La main-d'œuvre moderne s'est adaptée à plusieurs changements qui ont eu un impact sur la façon dont nous effectuons notre travail. L'une des plus évidentes a été la pandémie de COVID-19, qui a poussé de nombreuses entreprises à passer complètement à postes de travail distants ou hybrides. Ces changements ont également présenté une excellente occasion de trouver des moyens d'améliorer la collaboration.
De nombreuses entreprises sont soutenues par des équipes réparties réparties dans différents États ou même dans le monde entier. Selon une étude menée par le Institut pour la productivité des entreprises (i4cp) et Rob Cross, Edward A. Madden Professor of Global Business au Babson College, « les organisations les plus performantes sont jusqu'à 5.5 fois plus susceptibles que les moins performantes d'encourager l'efficacité des individus, des équipes et des dirigeants dans la collaboration. » L'étude a révélé que le principal facteur de différenciation entre la collaboration productive et improductive se résume à l'objectif, la poursuite délibérée de la collaboration permettant aux organisations d'exploiter plus efficacement la collaboration pour atteindre leurs objectifs commerciaux. Une collaboration efficace résulte d'un culture d'entreprise efficace qui est soutenu par la direction et englobe l'ensemble de l'organisation.
Dans cet article, nous avons compilé 25 conseils d'experts qui peuvent vous aider à développer un lieu de travail plus collaboratif. Alors que les employés recherchent un travail valorisant et une approche plus claire de l'équilibre travail-vie personnelle, une entreprise peut prendre de nombreuses mesures pour développer une stratégie de personnes inclusives.
- Tirer parti des réunions de manière stratégique pour améliorer une collaboration efficace
- Conseils de leadership pour une collaboration plus efficace
- Conseils de communication pour une collaboration efficace
- Créer un environnement qui favorise une collaboration efficace
Tirer parti des réunions de manière stratégique pour améliorer une collaboration efficace
1. Préparer les ordres du jour des réunions formelles. Avec une bonne préparation, les réunions sont beaucoup plus susceptibles d'être efficaces et plus collaboratives. Définir un ordre du jour clair pour chaque réunion et considérer le rôle de chaque personne présente aidera toutes les personnes impliquées à comprendre comment elles peuvent participer et quelles devraient être leurs attentes individuelles.
2. Utilisez des questions brise-glace. Une réunion ou une discussion qui commence de manière inconfortable a peu de chances de se rétablir. Au lieu de commencer par les sujets officiels de l'ordre du jour, il peut être judicieux de poser au groupe une question brise-glace comme ce que toutes les personnes présentes ont fait le week-end dernier. L'un des meilleurs moyens d'améliorer le travail d'équipe est de donner aux employés de nombreuses occasions d'en apprendre davantage les uns sur les autres.
3. Organisez une réunion de lancement. Chaque fois qu'une nouvelle équipe est constituée pour travailler sur un objectif commun, c'est une bonne idée de organiser un événement de lancement officiel. Cela donne non seulement aux membres de l'équipe la possibilité de poser des questions et d'en savoir plus sur le projet, mais contribue également à créer un sentiment d'appartenance partagé. Ces réunions n'ont pas besoin d'être compliquées ou même longues, selon la complexité du projet. C'est toujours une bonne idée de solliciter des commentaires sur l'ordre du jour des membres de l'équipe.
Conseils de leadership pour une collaboration plus efficace
4. Définir des objectifs clairs. Les employés sont plus susceptibles de collaborer les uns avec les autres lorsqu'ils comprendre clairement leurs rôles individuels et les objectifs de l'équipe que tout le monde travaille. Des objectifs bien définis donnent à toute l'équipe un objectif commun et peuvent aider à favoriser l'innovation et la résolution de problèmes. Un signe clair d'une équipe efficace est celle qui peut s'auto-évaluer et identifier les problèmes qui conduisent à des améliorations significatives au fil du temps.
5. Encouragez les leaders à adopter des comportements collaboratifs. L'une des pires choses que vous puissiez faire pour améliorer la collaboration est d'avoir une équipe de direction qui n'incarne pas les comportements et les valeurs que vous promouvez. Si un manager dit une chose et en fait une autre, cela risque de ruiner tout sentiment d'authenticité. Les employés à tous les niveaux doivent s'efforcer de travailler en étroite collaboration et utiliser les outils et pratiques disponibles.
6. Communiquer les attentes en matière de collaboration. Il est facile d'être une pom-pom girl pour la collaboration, mais sans orientation claire, il peut être difficile pour les employés de comprendre quoi faire. Au lieu de déclarations génériques sur une collaboration plus étroite, visez à fournir des attentes claires à tout le monde. Les lignes directrices doivent bien s'aligner sur les valeurs de l'entreprise et décrire les comportements spécifiques et les meilleures pratiques.
7. Définir la culture d'entreprise. Si une culture d'entreprise est bien conçue et soutenue, elle doit vraiment représenter les comportements et les actions des employés dans l'ensemble de l'organisation. Créez un jeu de diapositives et des supports qui définir la mission, la vision et les valeurs fondamentales de la compagnie. Ces points doivent servir de ressource d'orientation pour les employés et peuvent être particulièrement puissants lors de la gestion des communications et des défis avec les clients.
8. Préparez-vous aux changements inattendus. L'émergence de COVID-19 nous a rappelé à tous qu'il peut y avoir des changements drastiques et inattendus à tout moment. Les entreprises capables de développer et d'améliorer leurs plateformes de communication et leurs environnements de travail seront mieux placées pour s'adapter aux changements futurs. Il est important de créer un système stable auquel les employés peuvent accéder, mais c'est aussi une bonne idée de s'assurer qu'il peut être modifié en cas de besoin.
9. Célébrez souvent les victoires. Surtout lorsqu'il s'agit de projets complexes et à long terme, il n'est pas toujours facile pour les employés d'apprécier les réalisations qu'ils accomplissent en cours de route. Les équipes peuvent bénéficier prendre le temps de célébrer les victoires et les jalons ensemble dans un cadre formel ou informel. Ces célébrations peuvent être petites et n'ont pas besoin d'être de grands événements, car toute chance d'être reconnu et apprécié est précieuse.
Conseils de communication pour une collaboration efficace
10. Encouragez l'écoute active. Une partie du défi pour faciliter une communication efficace sur le lieu de travail consiste à équilibrer les discussions entre les différents membres de l'équipe. Cela peut être particulièrement difficile lorsqu'il s'agit de cultures, de personnalités et de sujets différents. Aider les salariés, et notamment les managers, développer leurs capacités d'écoute active peut aider tout le monde à se sentir entendu et plus impliqué.
11. Segmentez les messages en fonction des rôles et des emplacements des employés. Cela est devenu particulièrement important pendant la pandémie de COVID-19, car différents pays ont des directives uniques en matière de distanciation sociale et de protocoles de santé. Une communication claire pendant ces périodes est une nécessité, et même les e-mails peuvent jouer un rôle essentiel pour tenir tout le monde informé. Définir des segments et des groupes de travail clairs pour la communication vous permet d'envoyer rapidement un message aux bonnes personnes à tout moment.
12. Utilisez différents formats pour différents messages. Lorsque le besoin de communiquer certaines informations se fait sentir, réfléchissez bien à le format que vous utilisez pour le partager. Certaines communications peuvent mieux fonctionner sous forme de messages texte, tandis que d'autres conviennent mieux à un e-mail ou à un appel téléphonique. Des informations particulièrement importantes ou sensibles peuvent également nécessiter une réunion pour permettre des questions et des discussions afin de dissiper toute confusion et de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
13. Ne négligez pas la communication asynchrone. La communication asynchrone implique des informations partagées à des moments différents. Un exemple serait un message publié sur un babillard électronique d'entreprise auquel d'autres peuvent répondre à tout moment. De nombreuses plateformes de collaboration incluent des fonctionnalités qui permettent cette forme de communication. La communication asynchrone peut être particulièrement efficace pour les équipes distantes et celles qui travaillent sur plusieurs fuseaux horaires.
14. Adopter des modèles de communication hybrides. L'un des meilleurs moyens de favoriser la communication et d'améliorer la collaboration est de donner aux employés une nombre de façons différentes de communiquer avec l'un l'autre. L'utilisation de plusieurs outils tels que le courrier électronique, la messagerie instantanée et un intranet d'entreprise permettra aux employés de communiquer des informations d'une manière efficace pour eux. Cela permet à tout le monde de partager plus facilement des idées à tout moment et de contribuer à une discussion individuelle, d'équipe ou d'entreprise.
15. Profitez de la collaboration informelle. Vous pouvez certainement accomplir beaucoup de choses lors de réunions et d'activités de travail formellement organisées, mais la plupart du vrai travail se fait entre les employés eux-mêmes. Faciliter la réunion et la communication du personnel contribue non seulement à améliorer la collaboration, mais permettra également à beaucoup d'entre eux de nouer des relations à long terme, voire à vie. Garder à l'extérieur outils de médias sociaux tels que LinkedIn à l'esprit lors de l'élaboration de stratégies de communication d'entreprise pour soutenir la collaboration informelle.
16. Comprendre les points douloureux de la communication avec les employés. Avec le grand nombre de réunions à distance qui ont lieu ces jours-ci, la «fatigue du zoom» est devenue une réalité. De nombreux employés regardent leurs écrans plusieurs heures par jour pour effectuer leurs tâches. L'utilisation d'ordinateurs pour les réunions est nécessaire mais doit être bien comprise. Prendre le temps d'écouter les commentaires et les suggestions des employés peut aider améliorer la productivité et la communication en même temps.
17. Organiser les notes et les commentaires. Lorsque les employés collaborent pour développer une nouvelle stratégie ou réviser un document important, ils peuvent partager des idées de différentes manières. Une fois le travail de remue-méninges et de partage terminé, définir des attentes claires pour notes de traitement et commentaires permet d'éviter de créer un arriéré d'idées partiellement développées. Les outils de collaboration asynchrones sont un atout essentiel mais doivent être bien gérés pour tirer le meilleur parti des communications.
Créer un environnement qui favorise une collaboration efficace
18. Privilégier l'expérience collaborateur. Voir les choses du point de vue des employés peut vous aider à en apprendre beaucoup sur la culture du travail et certains des défis de communication auxquels votre entreprise peut être confrontée. Consacrer du temps à l'expérience des employés et trouver des moyens d'améliorer les environnements de travail numériques et physiques peut grandement contribuer à rendre les employés plus satisfaits et plus à l'aise au travail.
19. Améliorer l'expérience de bureau. Étant donné que les employés se sont habitués à un environnement de travail complètement distant dans de nombreux cas, cela peut présenter un défi pour ceux qui retournent à un emplacement de bureau physique. Une façon pour les entreprises de se préparer à ce changement et de favoriser l'interaction des employés est de rendre les espaces de bureau aussi accueillants que possible. Cela peut inclure l'amélioration de la connectivité, de l'ergonomie, des commodités et de tout autre domaine que vos employés apprécient.
20. Suivez les flux d'actions. Surtout pour les équipes distantes ou hybrides, il peut être difficile pour les employés de suivre et de comprendre ce que font leurs collègues. Cela peut rendre difficile pour les travailleurs de forger des liens et d'améliorer la façon dont ils communiquent les uns avec les autres. Utilisant un plateforme numérique partagée qui favorise le travail d'équipe peut aider à améliorer la visibilité et l'alignement entre toutes les personnes impliquées.
21. Adopter les mesures de sécurité nécessaires. L'utilisation de technologies de travail à distance et d'outils de collaboration nécessite un examen attentif des pratiques de sécurité. Maintenir la sécurité d'un réseau dispersé est un défi, même pour les organisations les plus avisées. Il est important de s'assurer que les plateformes de communication numériques et physiques de tous types sont sécurisées et correctement entretenus en tout temps.
22. Créez des espaces de collaboration axés sur la technologie. Les vitesses Internet et les améliorations technologiques ont rendu les conférences audio et vidéo remarquablement pratiques de nos jours. Pour favoriser une meilleure communication entre les employés, pensez à créer un nombre d'espaces de travail différents qui sont connectés aux systèmes technologiques. Faciliter la collecte et le partage de documents par les employés contribue grandement au développement d'une solide culture de travail collaboratif.
23. Créer un environnement de travail positif. Avec toutes les discussions sur l'efficacité et les outils technologiques, il peut être facile d'oublier que votre objectif ultime est d'améliorer l'expérience des employés. Chaque personne est unique et peut apprécier un environnement de travail c'est pratique, positif et invitant. Un lieu de travail moderne doit avoir fière allure, soutenir les processus de travail et offrir aux employés un certain nombre d'espaces pour se réunir.
24. Fournir des outils cohérents. Aucun employé ne souhaite parcourir plusieurs systèmes pour trouver un message ou apprendre un nouvel outil tous les deux mois. La cohérence est une priorité absolue lors de la sélection et du déploiement d'outils de communication qui soutiennent votre lieu de travail. Essayez également de tester soigneusement les systèmes avant de les diffuser officiellement au personnel et prenez le temps de les intégrer et de simplifier les flux de communication autant que possible.
25. Promouvoir l'apprentissage et le développement. De nombreux employés souhaitent progresser dans leur carrière pour avoir la chance d'appliquer leurs compétences à nouveaux projets et opportunités d'apprentissage. Les entreprises qui encouragent la prise de risque consciente et l'apprentissage des erreurs réalisent souvent une plus grande innovation et une plus grande efficacité sur le lieu de travail. Un programme d'apprentissage et de développement solide est une ressource précieuse pour ouvrir la communication et développer les futurs leaders.
Une collaboration efficace est l'un des principaux moteurs de succès dans les organisations modernes. Suivre ces 25 conseils d'experts vous aidera à rejoindre les rangs des organisations les plus performantes d'aujourd'hui en mettant en œuvre les bons processus et technologies pour améliorer la collaboration et encourager une collaboration efficace entre les individus, les équipes et les dirigeants.
