5 conseils pour aider les entreprises à retourner au bureau après le coronavirus

La pandémie de COVID-19 a eu un impact considérable sur la façon dont les entreprises du monde entier organisent leurs équipes et mènent leurs activités. Alors que nous sortons de cette période difficile, il est impératif pour les entreprises de définir de nouvelles procédures sur le lieu de travail et de réévaluer leurs stratégies précédentes. Avec de nombreux employés travaillant toujours à domicile à temps partiel ou à temps plein, le concept de lieu de travail a évolué et la frontière entre le travail et la maison est floue.

La santé d'une organisation est devenue une priorité urgente, tant du point de vue de la santé et de la sécurité physiques des employés, que de la l'efficacité de l'organisation elle-même. Pourtant, de nombreuses questions demeurent sur ce à quoi ressemblera la reprise et comment le lieu de travail pourrait changer dans les mois et les années à venir. Nous entendons souvent les mots «nouvelle normalité» ces jours-ci et, à bien des égards, c'est exactement ce dont nous sommes témoins. Dans cet article, nous discuterons de quelques conseils et bonnes pratiques qui peuvent aider les entreprises de toutes tailles à soutenir la transition de leurs employés vers un environnement de bureau de la manière la plus fluide et la plus sûre possible.

1. Effectuer une évaluation complète des risques

Les plans de continuité des activités ont été testés pendant la pandémie de coronavirus, et la plupart des entreprises révisent et mettent à jour leurs plans. Pour tenir compte des perturbations potentielles sur le lieu de travail, la santé et la sécurité environnementales (EH&S) devrait être au centre de toute évaluation des risques. La collecte de données pertinentes concernant la sécurité du site et l'infrastructure des installations est une étape importante dans l'amélioration du processus de prise de décision. Il est également important de comprendre comment les différentes équipes et groupes fonctionnent le mieux, comment les espaces physiques étaient utilisés avant COVID et comment les choses pourraient devoir être ajustées après la pandémie afin d'optimiser l'utilisation des espaces physiques et des bureaux pour votre personnel et celui de votre organisation. budget.

De nombreux espaces communs dans les bâtiments, tels que les salles de bain, les salles de pause et les salles de conférence, doivent également être examinés pour assurer la sécurité des employés. En examinant les meilleures pratiques en matière de santé et en adoptant une approche axée sur les données, vous pouvez acquérir une compréhension complète de vos employés, de vos installations et de vos actifs. Ces informations peuvent vous aider à mieux comprendre où localiser ou colocaliser les équipes afin de maximiser l'efficacité et de favoriser la collaboration nécessaire pour améliorer les résultats commerciaux. L'évaluation des risques peut vous aider à vous préparer aux éventualités futures et à devenir plus adaptable en tant qu'organisation.

2. Recueillez régulièrement les commentaires des employés

Après avoir été absent du bureau pendant un certain temps, il y aura certainement une période de transition pendant laquelle les employés se réadapteront au lieu de travail. Les professionnels de la gestion et des ressources humaines doivent rester vigilants sur l'environnement de travail et recueillir régulièrement les commentaires des employés à tous les niveaux. Avoir des discussions régulières directement avec les employés peut également aider à découvrir les problèmes ou les opportunités d'amélioration qui auraient pu être négligés.

Les analyses et les données d'entreprise peuvent compléter efficacement les commentaires qualitatifs tels que les enquêtes pour fournir une image plus complète de ce qui se passe dans l'organisation et de la façon dont cela affecte les employés. Tirer parti de l'analyse de la main-d'œuvre pour évaluer et optimiser les performances au travail et la productivité dans les environnements physiques et virtuels et prendre des décisions basées sur les données pour améliorer l'expérience des employés peut aider à soutenir des transitions en douceur. L'avenir du travail nécessite une image plus continue et holistique pour vraiment comprendre où l'organisation se porte bien et identifier les domaines à améliorer pour garder les employés engagés, heureux et productifs.

Les modalités de travail flexibles resteront probablement une tendance à long terme, et il est crucial de surveiller la situation au fil du temps et de s'engager dans un processus continu d'amélioration. Obtenir une vue plus globale de l'organisation peut également vous aider à surveiller les progrès pour déterminer si les choses évoluent dans la bonne direction au fil du temps. Lorsqu'elles sont utilisées seules, les enquêtes fournissent un instantané ponctuel de la façon dont les choses se passent à un moment donné, tandis que le couplage des données d'enquête subjectives avec des analyses objectives de vos données d'entreprise vous donne une idée continue de ce qui se passe dans l'ensemble.

3. Communiquer des informations importantes

Une communication régulière et ouverte a toujours été la marque d'une bonne gestion, mais elle est particulièrement vitale maintenant. Le maintien de la prise en charge de la technologie de vidéoconférence et des réunions virtuelles sera une partie nécessaire du processus. Pendant un certain temps, il peut rester difficile de se réunir en grands groupes, ce qui oblige à mener des discussions plus fréquentes et plus restreintes. La prise en charge de ces besoins de communication nécessite de s'assurer que les bons outils de collaboration, tels que Slack et Microsoft Teams, ainsi que des pratiques telles que la culture de réunion de votre entreprise sont en place pour le rendre aussi fluide, transparent et collaboratif que possible, que vos équipes travaillent à distance, au bureau, ou un mélange des deux. Les données peuvent vous aider à mieux comprendre le flux de communication et l'interaction à différents niveaux, ce qui vous permet d'identifier très tôt les lacunes dans le processus de communication et d'autres défis.

Les employés auront besoin de mises à jour régulières concernant les nouvelles directives d'hygiène, les modifications apportées aux réglementations locales ou fédérales et les attentes de voyage mises à jour pour différents emplacements. Le retour au bureau nécessitera également probablement des mises à jour des programmes de formation et l'intégration des employés. Des sessions de formation et des réunions de questions-réponses fréquentes donnent à chacun la possibilité de participer au processus et de garder tout le monde sur la même longueur d'onde.

4. Définir de nouvelles procédures et politiques

Lorsque les employés retournent au bureau, changements dans les responsabilités professionnelles et les procédures de bureau peut être nécessaire pour améliorer la productivité. La pandémie nous a inévitablement appris beaucoup de choses sur les méthodes de travail et les avantages et défis des politiques et pratiques existantes. L'application de ces apprentissages aux futurs changements de politiques et de procédures permet de garantir que les gens continuent d'avoir la flexibilité nécessaire et l'équilibre travail-vie dont ils ont besoin. Il aide également les entreprises à s'assurer que les structures et processus de communication appropriés sont en place afin que les employés puissent travailler en toute sécurité, réussir et rester efficaces et engagés, peu importe d'où ils travaillent. Les informations issues des données d'entreprise peuvent également être utiles ici.

Ce sera une excellente occasion de créer de nouvelles procédures et de clarifier les rôles et les responsabilités au sein de l'équipe. Une entreprise devra probablement mettre à jour les procédures EH&S pour les EPI et les tests médicaux, et nous pouvons également voir des changements formels dans les avantages sociaux des employés et les politiques de congés payés. D'autres politiques telles que les horaires à temps partiel, les congés de maternité et de paternité et le travail à domicile peuvent également nécessiter des mises à jour. En tenant compte des besoins de votre main-d'œuvre, vous pouvez aider à garder tout le monde en sécurité et engagé dans leurs rôles.

5. Créer un plan de transition formel

Il peut être utile de créer également des plans de transition pour le retour au bureau qui sont propres à chaque employé ou service. Les besoins individuels et les modalités de travail de chacun seront différents, et certains bureaux devront peut-être échelonner les dates de retour pour éviter une surcapacité en fonction des exigences locales. Bien que de nombreux employés soient déjà configurés pour la visioconférence et le travail à distance, il est important pour les entreprises d'utiliser des données qualitatives et quantitatives pour déterminer quel devrait être le meilleur équilibre entre le travail à distance et le temps en personne pour leur organisation dans son ensemble et pour les différents groupes au sein de l'organisation. Certains employés peuvent également avoir des besoins et des considérations médicaux uniques qui peuvent retarder leur capacité à se faire vacciner ou à retourner dans un environnement de bureau.

Décider quand retourner au travail est une décision personnelle pour chaque organisation et doit être bien alignée sur les priorités et les besoins de l'entreprise ainsi que sur la santé et la sécurité de votre main-d'œuvre. Les chefs d'entreprise et les employés dans tous les rôles auront besoin de beaucoup de soutien pour naviguer dans ces nouvelles normes de travail et trouver des moyens de renforcer leurs organisations. La façon dont nous définissons le lieu de travail dans un monde post-pandémique est encore plus une question qu'une réponse, mais prendre des décisions fondées sur des données qui soutiennent à la fois l'entreprise et ses employés et partager les meilleures pratiques à chaque étape garantira que votre entreprise peut survivre la tempête. Il existe de nombreuses données à votre disposition maintenant et historiquement qui peuvent commencer à éclairer ces décisions futures et à orienter votre entreprise dans la bonne direction, même si des incertitudes ou des questions persistent.

Lors de la mise en œuvre de chacun de ces cinq conseils pour retourner au bureau après la pandémie de coronavirus, il est important d'informer chacun de ces efforts avec une stratégie basée sur les données. Tirer parti des dernières solutions d'analyse en milieu de travail fournit des données quantitatives précieuses en temps réel qui peuvent éclairer la prise de décision, vous aider à établir des références internes et à suivre les progrès au fil du temps, permettant à votre organisation de s'adapter facilement aux besoins de votre main-d'œuvre et de l'organisation dans son ensemble.

Dernière mise à jour le 30 mars 2021