5 tactiques pour améliorer la collaboration d'équipe à distance dans votre organisation

Que votre équipe collabore principalement de manière asynchrone par e-mail ou par vidéoconférence synchrone, le travail à distance est désormais la norme pour de nombreuses entreprises. Ce qui a commencé comme une nécessité est maintenant une attente. Cependant, le travail à distance reste difficile à gérer, même pour les dirigeants les plus aguerris.

Alors que le monde continue de se remettre de la pandémie de COVID-19, 51 % des employeurs autorisent une certaine forme de travail à distance. 26 % de la main-d'œuvre américaine sera éloignée jusqu'en 2021 et probablement au-delà, il est donc clair que les gestionnaires doivent investir dans l'infrastructure et les processus appropriés pour le travail à distance.

La collaboration et le travail d'équipe sont un défi pour les équipes en personne ; avec la distance physique, il est encore plus difficile pour les équipes distantes d'être sur la même longueur d'onde. Vos équipes peuvent être plus productives tout en s'engageant dans le travail à distance ; cependant, pour garantir la collaboration, ils ont besoin une bonne gestion pour éviter les frictions. Surmontez les obstacles à la productivité avec ces 5 tactiques pour améliorer la collaboration d'équipe à distance.

Équipez votre équipe des bons outils

Votre équipe ne peut pas collaborer sans les bons outils, alors assurez-vous de définir votre pile technologique pour le travail à distance. Cela devrait inclure des outils pour :

  • Gestion de projet
  • Vidéo conférence
  • Remue-méninges
  • Chat
  • Collaboration en temps réel (comme Google Docs)

Non seulement devez-vous fournir aux employés les bons outils, mais vous devez également éduquer votre équipe sur la façon de utilisé ces outils.

Une société pétrolière et énergétique mondiale l'a vu de ses propres yeux lorsqu'il a lutté pour attirer et retenir les jeunes travailleurs. Mais avec des outils, une formation et une éducation appropriés, la marque a pu améliorer sa culture— et la rétention des employés.

Établir des normes à l'avance

Chaque équipe distante aura sa propre façon d'atteindre ses objectifs. Les managers doivent travailler avec des équipes distantes pour définir ces normes avant de commencer à travailler. Cela devrait inclure des normes pour :

  • Heures de travail principales: Il n'est pas toujours possible pour une équipe distante d'être en ligne de 8h à 5h tous les jours, surtout si vous êtes une organisation internationale. Vous devez travailler avec votre équipe distante pour définir quand elle sera en ligne et disponible pour les réunions pendant une période donnée chaque jour.
  • Communication: Comment votre équipe communiquera-t-elle ? Sur quelles chaînes ? Il sera nécessaire de clarifier quels canaux de communication les équipes distantes utiliseront (email, Slack, Zoom, etc.) et quand il est approprié d'utiliser chaque canal. Ils peuvent également avoir besoin de définir des règles pour chaque canal, telles que des réponses rapides, vous mettre en sourdine si vous ne parlez pas lors d'un appel vidéo, utiliser des caméras comme norme ou éviter la CCI dans les e-mails.
  • Termes communs: Chaque équipe a son propre langage. Rationalisez la façon dont vous communiquez les uns avec les autres en créant une liste d'acronymes partagés. Assurez-vous de définir la signification des acronymes et de les documenter.

La communication est le facteur le plus important pour le succès d'une équipe à distance. Par exemple, une banque européenne a découvert que l'optimisation des modes de communication de son équipe conduisait à une 300% d'amélioration des performances.

Créer des opportunités de connexion sociale

Le travail ne peut pas être qu'une question de travail. Le lien social est le ciment qui maintient votre équipe ensemble. Mais comme les équipes distantes ne peuvent pas socialiser dans la salle de repos de l'entreprise ou déjeuner ensemble, les responsables doivent concevoir intentionnellement les interactions sociales.

Planifiez des opportunités pour vos employés distants de se connecter entre eux sous la forme de :

  • Café-causerie de 15 minutes le matin
  • Escape rooms en ligne
  • Zoom jeux-questionnaires
  • Clubs de lecture

Cela peut sembler une réflexion après coup, mais la connexion sociale est indispensable pour une meilleure collaboration à distance. En réalité, une entreprise pharmaceutique découvert que les performances de l'équipe s'amélioraient considérablement lorsque les employés interagissaient les uns avec les autres socialement. Une grande banque américaine ont également découvert que les représentants des centres d'appels qui interagissaient entre eux pendant leurs pauses étaient plus productifs.

Fixer des objectifs individuels et de groupe

La responsabilité des équipes à distance concerne les KPI et les métriques, pas le temps que les employés passent devant un écran. Créer des objectifs individuels et d'équipe encourager la collaboration et la réussite individuelle.

C'est aussi une bonne idée de créer des objectifs à court et à long terme afin que votre équipe sache toujours vers quoi elle travaille. De cette façon, votre équipe saura toujours ce que vous attendez d'elle. Vous pouvez même utiliser un logiciel de gestion de projet pour créer des dépendances de tâches en fonction de ces objectifs, afin que chaque membre de l'équipe sache ce qu'il doit faire et quand.

Optimiser les réunions

Les réunions sont un moyen efficace de collaborer, mais elles peuvent rapidement devenir une perte de temps si vous ne les gérez pas avec soin. Assurez-vous que les réunions d'équipe récurrentes ne durent que 15 à 30 minutes afin que votre équipe ait le temps de faire son travail réel. Vous pouvez également optimiser vos réunions en :

  • Créer un agenda et prendre des notes.
  • Rendre les réunions efficaces et courtes, dans la mesure du possible.
  • N'inviter que les personnes nécessaires à la réunion.
  • Attribuer les prochaines étapes et tâches avant la fin de la réunion.

Récapitulation

La collaboration est un must pour chaque équipe, mais c'est un grand défi pour les équipes distantes qui sont séparées par le temps, la langue et la géographie. Avec des équipes distantes, la communication et la clarté sont cruciales. Suivez ces 5 meilleures pratiques pour profiter de la commodité du travail à distance et améliorer la collaboration en équipe à distance dans votre organisation.

Il est également crucial de surveiller les données sur la main-d'œuvre pour voir si ces pratiques et outils fonctionnent. En savoir plus sur la façon dont le Plateforme Humanyze peut vous aider à mesurer correctement les résultats pour améliorer la collaboration et garantir les meilleurs résultats pour l'effort.

Dernière mise à jour 02 décembre 2021