Mede dankzij de toename van hybride en werken op afstand, is Workplace Analytics een onmisbare competentie geworden voor moderne organisaties die concurrerend willen blijven door een datagestuurde benadering van zakelijke besluitvorming te omarmen.
Workplace Analytics (WPA) is de kwantitatieve meting en analyse van gedragsmetadata van systemen die eigendom zijn van het bedrijf waarop werknemers werk uitvoeren, zoals e-mail-, agenda- en chattools, evenals werkpleksensoren en andere samenwerkingstools. Niet te verwarren met "Personeelsanalyse”, dat zich meer bezighoudt met het analyseren van HR-statistieken zoals retentiepercentages en cost-per-hire, richt Workplace Analytics zich op samenwerking en hoe werk binnen en tussen teams wordt gedaan.
Vergeleken met meer gevestigde bedrijfssystemen is Workplace Analytics relatief nieuw, waarbij de meeste leveranciers oplossingen aanbieden die minder dan tien jaar oud zijn. Er is ook nogal wat variatie in kwaliteit, mogelijkheden en referenties tussen leveranciers. Iedereen die Workplace Analytics-leveranciers nauwkeurig evalueert, zal grote verschillen zien in de manier waarop de verschillende oplossingen op de markt gegevensverzameling en -interpretatie ondersteunen en mogelijk maken, inzichten afstemmen (of niet afstemmen) op specifieke use-cases, hun standpunt over en omgang met persoonlijke gegevens, en de algehele betrouwbaarheid van hun statistieken en inzichten. Vanwege dit, en het ontbreken van veel bewezen evaluatiesjablonen voor het selecteren van een leverancier, kan het ontmoedigend en moeilijk zijn om te beoordelen welke leveranciers te vertrouwen zijn voor welke use-cases.
Bedrijfsleiders, managers en analisten die (terecht) werkplekanalyses in hun organisatorische toolkit willen opnemen, moeten rekening houden met de volgende criteria voordat ze een selectie maken:
1. Wordt de privacy van werknemersgegevens beschermd? Hoe?
Werkgevers worden steeds vaker onder de loep genomen op schadelijkheid toezicht door werknemers praktijken die het vertrouwen van werknemers schaden en het bedrijfsresultaat in gevaar brengen. Hoewel de meeste Workplace Analytics-leveranciers voldoen aan de basisprivacyvereisten, betekent dit in deze nieuwe wereld van werk, waar de regelgeving de snelheid van innovatie niet kan bijhouden, niet noodzakelijkerwijs dat ze het individu volledig beschermen. Het beschermen van individuele privacy gaat verder dan het naleven van de AVG en andere fundamentele privacyvereisten. Het betekent ook een stap verder gaan om checks-and-balances te creëren voor de bescherming van privacy, en rekening houden met de mogelijkheid van verkeerde interpretaties op basis van inzichten op individueel niveau, die vaak niet indicatief zijn voor de algehele effectiviteit.
Als het goed wordt gedaan, hebben leveranciers geen toegang nodig tot persoonlijk identificeerbare informatie, zoals namen of e-mailadressen van personen. Bovendien moeten hun inzichten in geaggregeerde vorm worden geleverd om te beschermen tegen verkeerde interpretatie, onrechtmatig gebruik of mogelijke identificatie van personen. Tot slot, stel bij het beoordelen van een WPA-leverancier vragen over de stappen die ze nemen en de inhoud die ze maken om hun werknemers, hun klanten en de branche voor te lichten over ethiek en privacy in de branche. Op basis van hun antwoorden en de inhoud die ze hebben gemaakt, kunt u een duidelijker beeld krijgen van de vraag of ze zullen dienen als een vertrouwde partner bij het navigeren door gegevensprivacy en ethiek, of dat ze gewoon ongefundeerde marketingclaims maken.
2. Integreren ze gegevens uit essentiële bedrijfssystemen?
Uw Workplace Analytics-provider moet kwantitatief inzicht kunnen bieden op basis van representatieve gegevens van de volledige werkdag van werknemers. Dit vereist het analyseren van zoveel mogelijk gegevensbronnen waarin werknemers hun tijd besteden aan interactie met collega's om werk gedaan te krijgen. Dit kunnen digitale samenwerkingstools zijn en in bepaalde gevallen persoonlijke gegevensbronnen, zoals sensoren in vergaderruimtes.
Er zijn enkele leveranciers die analytische mogelijkheden aanbieden als aanvulling op een gegevensgenererend product dat ze al aanbieden. Hoewel dit voordelen heeft voor het gemak van gegevensverzameling als uw organisatie alleen die tool gebruikt, zijn er verschillende nadelen die belangrijk zijn om te overwegen voordat u een leverancier als deze kiest als uw primaire Workplace Analytics-provider. De meest voor de hand liggende overweging is dat als uw teams meer dan één samenwerkingstool gebruiken om werk te doen, deze analysetools waarschijnlijk niet gemakkelijk of effectief goed kunnen integreren met andere bronnen die niet hun eigen producten zijn, vooral als ze concurrerend zijn. Dit betekent dat u geen volledig beeld heeft van hoe het werk wordt gedaan, waardoor de waarde van inzichten ernstig wordt beperkt. Bovendien zijn analytische oplossingen die inzicht geven in hun eigen producten inherent gericht op het vergroten of voortzetten van het gebruik van hun eigen tools. Als het uw doel is om objectief inzicht te krijgen in hoe en waar u moet handelen om de effectiviteit van de organisatie te verbeteren, als uw analyseleverancier bijbedoelingen heeft die in tegenspraak kunnen zijn met de belangen van uw organisatie, betekent dit dat zijn analyses niet volledig kunnen worden vertrouwd.
3. Wat zijn hun geloofsbrieven?
Alle leveranciers zullen beweren zinvolle inzichten te hebben, maar slechts weinigen kunnen volledig bewijzen dat ze wetenschappelijk gevalideerd zijn en worden ondersteund door collegiaal getoetst onderzoek. Workplace Analytics is een niet-gereguleerde branche, dus totdat er meer gevestigde industriestandaarden zijn, is het van cruciaal belang om de geloofsbrieven van een leverancier te beoordelen en hen ertoe aan te zetten hun beweringen te onderbouwen, vooral als ze automatisering, voorspellende analyses en/of geschaalde nudging-mogelijkheden bieden. Hoewel het een goed begin kan zijn om hen rechtstreeks om casestudy's, citaten en ander bewijs van hun wetenschappelijke referenties te vragen, kunt u ook een idee krijgen van de legitimiteit van een leverancier door te zoeken naar hoe vaak ze in vertrouwde publicaties worden gepubliceerd. Als ze benchmarks aanbieden, vraag dan om meer informatie over hoe uitgebreid en representatief hun database is. Idealiter zouden deze benchmarks in de loop van de tijd relatief stabiel moeten zijn en afkomstig zijn uit een representatieve dataset waarvan de statistische eigenschappen goed worden begrepen. Datawetenschappers in uw organisatie moeten deze beweringen onderzoeken en idealiter collegiaal getoetste wetenschappelijke artikelen van het team van de leverancier lezen om hun geloofsbrieven verder te valideren.
Een andere rode vlag van slechte wetenschappelijke onderbouwing is als een leverancier absolute beweringen doet over zijn product of statistieken als een wonderoplossing. Hoewel Workplace Analytics een zeer belangrijke bijdrage levert aan de besluitvorming in organisaties, als een leverancier zichzelf positioneert als het enige antwoord op beslissingen op de werkplek – zonder rekening te houden met de complexiteit van het werk en het belang van context en andere, meer subjectieve gegevensbronnen, kan het een teken zijn dat hun product te simpel is en niet grondig is doorgelicht.
4. Is het "one-size-fits-all", of op maat gemaakt voor verschillende belanghebbenden in de onderneming?
Een investering in Workplace Analytics is slechts zo goed als de acties die vanuit inzichten worden ondernomen. Generieke inzichten waarop niet kan worden gereageerd of die niet logisch zijn voor de persoon of groep die ze ontvangt, zijn niet bruikbaar en hebben daarom geen waarde.
Bij een effectieve Workplace Analytics-campagne zijn doorgaans meerdere lagen van belanghebbenden betrokken, van analist tot leidinggevende. Afhankelijk van uw reden om te investeren in Workplace Analytics, is het belangrijk dat welke leverancier u ook kiest, een op maat gemaakte oplossing heeft voor de gebruikers en belanghebbenden die u van plan bent te gebruiken en ernaar te handelen. Dit omvat het afstemmen van welke inzichten aan welk publiek worden geleverd, het aanpassen van de beelden, taal en functies om verschillende doelgroepen aan te spreken, en het aanbieden van meerdere manieren om toegang te krijgen tot informatie voor verschillende workflows.
5. Welke ondersteuning bij implementatie en doorlopende interpretatie wordt geboden?
In elke fase van implementatie en levering van inzichten kunnen er veel vragen rijzen, zowel technisch als strategisch. Vooral voor degenen die voor het eerst aan de slag gaan, is het belangrijk om op zoek te gaan naar een leverancier die zowel als een vertrouwd hulpmiddel kan dienen en een strategische partner bij uw implementatie en gebruik van werkplekanalyses. Dit betekent dat ze ondersteuning en services bieden en ook zijn ontworpen met het oog op langdurig gebruik.
Elke leverancier in deze ruimte moet bereid zijn om begeleiding en ondersteuning op de lange termijn te bieden, en moet dit aanbieden als een service als onderdeel van of naast een abonnement. Bovendien moeten ze functies en mogelijkheden bieden die evolueren op basis van de volwassenheid van het analyseprogramma van een klant. Zoek bij het beoordelen van opties naar leveranciers die leermiddelen aanbieden, advies geven over best practices en een soepele levering ondersteunen - van gegevensextractie en opschoning tot interpretatie en actie op basis van inzichten. Bovendien moeten ze de mogelijkheid hebben om veranderingen te volgen en klanten in staat te stellen continu te vergelijken en in de loop van de tijd te verbeteren.
Conclusie
Workplace Analytics zal zich alleen maar blijven ontwikkelen van een strategische vaardigheid tot een onmisbare tool voor elke toekomstbestendige organisatie. Daarbij is het aan zowel leveranciers als klanten om de criteria voor kwaliteitsanalyses en best practices vast te stellen, zodat de branche ethisch en duurzaam kan blijven groeien. Door uw zoektocht te benaderen met bewuste aandacht, een kritische blik en een focus op wat uw mensen op de eerste plaats zet, kunt u ervoor zorgen dat u het maximale uit uw Workplace Analytics-investering haalt.
