Comment élaborer une politique de retour au travail efficace

Alors que les autorités étatiques et locales assouplissent les restrictions liées au COVID-19, de plus en plus d'entreprises élaborent des politiques pour guider le processus de retour de leur main-d'œuvre au bureau. Ce à quoi cela ressemble, cependant, peut varier considérablement d'une entreprise à l'autre. Certaines entreprises peuvent bénéficier de la poursuite du travail à distance dans la mesure du possible, certaines adoptent un roues hybrides modèle qui allie travail à distance et sur site, et d'autres s'efforcent de ramener leurs équipes au bureau physique à temps plein dès que possible.

Étant donné les différences dans ce à quoi peut ressembler le « retour au travail » d'une entreprise à l'autre, il n'existe pas de politique unique de retour au travail qui s'applique universellement à chaque entreprise. Voici un aperçu des étapes essentielles et des meilleures pratiques qui peuvent vous aider à élaborer une politique de retour au travail efficace qui répond aux besoins de votre entreprise et de votre main-d'œuvre.

Déterminer quels travailleurs reviendront (et à quel titre)

Après avoir déterminé si un retour partiel ou complet au bureau physique est le mieux adapté à votre organisation, la prochaine étape clé dans l'élaboration d'une politique de retour au travail efficace consiste à identifier les membres de l'équipe qui bénéficieraient le plus d'un retour et à quel titre. Ramenez-vous l'ensemble de votre main-d'œuvre sur le lieu de travail physique à temps plein ou à temps partiel, ou certains rôles resteront-ils entièrement ou partiellement distants ? Vous pouvez décider de permettre aux employés à haut risque de complications du COVID-19 ou à ceux qui sont anxieux ou craignant de retourner sur leur lieu de travail physique de continuer à travailler à distance. Dans d'autres cas, les organisations informent leur stratégie en fonction des équipes qui ont été le plus négativement impactées ou perturbées par le passage au travail à distance, ainsi que des groupes sur lesquels elles peuvent fortement compter pour faire leur travail. Quelle que soit la stratégie, il est impératif de fournir des conseils écrits sur les étapes que les employés doivent suivre pour demander la poursuite des modalités de travail à distance ou hybride et le processus d'approbation des demandes. Si les rôles ou les responsabilités professionnelles changent pour soutenir la productivité, utilisez votre politique écrite de retour au travail pour promouvoir la transparence et définir les attentes des employés.

Pour certaines entreprises, il peut être judicieux de mettre tous les détails par écrit dans votre politique globale de retour au travail. Pour d'autres, les décisions concernant le maintien à distance de certains employés ou de certaines équipes, leur retour sur le lieu de travail physique à temps plein ou une combinaison des deux (travail hybride) peuvent devoir être déterminées au cas par cas. Dans ces scénarios, il peut être utile de décrire le processus de prise de décision, mais de couvrir les spécificités de chaque membre ou rôle de l'équipe dans une politique écrite individualisée.

Créer des lignes directrices pour le dépistage, la mise en quarantaine et les tests de santé

Un autre élément important de toute stratégie de retour au travail est d'avoir des lignes directrices écrites pour le dépistage médical, la mise en quarantaine et les tests. Votre entreprise exigera-t-elle que les employés subissent un test COVID-19 négatif avant de retourner au travail sur site ? Quels processus quotidiens seront mis en place pour le dépistage médical et le suivi des symptômes ? Incluez une liste des symptômes dont les employés doivent être conscients, quand ils doivent rester à la maison, et quand et comment signaler la présence de symptômes. Par exemple, vous pouvez demander aux employés d'informer les ressources humaines s'ils présentent deux symptômes ou plus, de s'isoler jusqu'à ce qu'ils aient été testés et de fournir un résultat de test COVID-19 négatif avant de retourner sur le lieu de travail.

Les entreprises doivent également réfléchir à la manière dont elles géreront la recherche des contacts. Si un employé est testé positif au COVID-19, comment informerez-vous les contacts proches de la nécessité de se mettre en quarantaine, et combien de temps seront-ils tenus de se mettre en quarantaine s'ils sont exposés ? N'oubliez pas de vous référer à tout directives nationales, locales ou industrielles applicables pour vous assurer que vos politiques sont conformes exigences et bonnes pratiques.

Décrire les attentes en matière de distanciation sociale et d'hygiène

Si une partie ou la totalité de votre main-d'œuvre retourne au travail sur site, décrivez vos attentes et les politiques de l'entreprise concernant la distanciation sociale sur le lieu de travail physique. Cela peut inclure des politiques d'utilisation des espaces communs, des processus de réservation d'espaces partagés tels que des salles de conférence pour les réunions et toute exigence de maintien d'une distance physique de sécurité entre les travailleurs lorsque cela est possible au travail.

Il est également utile de décrire vos politiques d'hygiène, y compris le lavage régulier des mains, la disponibilité de désinfectant pour les mains sur tout le lieu de travail et les politiques de nettoyage et de désinfection des espaces de travail individuels et partagés.

Décrire les supports et services disponibles

L'un des éléments les plus importants d'une politique de retour au travail efficace consiste à exprimer clairement l'engagement de l'entreprise à créer un environnement de travail positif et favorable et à aider les employés à maintenir une équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Décrivez les soutiens et les services disponibles pour les employés dans votre politique de retour au travail, tels que les services de santé et de soutien en santé mentale, les services pour aider les travailleurs à surmonter les défis financiers auxquels ils peuvent être confrontés en raison de la pandémie de COVID-19 et les initiatives pour aider les travailleurs à faire face avec le stress ou l'anxiété. Incluez des informations sur la disponibilité des congés payés et les mesures prises par votre entreprise pour garantir la confidentialité des employés.

Ces supports et services peuvent également inclure des ressources financières ou technologiques pour soutenir les employés des entreprises qui poursuivent le travail à distance ou le travail hybride. Par exemple, si votre entreprise offre un soutien financier pour aider les travailleurs à mettre en place un espace de travail à distance permanent ou d'autres outils ou équipements pour prendre en charge le travail à distance ou hybride, incluez ces détails dans votre politique afin que votre personnel soit pleinement informé des ressources à sa disposition.

Tirez parti de l'analyse du lieu de travail pour éclairer votre stratégie

Étant donné que le retour au travail est différent d'une organisation à l'autre, l'utilisation de l'analyse du lieu de travail peut vous aider à créer une stratégie personnalisée et basée sur les données qui répond plus efficacement aux besoins de votre main-d'œuvre. Solutions d'analyse du lieu de travail peut vous fournir des données quantitatives en temps réel pour éclairer la prise de décision, établir des repères internes pour surveiller l'efficacité au fil du temps et apporter des améliorations continues pour assurer un environnement de travail favorable et productif à chaque membre de votre personnel, qu'il travaille à distance , retournant sur le lieu de travail physique à temps plein ou à temps partiel, ou adopter un modèle de travail hybride.

Par exemple, une société multinationale de services professionnels et d'investissement immobilier a utilisé Humanyze pour comprendre comment le passage soudain et inattendu au travail à distance a eu un impact sur son organisation et ses employés afin de développer un plan basé sur les données pour le retour éventuel au lieu de travail physique. L'entreprise a utilisé la plate-forme de santé organisationnelle de Humanyze pour comprendre quelles parties de l'organisation bénéficieraient d'un retour au bureau et quelles parties de l'organisation pourraient rester tout aussi efficaces tout en travaillant à distance.

A constructeur automobile multinational s'est également associé à Humanyze pour mettre en œuvre de nouvelles politiques de travail à distance à long terme et accélérer leurs plans pour passer à une culture de travail plus flexible, permettant aux employés d'utiliser le bureau en cas de besoin tout en travaillant principalement à distance. La Humanyze Organizational Health Platform™ leur a permis de compléter des mesures plus subjectives (comme les enquêtes auprès des employés) pour mesurer l'impact initial du travail à distance sur l'efficacité organisationnelle, avec un accent particulier sur le bien-être des employés et une collaboration efficace. En mesurant en permanence les impacts du nouvel environnement de travail flexible sur l'organisation, l'entreprise est désormais en mesure d'isoler des domaines d'attention spécifiques et d'intervenir de manière proactive pour assurer le succès à long terme de la transition.

L'analyse du lieu de travail peut vous aider à mesurer l'impact du retour au travail - quel que soit son aspect dans votre organisation - et à mieux comprendre les dynamiques qui affectent les performances. Armé de ces données, vous pouvez élaborer une politique de retour au travail personnalisée et vous adapter facilement aux besoins changeants de votre main-d'œuvre à mesure que votre organisation s'installe dans la « nouvelle normalité ».

Dernière mise à jour 15 avril 2021