"Je souhaite que nous ayons plus de réunions" - Personne, jamais.
C'est encore mars. En tant que société, nous avons bouclé la boucle, retour au mois qui a fini par définir une année entière. En termes de lieu de travail, nous sommes maintenant au premier anniversaire du début de l'expérience naturelle massive où la plupart des travailleurs sont passés rapidement et de manière inattendue au travail à distance. C'est le moment idéal pour réfléchir et faire le point sur la façon dont nous avons ajusté nos stratégies en milieu de travail et, plus précisément, sur l'impact des réunions virtuelles en particulier sur notre expérience.
Le passage au télétravail a bouleversé les horaires. Qu'il s'agisse de personnes dans des fuseaux horaires différents ou de responsabilités de garde d'enfants pendant la journée, la nouvelle façon de travailler a à la fois rendu plus difficile la planification des réunions et allongé la journée de travail pour s'adapter à ces horaires variables. Bien que nécessaire, cela a inévitablement créé un stress supplémentaire au sein de la main-d'œuvre. Le manque d'interactions informelles en face à face a également nécessité une augmentation des réunions programmées. Sans cela, la collaboration au sein et entre les équipes serait très probablement fortement impactée, mais certains gestionnaires particulièrement zélés ont des horaires chargés jusqu'au point de rupture.
C'est ici que la nuance et les données sont nécessaires pour comprendre ces points douloureux. La « fatigue du zoom » est réelle, mais elle n'est pas la même dans toutes les entreprises et certaines ont été plus touchées que d'autres. Même au sein d'une même entreprise, il existe des écarts, car même des équipes spécifiques ont été plus affectées négativement que leurs pairs au sein de l'organisation. Les données des calendriers et des systèmes de vidéoconférence peuvent aider à démontrer ces disparités et fournir des domaines d'intervention alors que l'organisation essaie d'aller de l'avant l'année prochaine avec des stratégies de réunion virtuelle plus efficaces.
Il est essentiel que les entreprises se rendent compte que ces stratégies futures doivent être développées maintenant. La pandémie se poursuivra bien en 2021, et elle ne sera pas là un jour et soudainement disparue le lendemain. À mesure que les taux de vaccination augmentent et que les infections diminuent, un retour progressif au bureau devient possible et se rapproche de plus en plus. Ce changement nécessitera un développement constant. Tout le monde doit-il convoquer des réunions sur son ordinateur portable individuel même lorsque certaines personnes sont au bureau ? Et si on instituait des « budgets de réunion » pour réduire le surmenage dans les équipes particulièrement touchées ?
Les données qui sortent déjà de ces systèmes nous aident à identifier des références internes, ainsi qu'à nous ajuster au fil du temps. Certaines équipes qui ont bien géré la culture de la réunion au début de la pandémie vont sans aucun doute glisser plus tard cette année. Au-delà, de nouvelles stratégies autour de fonctionnement « hybride » va encore bouleverser les pratiques existantes. Plutôt que d'attendre un pic de stress chez les employés et les mauvaises performances et l'attrition qui en résultent, les entreprises peuvent utiliser leurs données internes pour identifier de manière proactive les points faibles et identifier rapidement les stratégies d'atténuation efficaces.
Les réunions virtuelles sont l'un des rares forums que nous avons aujourd'hui pour une communication directe avec des collègues. C'est une ressource précieuse, et qui peut être gaspillée ou transformée en négatif si surexploitée. Donner des conseils basés sur des faits aux managers et affiner constamment un manuel de jeu est utile maintenant, mais le sera encore plus à mesure que les modes de travail prolifèrent dans le modèle de lieu de travail de plus en plus hybride du futur. Obtenir ce modèle dès maintenant est le seul moyen d'éviter une multitude de problèmes à l'avenir et d'assurer le succès. Comment votre entreprise envisage-t-elle d'aborder les réunions virtuelles à l'avenir ?
