Grâce en partie à l'augmentation du travail hybride et à distance, Workplace Analytics est devenu une compétence incontournable pour les organisations modernes qui souhaitent rester compétitives en adoptant une approche basée sur les données pour la prise de décision d'entreprise.
Workplace Analytics (WPA) est la mesure et l'analyse quantitatives des métadonnées comportementales des systèmes appartenant à l'entreprise où les employés effectuent leur travail, tels que les e-mails, le calendrier et les outils de chat, ainsi que les capteurs du lieu de travail et d'autres outils de collaboration. A ne pas confondre avec "Analyse des effectifs», qui traite davantage de l'analyse des mesures RH telles que les taux de rétention et les coûts par embauche, Workplace Analytics se concentre sur la collaboration et la manière dont le travail est effectué au sein des équipes et entre elles.
Comparé à des systèmes d'entreprise plus établis, Workplace Analytics est relativement nouveau, la plupart des fournisseurs proposant des solutions qui ont moins de dix ans. Il existe également de nombreuses différences de qualité, de capacités et d'informations d'identification entre les fournisseurs. Toute personne évaluant de près les fournisseurs de Workplace Analytics constatera de grandes différences dans la manière dont les différentes solutions du marché prennent en charge et permettent la collecte et l'interprétation des données, adaptent (ou n'adaptent pas) les informations à des cas d'utilisation spécifiques, leur position et leur traitement des données personnelles, et la fiabilité globale de leurs métriques et informations. Pour cette raison, et le manque de nombreux modèles d'évaluation éprouvés pour sélectionner un fournisseur, il peut être intimidant et difficile d'évaluer à quels fournisseurs faire confiance pour quels cas d'utilisation.
Les chefs d'entreprise, les managers et les analystes qui souhaitent (à juste titre) intégrer l'analyse du lieu de travail dans leur boîte à outils organisationnelle doivent tenir compte des critères suivants avant de faire leur choix :
1. La confidentialité des données des employés est-elle protégée ? Comment?
Les employeurs sont de plus en plus sous le microscope pour des surveillance des employés pratiques qui nuisent à la confiance des employés et compromettent les résultats de l'organisation. Alors que la plupart des fournisseurs de Workplace Analytics répondent aux exigences de base en matière de confidentialité, dans ce nouveau monde du travail, où la réglementation ne peut pas suivre la vitesse de l'innovation, cela ne signifie pas nécessairement qu'ils protègent pleinement l'individu. La protection de la vie privée des individus va au-delà du respect du RGPD et d'autres exigences de base en matière de confidentialité. Cela signifie également aller plus loin pour créer des freins et contrepoids pour protéger la vie privée et envisager la possibilité d'une mauvaise interprétation basée sur des informations au niveau individuel, qui ne sont souvent pas indicatives de l'efficacité globale.
Lorsque cela est bien fait, les fournisseurs ne doivent pas avoir besoin ou avoir accès à des informations personnellement identifiables, telles que les noms ou les adresses e-mail des individus. De plus, leurs idées doivent être fournies sous forme agrégée pour se protéger contre les interprétations erronées, les utilisations abusives ou l'identification éventuelle d'individus. Enfin, lors de l'évaluation d'un fournisseur WPA, posez des questions sur les mesures qu'il prend et le contenu qu'il crée pour éduquer ses employés, ses clients et l'industrie sur l'éthique et la confidentialité dans l'industrie. Sur la base de leurs réponses et du contenu qu'ils ont créé, vous pouvez avoir une idée plus claire de s'ils serviront de partenaire de confiance dans la navigation sur la confidentialité des données et l'éthique, ou s'ils font simplement des allégations marketing non fondées.
2. Intégrent-ils les données des systèmes essentiels de l'entreprise ?
Votre fournisseur Workplace Analytics doit être en mesure de fournir des informations quantitatives basées sur des données représentatives de la journée de travail complète des employés. Cela nécessite d'analyser autant de sources de données que possible où les employés passent leur temps à interagir avec leurs collègues pour faire leur travail. Cela pourrait inclure des outils de collaboration numérique et, dans certains cas, des sources de données personnelles, telles que des capteurs de salle de réunion.
Certains fournisseurs proposent des fonctionnalités d'analyse en complément d'un produit générateur de données qu'ils proposent déjà. Bien que cela présente des avantages pour faciliter la collecte de données si votre organisation n'utilise que cet outil, il existe plusieurs inconvénients qu'il est important de prendre en compte avant de choisir un fournisseur comme celui-ci comme fournisseur principal de Workplace Analytics. La considération la plus évidente est que si vos équipes utilisent plus d'un outil de collaboration pour travailler, ces outils d'analyse ne pourront probablement pas s'intégrer facilement ou efficacement avec d'autres sources qui ne sont pas leurs propres produits, en particulier s'ils peuvent être concurrentiels. Cela signifie que vous n'aurez pas une image complète de la façon dont le travail est effectué, ce qui limitera considérablement la valeur des informations. De plus, les solutions d'analyse qui fournissent des informations sur leurs propres produits sont intrinsèquement orientées vers l'augmentation ou la poursuite de l'utilisation de leurs propres outils. Si votre objectif est d'obtenir un aperçu objectif de comment et où agir afin d'améliorer l'efficacité organisationnelle, si votre fournisseur d'analyses a des arrière-pensées qui peuvent contredire les meilleurs intérêts de votre organisation, cela signifie que ses analyses ne sont pas entièrement fiables.
3. Quelles sont leurs références ?
Tous les fournisseurs prétendront avoir des informations significatives, mais très peu peuvent pleinement prouver qu'elles sont scientifiquement validées et soutenues par des recherches évaluées par des pairs. Workplace Analytics est une industrie non réglementée, donc jusqu'à ce qu'il y ait des normes industrielles plus établies, il est essentiel d'évaluer les informations d'identification d'un fournisseur et de le pousser à justifier ses affirmations, en particulier s'il offre des capacités d'automatisation, d'analyse prédictive et/ou de mise à l'échelle. Bien que leur demander directement des études de cas, des citations et d'autres preuves de leurs références scientifiques puisse être un bon début, vous pouvez également avoir une idée de la légitimité d'un fournisseur en recherchant à quelle fréquence ils sont publiés dans des publications fiables. De plus, s'ils proposent des références, demandez des détails plus approfondis sur l'étendue et la représentativité de leur base de données. Idéalement, ces repères devraient être relativement stables dans le temps et être tirés d'un ensemble de données représentatif dont les propriétés statistiques sont bien comprises. Les scientifiques des données de votre organisation doivent interroger ces affirmations et idéalement lire les articles scientifiques évalués par des pairs de l'équipe du fournisseur pour valider davantage leurs références.
Un autre signal d'alarme d'un manque de soutien scientifique est si un fournisseur fait des déclarations absolues sur son produit ou ses mesures en tant que solution miracle. Alors que Workplace Analytics est un contributeur très important à la prise de décision dans les organisations, si un fournisseur se positionne comme la seule réponse aux décisions sur le lieu de travail - sans tenir compte de la complexité du travail et de l'importance du contexte et d'autres sources de données plus subjectives, il peut être un signe que leur produit est simplifié à l'extrême et n'est pas soigneusement vérifié.
4. Est-il « taille unique » ou adapté aux différentes parties prenantes de l'entreprise ?
Un investissement dans Workplace Analytics est seulement aussi bon que les actions qui sont prises à partir des informations. Les informations génériques sur lesquelles il est impossible d'agir ou qui n'ont pas de sens pour la personne ou le groupe qui les reçoit ne sont pas exploitables et, par conséquent, n'ont pas de valeur.
En règle générale, une campagne Workplace Analytics efficace implique plusieurs couches de parties prenantes, de l'analyste à la direction. Selon la raison pour laquelle vous investissez dans Workplace Analytics, il est important que, quel que soit le fournisseur que vous choisissez, il dispose d'une solution sur mesure pour les utilisateurs et les parties prenantes que vous avez l'intention d'utiliser et d'agir en conséquence. Cela comprend la personnalisation des informations à fournir à quel public, l'ajustement des visuels, du langage et des fonctionnalités pour plaire à différents publics, et l'offre de plusieurs façons d'accéder aux informations pour s'adapter à différents flux de travail.
5. Quel soutien à la mise en œuvre et à l'interprétation continue est offert ?
À chaque étape de la mise en œuvre et de la livraison des informations, de nombreuses questions, à la fois techniques et stratégiques, peuvent se poser. Surtout pour ceux qui se lancent pour la première fois, il est important de rechercher un fournisseur qui peut servir à la fois d'outil de confiance et un partenaire stratégique dans votre mise en œuvre et votre utilisation de l'analyse du lieu de travail. Cela signifie qu'ils offrent une assistance et des services, et qu'ils sont également conçus pour une utilisation à long terme.
Tout fournisseur dans cet espace doit être prêt à offrir des conseils et une assistance à long terme, et doit les proposer en tant que service dans le cadre ou en parallèle d'un abonnement. De plus, ils doivent offrir des fonctionnalités et des capacités qui évoluent en fonction de la maturité du programme d'analyse des clients. Lors de l'évaluation des options, recherchez des fournisseurs qui proposent des ressources pédagogiques, des conseils sur les meilleures pratiques et une livraison fluide, de l'extraction et du nettoyage des données à l'interprétation et à l'action sur les informations. De plus, ils doivent avoir la capacité de surveiller les changements et permettre aux clients de comparer et de s'améliorer en permanence au fil du temps.
Conclusion
Workplace Analytics ne fera que continuer à se développer d'une capacité stratégique à un outil indispensable pour toute organisation à l'épreuve du temps. Comme c'est le cas, il incombe à la fois aux fournisseurs et aux clients de définir les critères d'analyse de qualité et les meilleures pratiques, afin que l'industrie puisse continuer à se développer de manière éthique et durable. En abordant votre recherche avec une attention consciente, un œil critique et en vous concentrant sur ce qui donnera la priorité à vos employés, vous pouvez vous assurer de tirer le meilleur parti de votre investissement Workplace Analytics.
