De gids voor bedrijfsleiders voor organisatorische effectiviteit

Organisatorische effectiviteit is een steeds belangrijker onderwerp geworden sinds de opkomst van de COVID-19-pandemie. De ongekende verstoring van reizen, consumentengedrag en werkprocessen is een stimulans gebleken voor bedrijven over de hele wereld om hun huidige benadering van leiderschap en verandermanagement te heroverwegen. Als gevolg hiervan evalueren veel bedrijven wat organisatorische effectiviteit betekent in het gecompliceerde en veranderende landschap van vandaag.

Het managementadviesbureau McKinsey heeft een Organizational Health Index (OHI) ontwikkeld die de capaciteiten van een bedrijf in 37 dimensies wil definiëren. In een recent onderzoek ontdekte McKinsey dat de top van bedrijven, dus de meest effectieve, genereerde aandeelhoudersrendementen die drie keer zo hoog waren vergeleken met de gemiddelde bedrijven. Kaders voor organisatorische effectiviteit bieden waardevolle context en richtlijnen voor hoe goed presterende bedrijven hun strategische voordelen kunnen ontwikkelen en beschermen door hun organisaties klaar te stomen voor succes.

Maar wat betekent het om 'effectief' te zijn? In deze gids bekijken we verschillende aspecten van organisatorische effectiviteit vanuit het perspectief van de bedrijfsleider. Leiderschap heeft tot taak de organisatie te beïnvloeden op een manier die meer waarde toevoegt en de prestaties verbetert, wat behoorlijk complex kan zijn. We kijken naar definities, modellen en best practices voor organisatorische effectiviteit en hoe een bedrijf en zijn leiders veranderingsinitiatieven met succes kunnen implementeren. U vindt er ook verschillende nuttige bronnen en informatie als leidraad voor uw eigen onderzoek naar de effectiviteit van organisaties in het complexe zakelijke klimaat van vandaag.

In deze gids voor organisatorische effectiviteit behandelen we:

De definitie van organisatorische effectiviteit

Twee teamleden die samenwerken met behulp van een laptop

Organisatorische effectiviteit verwijst naar een het vermogen van het bedrijf om zijn doelen te bereiken bij het ontwikkelen van medewerkers, processen en infrastructuur. Er is geen enkele, allesomvattende definitie van organisatorische effectiviteit, vooral omdat elke organisatie zo uniek is en verschillende contexten vaak een aanpak op maat vereisen. Hoewel elk bedrijf zijn eigen weg naar succes moet bepalen, zijn er enkele essentiële punten waarmee rekening moet worden gehouden:

  • Doel instellen. Een van de eerste dingen die in je opkomen als je nadenkt over de effectiviteit van een organisatie, is het stellen van doelen. Strategisch management is een complex onderwerp op zich. Dat gezegd hebbende, kunnen bedrijfsleiders die hun effectiviteit willen verbeteren, baat hebben bij het onder de loep nemen van hun interne processen. Hoe een bedrijf doelen stelt, prestaties meet en middelen beheert, spelen allemaal een belangrijke rol in het succes van het bedrijf.
  • Kerncompetenties. Een ander belangrijk onderdeel van organisatorische effectiviteit is het vermogen om een ​​organisatie te ontwikkelen met de juiste mix van capaciteiten, persoonlijkheden en talent. Een bedrijf dat zijn doelen behaalt maar er niet in slaagt een sterk concurrentievoordeel te ontwikkelen, kan zijn bedrijf zien slinken als gevolg van concurrentie of onverwachte marktomstandigheden. Bedrijfscultuur is ook een belangrijk element van elk bedrijf, en het is van cruciaal belang om duidelijke en betekenisvolle waarden te ontwikkelen waar een organisatie zich op kan afstemmen.
  • Organisatiestructuur. Er wordt vaak gezegd dat een bedrijf zich moet organiseren rond zijn langetermijndoelen. Met andere woorden, vorm moet functie volgen. Een effectieve organisatie moet het belang van verschillende werknemers- en groepsverbindingen begrijpen en in staat zijn om: werk coördineren tussen locaties, afdelingen en teams. Organisatieontwikkeling en verandermanagement zijn belangrijke overwegingen voor HR-middelen en bedrijfsleiderschap.

Organisatie-effectiviteitsmodellen

Twee teamleden geven een presentatie over organisatorische effectiviteitsmodellen

Bedrijfsleiders denken voortdurend na over processen, doelen en middelen. Er is vaak een delicaat evenwicht tussen reageren op dringende verzoeken en zorgvuldig voorbereiden op de toekomst. Om beter te begrijpen hoe een bedrijf een grotere organisatorische effectiviteit kan ontwikkelen, is het nuttig om populaire modellen te overwegen die tegenwoordig door experts en praktijkmensen worden gebruikt. Deze modellen bieden elk een nuttig raamwerk om de effectiviteit van organisaties te begrijpen, het ontwikkelen van verbeterplannen en het meten van resultaten.

Organisatiesysteemmodel

Dit model voor organisatorische effectiviteit gebruikt de structuur van het bedrijf als basis voor strategisch management. Omdat veel aspecten van de bedrijfsstructuur en -activiteiten vaak al tientallen jaren aanwezig zijn, is dit een raamwerk dat zeer vertrouwd zal zijn voor leiders die al enige tijd in het personeelsbestand werken. In dit model wordt een bedrijf opgesplitst in de volgende componenten:

  • Strategie – De missie, visie en waarden van het bedrijf gecombineerd met doelen en communicatieplannen.
  • Ingangen – Mensen, apparatuur, materialen en financiën.
  • Prestatiecapaciteit: – Het ontwerp van uw personeelspraktijken, budgettering en algemene werkplekprocessen.
  • Prestatieacties – Specifieke activiteiten die de onderneming verricht om een ​​verwachte output te realiseren, zoals productontwikkeling.
  • Uitgangen – Wat het bedrijf heeft bereikt als resultaat van zijn inspanningen (producten, diensten, enz.).
  • Resultaten - The impact van de acties van het bedrijf op het leven van de betrokkenen (medewerkers, klanten, partners).
  • Feedback – Hoe het bedrijf leert van wat het heeft bereikt om de toekomstige strategie te verbeteren.

Het belangrijkste aspect van het organisatiesysteemmodel is het feit dat het iteratief en een continue lus is, waardoor voortdurende verbeteringen en optimalisaties in de loop van de tijd mogelijk zijn. Het is van cruciaal belang dat leiderschap de tijd neemt om regelmatig na te denken over hoe ze besluitvorming en prestatiebeheer beter kunnen informeren.

Ervaringsgericht leermodel

Dit model is gericht op individuen en suggereert dat de beste manier om de prestaties te verbeteren is om de belangrijkste lessen uit uw werk onmiddellijk toe te passen. Aangepast van het werk van David Kolb, het gaat om: vier discrete componenten, inclusief ervaring, reflectie, conceptontwikkeling en testen. Dit raamwerk kan worden gebruikt door HR, leiders en individuele werknemers om de mechanismen van leren beter te begrijpen.

Modelleren door te doen

Het Learn by Doing Model richt zich minder op reflectie en meer op het toepassen van vaardigheden op uitdagende projecten. Individuele en organisatorische effectiviteit kan worden ontwikkeld door moeilijke uitdagingen aan te gaan en te overwinnen. Met name capaciteiten zoals teambuilding, beoordeling van behoeften en meting van werkprestaties zijn van cruciaal belang.

DAPIM-model

Het American Public Human Services Association (APHSA) heeft dit model ontwikkeld als maatstaf voor het faciliteren van organisatie-effectiviteit. Het acroniem DAPIM staat voor de vijf stappen in hun proces. Dit is een uitstekende structuur voor veranderingsbeheer die u kan helpen een redelijke reikwijdte en een effectief plan te definiëren. De vijf stappen omvatten:

  • definiëren – Kiezen voor een specifieke organisatiekwaliteit om te verbeteren.
  • Schatten – Het schetsen van de huidige en gewenste staat.
  • Plan – Opstellen van verbeterplannen op korte en lange termijn.
  • Uitvoeren – Actie ondernemen om de gewenste verbeteringen te realiseren.
  • monitor – Prestaties volgen en het plan verbeteren.

Samen vertegenwoordigen deze vier modellen verschillende manieren om naar dezelfde basismechanismen te kijken die betrokken zijn bij verandermanagement met als doel de effectiviteit binnen een bedrijf te verbeteren. Als bedrijfsleiders moeten we niet vergeten dat organisaties complex zijn en daarom moeten eventuele verbeterplannen worden begrepen in de context van het bedrijf als geheel.

Leiderschapsverantwoordelijkheden voor organisatorische effectiviteit

Bedrijfsleider aan het hoofd van een vergadertafel tijdens teamvergadering

Het is waar dat leiders overal binnen een organisatie kunnen komen, maar er zijn een paar belangrijke rollen die kunnen hebben: een significante impact op de effectiviteit van de organisatie. Sommige bedrijven hebben misschien niet de capaciteit of de middelen om al deze functies te creëren, maar deze beschrijvingen van sleutelrollen bieden een nuttige gids om te begrijpen hoe u de verantwoordelijkheden van uw eigen team kunt definiëren.

Personeelszaken

HR speelt een centrale rol in de effectiviteit van de organisatie als de primaire afdeling voor het faciliteren van bedrijfscommunicatie, werknemerservaring en prestatiebeheer. Vooral vandaag de dag zijn er verschillende digitale tools die kunnen worden gebruikt om beter te begrijpen hoe een bedrijf presteert en welke veranderingen nodig kunnen zijn om verbeteringen aan te brengen. Een voorbeeld is: Humanyze's organisatorische gezondheidsscore (OHS), dat HR-professionals en bedrijfsleiders directe toegang geeft tot: op data gebaseerde inzichten in organisatorische effectiviteit.

Business Leadership

Organisaties zijn over het algemeen gestructureerd rond verschillende bedrijfsfuncties. Leidinggevenden van business units kunnen veel resources beheren en bevinden zich in een ideale positie om de effectiviteit binnen hun eigen teams en afdelingen te verbeteren en de noodzakelijke samenwerking tussen verschillende teams en afdelingen te stimuleren. Een manier om binnen het hele bedrijf synergie te creëren en te creëren, is door veranderingsinitiatieven op te splitsen en elke groep of afdeling relevante delen van het plan te laten ontwikkelen en uitvoeren.

Medewerkerservaringsmanagers

Veel bedrijven investeren in middelen voor klantervaringen, maar de werknemerservaring is net zo belangrijk. Niet alleen verbetert een uitzonderlijke werknemerservaring behoud van personeel en engagement, maar het ook versterkt de prestaties en draagt ​​bij aan een grotere klanttevredenheid omdat medewerkers gemotiveerd zijn om de verwachtingen te overtreffen.

Naast datasystemen en traditionele HR-middelen, beginnen bedrijven rollen te creëren die gericht zijn op het verbeteren van de werknemerservaring. Door prestatiebelemmeringen weg te nemen en prikkels en andere tastbare voordelen te optimaliseren, kunnen werknemerservaringsmanagers een indirecte maar significante impact hebben op de prestaties van de organisatie.

Verandermanagers

Deze rol is vooral belangrijk in grote organisaties die zelfgenoegzaam zijn geworden met bestaande afdelingsstructuren en teamdynamiek. Een verandermanager kan vaak een frisse kijk van buitenaf op bedrijfsprocessen brengen, en veel bedrijven zoeken de hulp van verandermanagementadviseurs, vooral tijdens perioden van onverwachte of ongekende veranderingen. Zo dwong de COVID-19-pandemie bedrijven over de hele wereld om hun operationele processen, procedures en zelfs werklocaties praktisch van de ene op de andere dag te verplaatsen om zich aan te passen aan verstoringen van de toeleveringsketen, marktveranderingen en stopzettingsbevelen van de overheid die bedrijven dwongen plotseling over te schakelen naar werken op afstand .

Of u nu talent inhuurt voor specifieke rollen of deze verantwoordelijkheden toewijst aan bestaande teamleden, het is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat u duidelijke rollen en verantwoordelijkheden definieert voor uw plan om de effectiviteit van uw organisatie te verbeteren.

Organisatorische effectiviteit meten

Twee teamleden beoordelen gegevens over de effectiviteit van de organisatie

Er is niet één maatstaf die de effectiviteit van een organisatie meet, en het is belangrijk om een ​​reeks metingen te ontwikkelen die samen een algemeen beeld van de gezondheid van het bedrijf. Algemene gezondheidsscores van de organisatie kunnen worden gebruikt als maatstaf voor de algehele voortgang, naast meer gedetailleerde metingen die u zullen helpen begrijpen wat er binnen het bedrijf gebeurt.

Een van de beste dingen die u kunt doen, is duidelijk maken op welke voor- en achterlopende indicatoren u in de loop van de tijd invloed wilt uitoefenen. Achterblijvende indicatoren hebben betrekking op de output op bedrijfs- of afdelingsniveau en kunnen het volgende omvatten:

  • Inkomsten
  • Projectmijlpalen
  • Aandelenprijs
  • Omloopsnelheid van de voorraad

Deze metingen zijn essentiële overwegingen omdat het doel van het ontwikkelen van een effectievere organisatie is om meer succes te behalen. Er zal niet altijd een directe correlatie zijn tussen uw veranderingsinitiatieven en deze statistieken, maar u kunt waarschijnlijk enkele nuttige inzichten verkrijgen door deze statistieken in de loop van de tijd te meten.

Voorlopende indicatoren zijn nodig omdat ze een idee geven van de inspanning die bij het uitvoeren van werk komt kijken. U kunt statistieken verzamelen die het meest relevant zijn voor uw specifieke bedrijf en branche, maar dit zijn enkele ideeën die het punt illustreren:

  • Standplaatsen gepresenteerd
  • Voorstellen verzonden
  • Gesprekken van klanten gemaakt

Bij het definiëren van voorlopende indicatoren kan het handig zijn om u te concentreren op de activiteiten waarvan u verwacht dat ze de grootste impact hebben op uw achterblijvende indicatoren. Zodra uw metingen zijn uitgevoerd en een basislijn is ingesteld, kunt u de prestaties in de loop van de tijd volgen. Wanneer deze basisstatistieken worden gecombineerd met andere werknemers- en organisatiegegevens, kan dit een krachtig, gegevensgestuurd systeem creëren om de effectiviteit van de organisatie te verbeteren.

Bijvoorbeeld een grote Europese bank ervoer prestatieverschillen tussen twee takken en wilde de drijvende krachten lokaliseren die tot de prestatieverschillen leiden. De ene vestiging presteerde consequent 300% beter dan de andere, ondanks vergelijkbare bedrijfsstructuren en klantsegmenten. De bank zette de Humanyze Platform™ om teamcommunicatiepatronen, fysieke activiteit op kantoor en andere bedrijfscommunicatiegegevens te meten en de gegevens vervolgens te segmenteren op vergoeding en ambtstermijn.

Uit analyse van de gegevens bleek dat de beter presterende vestigingen gedurende de dag aanzienlijk meer face-to-face interacties hadden, terwijl slecht presterende vestigingen niet dezelfde kansen kregen voor teamsamenwerking of om vertrouwen op te bouwen. Analyse van de gegevens over de kantoorindeling bracht aan het licht dat de kantoorindeling van de slecht presterende vestigingen de communicatiepatronen en de mogelijkheden voor samenwerking beperkte in vergelijking met de indelingen van de beter presterende vestigingen.

Gewapend met deze gegevens nam de bank een aantal stappen om de samenwerking te verbeteren, zoals het herontwerpen van kantoorlay-outs, het implementeren van incentives voor groepsprestaties en het toewijzen van fondsen voor teambuildingactiviteiten, wat resulteerde in een omzetstijging van 11%.

In een ander geval, een toonaangevend multinationaal technologiebedrijf maakte gebruik van Humanyze's Organizational Health Platform™ om gegevensgestuurde manieren te identificeren om de efficiëntie van de organisatie te verbeteren en de werknemerservaring te verbeteren om teamsamenwerking en verbeterde prestaties te bevorderen. Het bedrijf richtte zich op het meten van vier belangrijke gebieden, waaronder teamsamenwerking, generatiekloven, vergadercultuur en fysiek ruimtegebruik. Analyse van de data leverde een aantal waardevolle inzichten op:

  • Nabijheid was een kritische factor bij het bevorderen van samenwerking.
  • Werknemers waren het meest betrokken bij vergaderingen van minder dan 60 minuten.
  • Persoonlijke samenwerking had een aanzienlijke impact op de prestaties.
  • Een groter gebruik van digitale tools onder jongere generaties was waarschijnlijk een drijvende factor in de samenwerkingskloven tussen verschillende generaties werknemers.

Het bedrijf was niet alleen in staat om de mogelijke oorzaken van ineffectiviteit te identificeren, maar het was ook in staat om gegevensgestuurde initiatieven te implementeren die waren ontworpen om hiaten te dichten en de geïdentificeerde problemen te verhelpen. Bovendien heeft het bedrijf nu de mogelijkheid om te meten hoe het gedrag van organisaties wordt beïnvloed door strategische veranderingen om toekomstige besluitvorming te informeren.

Best practices voor organisatorische effectiviteit

Team viert succes op kantoor

Bij het beoordelen en ontwikkelen van uw plannen om de effectiviteit van uw organisatie te verbeteren, kunnen deze best practices nuttig zijn. Hoewel er op elk moment honderden verschillende gebieden zijn die verbeterd kunnen worden, is het van cruciaal belang om je inspanningen te concentreren. Deze vier gebieden spelen een centrale rol in de bedrijfsprestaties en zijn vaak een uitstekende plek om te beginnen:

  • Besluitvorming verbeteren. Zakelijke vertragingen zijn vaak het gevolg van miscommunicatie, trage goedkeuringsprocessen en onduidelijke procedures. Succesvol verandermanagement vereist dat leiders binnen afdelingen en multifunctionele teams kijken om te begrijpen hoe beslissingen worden genomen en aan anderen worden gecommuniceerd. Het wegnemen van belemmeringen voor besluitvorming kan vaak een dramatisch effect hebben op de effectiviteit.
  • Focus op groei van medewerkers. Uw medewerkers zijn uw belangrijkste troeven als het gaat om organisatie-effectiviteit. Zelfs met de hoge mate van digitalisering en automatisering die we tegenwoordig zien, zijn het mensen die de cruciale beslissingen die de vooruitgang van een bedrijf bepalen. Het ontwikkelen van sterke programma's voor leiderschapsontwikkeling, prestatieprikkels en opleiding van medewerkers kan een grote bijdrage leveren aan het verbeteren van de kwaliteit van uw werk.
  • Strategische prioriteiten verduidelijken. De strategie van uw organisatie is veel meer dan een reeks doelen of prioriteiten. Toonaangevende bedrijven maken gebruik van het harde werk dat aan planning is besteed door werknemers op alle niveaus van het bedrijf te betrekken. Hoe u creëert, communiceert en bewaakt vooruitgang in de richting van uw korte- en langetermijndoelen kan vaak het verschil betekenen tussen succes en falen.
  • Maak gebruik van technologie. Digitale technologie heeft ons vermogen om grote hoeveelheden gegevens te begrijpen en te interpreteren drastisch verbeterd. De effectiviteit van een organisatie is veel gemakkelijker te beïnvloeden wanneer u een volledige set metrieken en gegevens hebt om te beoordelen. De huidige HR- en bedrijfsbeheerplatforms integreren realtime gegevens met geavanceerde statistieken en rapportage om een ​​krachtige reeks tools voor veranderingsbeheer te creëren.

Organisatorische effectiviteit is een topprioriteit voor elke bedrijfsleider. Begrijpen wat de vooruitgang binnen uw organisatie stimuleert, doelen en doelstellingen duidelijk definiëren, de juiste meetgegevens identificeren en de juiste technologieën gebruiken om gegevensgestuurde besluitvorming te vergemakkelijken, zijn essentieel voor het succesvol verbeteren van de organisatorische effectiviteit in het complexe zakelijke landschap van vandaag.

Verder lezen over organisatorische effectiviteit

Bekijk de volgende bronnen van andere bedrijfsleiders voor meer inzicht in de effectiviteit van organisaties.

Laatst bijgewerkt op 16 augustus 2021