beheren van klantcommunicatie en uitdagingen.
8. Bereid u voor op onverwachte veranderingen. De opkomst van COVID-19 heeft ons er allemaal aan herinnerd dat er op elk moment drastische en onverwachte veranderingen kunnen plaatsvinden. Bedrijven die in staat zijn om hun communicatieplatforms en werkplekomgevingen te ontwikkelen en te verbeteren, zullen beter gepositioneerd zijn om: aanpassen aan toekomstige veranderingen. Het is belangrijk om een stabiel systeem te creëren waartoe werknemers toegang hebben, maar het is ook een goed idee om ervoor te zorgen dat het kan worden gewijzigd wanneer dat nodig is.
9. Vier overwinningen vaak. Vooral als het gaat om langdurige en complexe projecten, is het niet altijd gemakkelijk voor medewerkers om de prestaties die ze onderweg behalen te waarderen. Teams kunnen profiteren van tijd nemen om overwinningen en mijlpalen te vieren samen in een formele of informele setting. Deze vieringen kunnen klein zijn en hoeven geen grote evenementen te zijn, aangezien elke kans om erkend en gewaardeerd te worden waardevol is.
Communicatietips voor effectieve samenwerking
10. Stimuleer actief luisteren. Een deel van de uitdaging bij het faciliteren van effectieve communicatie op de werkplek is het balanceren van discussies tussen verschillende teamleden. Dit kan bijzonder moeilijk zijn bij het omgaan met verschillende culturen, persoonlijkheden en uitdagende onderwerpen. Het helpen van medewerkers, en vooral managers, hun actieve luistervaardigheid ontwikkelen kan ervoor zorgen dat iedereen zich gehoord en meer betrokken voelt.
11. Segmenteer berichten op basis van werknemersrollen en locaties. Dit is vooral belangrijk geworden tijdens de COVID-19-pandemie, omdat verschillende landen unieke richtlijnen hebben als het gaat om sociale afstand en gezondheidsprotocollen. Duidelijke communicatie in deze tijden is een noodzaak, en zelfs e-mails kunnen een integrale rol spelen om iedereen op de hoogte te houden. Duidelijke segmenten en werkgroepen definiëren for communication stelt u in staat om op elk moment snel een bericht naar de juiste personen te sturen.
12. Gebruik verschillende formaten voor verschillende berichten. Wanneer de noodzaak om bepaalde informatie te communiceren zich voordoet, denk dan goed na over: het formaat dat je gebruikt om het te delen. Sommige communicatie werkt mogelijk het beste als sms-berichten, terwijl andere meer geschikt zijn voor een e-mail of telefoontje. Bijzonder belangrijke of gevoelige informatie kan ook een vergadering vereisen om vragen en discussie mogelijk te maken om eventuele verwarring weg te nemen en ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit.
13. Verwaarloos asynchrone communicatie niet. Asynchrone communicatie omvat: informatie die op verschillende tijdstippen wordt gedeeld. Een voorbeeld is een bericht op een prikbord van een bedrijf waarop anderen te allen tijde kunnen reageren. Veel samenwerkingsplatforms bevatten functies die deze vorm van communicatie mogelijk maken. Asynchrone communicatie kan bijzonder effectief zijn voor teams op afstand en degenen die in meerdere tijdzones werken.
14. Gebruik hybride communicatiemodellen. Een van de beste manieren om de communicatie te bevorderen en de samenwerking te verbeteren, is door medewerkers een aantal verschillende manieren om te communiceren met elkaar. Door verschillende tools te gebruiken, zoals e-mail, instant messaging en een bedrijfsintranet, kunnen werknemers informatie communiceren op een manier die voor hen effectief is. Dit maakt het voor iedereen gemakkelijker om op elk moment inzichten te delen en bij te dragen aan een individuele, team- of bedrijfsdiscussie.
15. Profiteer van informele samenwerking. Je kunt zeker veel bereiken in vergaderingen en formeel georganiseerde werkzaamheden, maar het meeste echte werk wordt tussen de medewerkers onderling gedaan. Door het voor medewerkers gemakkelijk te maken om samen te komen en te communiceren, wordt niet alleen de samenwerking verbeterd, maar kunnen velen van hen ook langdurige of zelfs levenslange relaties aangaan. Extern houden sociale mediahulpmiddelen zoals LinkedIn in gedachten bij het ontwikkelen van bedrijfscommunicatiestrategieën om informele samenwerking te ondersteunen.
16. Begrijp de pijnpunten van werknemerscommunicatie. Met het grote aantal vergaderingen op afstand dat tegenwoordig plaatsvindt, is "Zoommoeheid" een echt iets geworden. Veel werknemers staren meerdere uren per dag naar hun scherm om hun werkfuncties uit te voeren. Het gebruik van computers voor vergaderingen is noodzakelijk, maar moet goed worden begrepen. De tijd nemen om te luisteren naar feedback en suggesties van medewerkers kan helpen productiviteit en communicatie verbeteren tegelijkertijd.
17. Organiseer notities en feedback. Wanneer medewerkers samenwerken om een nieuwe strategie te ontwikkelen of een belangrijk document te herzien, kunnen ze ideeën op een aantal verschillende manieren delen. Nadat het werk van brainstormen en delen is gedaan, is het stellen van duidelijke verwachtingen voor aantekeningen en feedback verwerken helpt voorkomen dat er een achterstand ontstaat met gedeeltelijk uitgewerkte ideeën. Asynchrone samenwerkingstools zijn een essentiële troef, maar moeten goed worden beheerd om de meeste waarde uit de communicatie te halen.
Een omgeving creëren die effectieve samenwerking ondersteunt
18. Geef prioriteit aan werknemerservaring. Dingen bekijken vanuit het perspectief van werknemers kan u helpen veel te leren over de werkcultuur en enkele van de communicatie-uitdagingen waarmee uw bedrijf te maken kan krijgen. Door wat tijd te besteden aan de werknemerservaring en manieren te vinden om zowel de digitale als de fysieke werkomgeving te verbeteren, kan dit ertoe bijdragen dat werknemers zich meer tevreden en comfortabel voelen op het werk.
19. Verbeter de kantoorervaring. Aangezien werknemers in veel gevallen gewend zijn geraakt aan een volledig externe werkomgeving, kan dit een uitdaging vormen voor degenen die terugkeren naar een fysieke kantoorlocatie. Een manier waarop bedrijven zich op deze verschuiving kunnen voorbereiden en de interactie tussen werknemers kunnen bevorderen, is door: maak de kantoorruimtes zo uitnodigend mogelijk. Dit kan het verbeteren van connectiviteit, ergonomie, voorzieningen en andere gebieden zijn die uw werknemers waarderen.
20. Volg stroom van acties. Vooral voor externe of hybride teams kan het voor werknemers moeilijk zijn om te volgen en te begrijpen wat hun collega's doen. Dit kan het voor werknemers moeilijk maken om banden te smeden en de manier waarop ze met elkaar communiceren te verbeteren. Gebruik maken van een gedeeld digitaal platform dat teamwork bevordert kan de zichtbaarheid en afstemming tussen alle betrokkenen helpen verbeteren.
21. Neem de nodige veiligheidsmaatregelen. Het gebruik van technologieën voor werken op afstand en samenwerkingstools vereist een nauwkeurige kijk op beveiligingspraktijken. Het handhaven van de beveiliging van een verspreid netwerk is een uitdaging voor zelfs de slimste organisaties. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle soorten digitale en fysieke communicatieplatforms zijn veilig en altijd goed onderhouden.
22. Creëer technologiegedreven samenwerkingsruimten. Internetsnelheden en technologische verbeteringen hebben audio- en videoconferenties tegenwoordig opmerkelijk handig gemaakt. Om meer communicatie tussen medewerkers te bevorderen, kunt u overwegen een aantal verschillende werkruimten die zijn verbonden met technologiesystemen. Door het voor medewerkers gemakkelijk te maken om materialen te verzamelen en te delen, is een lange weg te gaan naar het ontwikkelen van een sterke samenwerkingscultuur.
23. Creëer een positieve werkomgeving. Met alle discussie over efficiëntie en technologische hulpmiddelen, kan het gemakkelijk zijn om te vergeten dat het uw uiteindelijke doel is om de ervaring van werknemers te verbeteren. Elke persoon is uniek en kan een werkomgeving waarderen dat is handig, positief en uitnodigend. Een moderne werkplek moet er geweldig uitzien, werkprocessen ondersteunen en werknemers een aantal ruimtes bieden om samen te komen.
24. Zorg voor consistente tools. Geen enkele medewerker wil om de paar maanden verschillende systemen doorzoeken om een bericht te vinden of een nieuwe tool te leren. Consistentie is een topprioriteit bij het selecteren en uitrollen van communicatiemiddelen die uw werkplek ondersteunen. Probeer ook systemen zorgvuldig te testen voordat u ze formeel aan het personeel vrijgeeft en neem de tijd om te integreren en vereenvoudig communicatieworkflows zo veel mogelijk.
25. Bevorder leren en ontwikkeling. Veel werknemers willen loopbaanontwikkeling om de kans te krijgen hun vaardigheden toe te passen op: nieuwe projecten en leermogelijkheden. Bedrijven die bewust nemen van risico's en leren van fouten aanmoedigen, realiseren vaak meer innovatie en effectiviteit op de werkplek. Een sterk leer- en ontwikkelingsprogramma is een waardevolle bron voor open communicatie en de ontwikkeling van toekomstige leiders.
Effectieve samenwerking is een van de grootste succesfactoren in moderne organisaties. Door deze 25 tips van experts te volgen, kunt u zich aansluiten bij de huidige goed presterende organisaties door de juiste processen en technologieën te implementeren om de samenwerking te verbeteren en effectieve samenwerking tussen individuen, teams en leiders te stimuleren.
