Le guide du chef d'entreprise sur l'efficacité organisationnelle

L’efficacité organisationnelle est devenue un sujet de plus en plus important depuis l’émergence de la pandémie de COVID-19. La perturbation sans précédent des voyages, du comportement des consommateurs et des processus de travail s'est avérée être une impulsion pour les entreprises du monde entier à repenser leur approche actuelle du leadership et de la gestion du changement. En conséquence, de nombreuses entreprises évaluent ce que signifie l'efficacité organisationnelle dans le paysage complexe et changeant d'aujourd'hui.

Le cabinet de conseil en gestion McKinsey a développé un indice de santé organisationnelle (OHI) qui cherche à définir les capacités d'une entreprise à travers 37 dimensions. Dans une étude récente, McKinsey a découvert que le niveau supérieur des entreprises, c'est-à-dire celles qui sont les plus efficaces, générait des rendements pour les actionnaires trois fois supérieurs par rapport à la moyenne des entreprises. Les cadres d'efficacité organisationnelle fournissent un contexte et des conseils précieux sur la façon dont les entreprises les plus performantes peuvent développer et protéger leurs avantages stratégiques en préparant leurs organisations à réussir.

Mais qu'est-ce qu'être « efficace » ? Dans ce guide, nous passerons en revue divers aspects de l'efficacité organisationnelle du point de vue du chef d'entreprise. Le leadership est chargé d'influencer l'organisation d'une manière qui ajoute une plus grande valeur et améliore les performances, ce qui peut être assez complexe. Nous examinerons les définitions, les modèles et les meilleures pratiques pour l'efficacité organisationnelle et comment une entreprise et ses dirigeants peuvent mettre en œuvre avec succès des initiatives de changement. Vous trouverez également plusieurs ressources et informations utiles pour guider vos propres recherches sur l'efficacité organisationnelle dans le climat commercial complexe d'aujourd'hui.

Dans ce guide de l'efficacité organisationnelle, nous aborderons :

La définition de l'efficacité organisationnelle

Deux membres de l'équipe collaborant à l'aide d'un ordinateur portable

L'efficacité organisationnelle fait référence à une la capacité de l'entreprise à atteindre ses objectifs tout en développant les employés, les processus et l'infrastructure. Il n'existe pas de définition unique et globale de l'efficacité organisationnelle, en grande partie parce que chaque organisation est si unique et que des contextes variés nécessitent souvent des approches adaptées. Alors que chaque entreprise doit déterminer son propre chemin vers le succès, il y a quelques domaines essentiels à considérer :

  • Fixation des objectifs. L'une des premières choses qui viennent à l'esprit lorsque l'on pense à l'efficacité organisationnelle est l'établissement d'objectifs. La gestion stratégique est un sujet complexe en soi. Cela dit, les dirigeants d'entreprise qui cherchent à améliorer leur efficacité peuvent bénéficier d'un examen attentif de leurs processus internes. La façon dont une entreprise se fixe des objectifs, mesure les performances et gère les ressources joue un rôle important dans le succès de l'entreprise.
  • Les Compétences De Base. Un autre élément important de l'efficacité organisationnelle est la capacité de développer une organisation avec la bonne combinaison de capacités, de personnalités et de talents. Une entreprise qui atteint ses objectifs mais ne parvient pas à développer un avantage concurrentiel solide peut voir son activité diminuer en raison de la concurrence ou de conditions de marché imprévues. Culture d'entreprise est également un élément important de toute entreprise, et il est essentiel de développer des valeurs claires et significatives autour desquelles une organisation s'aligne.
  • Structure organisationnelle. On dit souvent qu'une entreprise doit s'organiser autour de ses objectifs à long terme. En d'autres termes, la forme doit suivre la fonction. Une organisation efficace doit comprendre l'importance des différentes relations entre les employés et les groupes, et être capable de coordonner le travail entre les sites, les services et les équipes. Le développement organisationnel et la gestion du changement sont des considérations importantes pour les ressources RH et la direction de l'entreprise.

Modèles d'efficacité organisationnelle

Deux membres de l'équipe faisant une présentation sur les modèles d'efficacité organisationnelle

Les dirigeants d'entreprise réfléchissent constamment aux processus, aux objectifs et aux ressources. Il y a souvent un équilibre délicat entre répondre aux demandes urgentes et préparer l'avenir. Pour mieux comprendre comment une entreprise peut développer une plus grande efficacité organisationnelle, il est utile de considérer les modèles populaires utilisés aujourd'hui par les experts et les praticiens. Ces modèles offrent chacun un cadre utile pour comprendre l'efficacité organisationnelle, élaborer des plans d'amélioration et mesurer les résultats.

Modèle de système organisationnel

Ce modèle d'efficacité organisationnelle utilise la structure de l'entreprise comme base de la gestion stratégique. Étant donné que de nombreux aspects de la structure et des opérations de l'entreprise sont souvent en place depuis des décennies, il s'agit d'un cadre qui sera très familier aux dirigeants qui font partie du marché du travail depuis un certain temps. Dans ce modèle, une entreprise se décompose en les éléments suivants :

  • Stratégie – La mission, la vision et les valeurs de l'entreprise combinées aux objectifs et aux plans de communication.
  • Entrées – Les gens, l'équipement, les matériaux et les finances.
  • Capacité de performance – La conception de vos pratiques en matière de main-d'œuvre, de budgétisation et de processus généraux sur le lieu de travail.
  • Actions de performance – Activités spécifiques que l'entreprise exécute afin d'atteindre un résultat attendu, comme le développement de produits.
  • Résultats – Ce que l'entreprise a réalisé grâce à ses efforts (produits, services, etc.).
  • Résultats - L' impact des actions de l'entreprise sur la vie des personnes concernées (collaborateurs, clients, partenaires).
  • Feedback / retours – Comment l'entreprise apprend de ce qu'elle a accompli afin d'améliorer la stratégie future.

L'aspect le plus important du modèle de système organisationnel est le fait qu'il est itératif et en boucle continue, permettant des améliorations et des optimisations continues au fil du temps. Il est extrêmement important que les dirigeants prennent le temps de réfléchir régulièrement à la manière dont ils peuvent mieux éclairer la prise de décision et la gestion des performances.

Modèle d'apprentissage expérientiel

Ce modèle est axé sur les individus et suggère que la meilleure façon d'améliorer les performances est d'appliquer immédiatement les enseignements clés de votre travail. Adapté des travaux de David Kolb, il s'agit de quatre composants discrets, y compris l'expérience, la réflexion, le développement de concepts et les tests. Ce cadre peut être utilisé par les RH, les dirigeants et les employés individuels pour mieux comprendre les mécanismes de l'apprentissage.

Apprendre en faisant modèle

Le modèle d'apprentissage par la pratique se concentre moins sur la réflexion et davantage sur l'application des compétences à des projets stimulants. L'efficacité individuelle et organisationnelle peut être développée en faisant face à des défis difficiles et en les surmontant. Des capacités telles que la constitution d'équipes, l'évaluation des besoins et la mesure du rendement au travail sont particulièrement critiques.

Modèle DAPIM

L'équipe de Association américaine des services humains publics (APHSA) a développé ce modèle comme référence pour faciliter l'efficacité organisationnelle. L'acronyme DAPIM représente les cinq étapes décrites dans leur processus. Il s'agit d'une excellente structure de gestion du changement qui peut vous aider à définir une portée raisonnable et un plan efficace. Les cinq étapes comprennent :

  • Définir – Choisir une qualité organisationnelle spécifique à améliorer.
  • Évaluer – Décrire l'état actuel et souhaité.
  • Plan – Création de plans d'amélioration à court et long terme.
  • Réaliser – Agir pour obtenir les améliorations souhaitées.
  • Surveiller – Suivi des performances et amélioration du plan.

Ensemble, ces quatre modèles représentent différentes manières d'examiner les mêmes mécanismes de base impliqués dans la gestion du changement dans le but d'améliorer l'efficacité dans l'ensemble d'une entreprise. En tant que chefs d'entreprise, nous devons nous rappeler que les organisations sont complexes et que, par conséquent, tout plan d'amélioration doit être compris dans le contexte de l'entreprise dans son ensemble.

Responsabilités du leadership pour l'efficacité organisationnelle

Chef d'entreprise debout à la tête d'une table de conférence lors d'une réunion d'équipe

Il est vrai que les leaders peuvent venir de n'importe où au sein d'une organisation, mais il y a quelques rôles importants qui peuvent avoir un impact significatif sur l'efficacité organisationnelle. Certaines entreprises peuvent ne pas avoir la capacité ou les ressources nécessaires pour créer tous ces postes, mais ces descriptions des rôles clés fournissent un guide utile pour comprendre comment définir les responsabilités de votre propre équipe.

Ressources humaines

Les RH jouent un rôle central dans l'efficacité organisationnelle en tant que service principal pour faciliter la communication d'entreprise, l'expérience des employés et la gestion des performances. Surtout aujourd'hui, il existe plusieurs outils numériques qui peuvent être utilisés pour mieux comprendre les performances d'une entreprise et quels changements peuvent être nécessaires pour apporter des améliorations. Un exemple est Score de santé organisationnelle d'Humanize (OHS), qui donne aux professionnels des RH et aux dirigeants de l'entreprise un accès direct à des informations basées sur des données sur l'efficacité organisationnelle.

Business Leadership

Les organisations sont généralement structurées autour de fonctions commerciales distinctes. Les chefs d'unité commerciale peuvent contrôler de nombreuses ressources et sont dans une position idéale pour améliorer l'efficacité au sein de leurs propres équipes et départements, ainsi que pour favoriser la collaboration nécessaire entre les différentes équipes et départements. Une façon de s'engager et de créer une synergie dans l'ensemble de l'entreprise est de diviser les initiatives de changement et de demander à chaque groupe ou service de développer et d'exécuter les parties pertinentes du plan.

Gestionnaires de l'expérience des employés

De nombreuses entreprises investissent dans des ressources d'expérience client, mais le expérience des employés est tout aussi important. Non seulement une expérience employé exceptionnelle s'améliore la rétention des employés et participationmais aussi renforce les performances et contribue à une plus grande satisfaction de la clientèle car les employés sont motivés à dépasser les attentes.

En plus des systèmes de données et des ressources RH traditionnelles, les entreprises commencent à créer des rôles dédiés à l'amélioration de l'expérience des employés. En supprimant les obstacles à la performance et en optimisant les incitations et autres avantages tangibles, les gestionnaires de l'expérience des employés peuvent avoir un impact indirect mais significatif sur la performance organisationnelle.

Gestionnaires du changement

Ce rôle est particulièrement important dans les grandes organisations qui sont devenues complaisantes avec les structures de service existantes et la dynamique d'équipe. Un responsable du changement peut souvent apporter une nouvelle perspective extérieure aux processus métier, et de nombreuses entreprises recherchent l'aide de consultants en gestion du changement, en particulier pendant les périodes de changement imprévu ou sans précédent. Par exemple, la pandémie de COVID-19 a forcé les entreprises du monde entier à modifier leurs processus opérationnels, leurs procédures et même leurs lieux de travail pratiquement du jour au lendemain pour s'adapter aux perturbations de la chaîne d'approvisionnement, aux changements du marché et aux ordonnances de fermeture du gouvernement qui ont forcé les entreprises à passer soudainement au travail à distance. .

Que vous recrutiez des talents pour des rôles dédiés ou que vous attribuiez ces responsabilités aux membres existants de l'équipe, il est essentiel de vous assurer que vous définissez des rôles et des responsabilités clairs pour votre plan d'amélioration de l'efficacité organisationnelle.

Mesurer l'efficacité organisationnelle

Deux membres de l'équipe examinant les données sur l'efficacité organisationnelle

Il n'existe pas de mesure unique qui mesure l'efficacité organisationnelle, et il est important de développer une série de mesures qui, ensemble, brossent un vue d'ensemble de la santé de l'entreprise. Les scores globaux de santé organisationnelle peuvent être utilisés comme référence pour les progrès globaux, ainsi que des mesures plus détaillées qui vous aideront à comprendre ce qui se passe au sein de l'entreprise.

L'une des meilleures choses que vous puissiez faire est de clarifier les indicateurs avancés et retardés que vous souhaitez influencer au fil du temps. Les indicateurs de retard sont liés à la production au niveau d'une entreprise ou d'un service et peuvent inclure les éléments suivants :

  • Revenu
  • Jalons du projet
  • Prix ​​de l'action
  • Rotation des stocks

Ces mesures sont des considérations vitales car l'objectif du développement d'une organisation plus efficace est d'obtenir un plus grand succès. Il n'y aura pas toujours de corrélation directe entre vos initiatives de changement et ces mesures, mais vous pouvez probablement obtenir des informations utiles en mesurant ces mesures au fil du temps.

Les indicateurs avancés sont nécessaires car ils aident à donner une idée de l'effort impliqué dans l'exécution du travail. Vous pouvez collecter les métriques les plus pertinentes pour votre entreprise et votre secteur d'activité, mais voici quelques idées qui illustrent ce point :

  • Emplacements présentés
  • Propositions envoyées
  • Appels clients passés

Lors de la définition des indicateurs avancés, il peut être utile de se concentrer sur les activités qui, selon vous, auront le plus d'impact sur vos indicateurs retardés. Une fois que vos mesures sont en place et qu'une ligne de base est définie, vous pouvez surveiller les performances au fil du temps. Lorsque ces mesures de base sont combinées avec d'autres données sur les employés et l'organisation, cela peut créer un système puissant et axé sur les données pour améliorer l'efficacité organisationnelle.

Par exemple, un grande banque européenne connaissait des disparités de performances entre deux branches et souhaitait identifier les forces motrices à l'origine des écarts de performances. Une branche a régulièrement surperformé l'autre de 300 %, malgré des structures commerciales et des segments de clientèle similaires. La banque a déployé le Plateforme Humanyze™ pour mesurer les modèles de communication d'équipe, l'activité physique au sein du bureau et d'autres données de communication d'entreprise, puis segmenté les données par rémunération et ancienneté.

L'analyse des données a révélé que les succursales les plus performantes avaient significativement plus d'interactions en face à face tout au long de la journée, tandis que les succursales les moins performantes n'avaient pas les mêmes opportunités de collaboration en équipe ou de renforcement de la confiance. L'analyse des données d'aménagement des bureaux a révélé que l'aménagement des bureaux des succursales les moins performantes limitait les modes de communication et les opportunités de collaboration par rapport aux aménagements des succursales les plus performantes.

Forte de ces données, la banque a pris un certain nombre de mesures pour améliorer la collaboration, telles que la refonte de l'agencement des bureaux, la mise en œuvre d'incitations à la performance de groupe et l'allocation de fonds pour des activités de consolidation d'équipe, ce qui a entraîné une augmentation de 11 % des ventes.

Dans un autre cas, un entreprise de technologie multinationale de premier plan a tiré parti de la plate-forme de santé organisationnelle d'Humanyze pour identifier des moyens basés sur les données pour améliorer l'efficacité organisationnelle et améliorer l'expérience des employés afin de favoriser la collaboration d'équipe et l'amélioration des performances. La société s'est concentrée sur la mesure de quatre domaines clés, notamment la collaboration en équipe, les écarts générationnels, la culture de réunion et l'utilisation de l'espace physique. L'analyse des données a révélé plusieurs informations précieuses :

  • La proximité était un facteur essentiel pour favoriser la collaboration.
  • Les employés étaient le plus engagés dans des réunions de moins de 60 minutes.
  • La collaboration en personne a eu un impact significatif sur la performance.
  • Une plus grande utilisation des outils numériques parmi les jeunes générations était probablement un facteur déterminant dans les écarts de collaboration entre les différentes générations d'employés.

L'entreprise a non seulement été en mesure d'identifier les facteurs probables d'inefficacité, mais elle a également été en mesure de mettre en œuvre des initiatives basées sur les données conçues pour combler les lacunes et surmonter les problèmes identifiés. De plus, l'entreprise a désormais la capacité de mesurer l'impact des changements stratégiques sur les comportements organisationnels afin d'éclairer la prise de décision future.

Meilleures pratiques en matière d'efficacité organisationnelle

Équipe célébrant le succès au bureau

Lors de l'examen et de l'élaboration de vos plans d'amélioration de l'efficacité organisationnelle, ces meilleures pratiques peuvent être utiles. Bien qu'il existe des centaines de domaines différents qui pourraient être améliorés à tout moment, il est crucial de concentrer vos efforts. Ces quatre domaines jouent un rôle central dans la performance de l'entreprise et sont souvent un excellent point de départ :

  • Améliorer la prise de décision. Les retards commerciaux sont souvent le résultat d'une mauvaise communication, de processus d'approbation lents et de procédures peu claires. Une gestion du changement réussie exige que les dirigeants examinent les départements et les équipes interfonctionnelles pour comprendre comment les décisions sont prises et communiquées aux autres. L'élimination des obstacles à la prise de décision peut souvent avoir un impact considérable sur l'efficacité.
  • Concentrez-vous sur la croissance des employés. Vos employés sont vos atouts les plus importants en matière d'efficacité organisationnelle. Même avec les niveaux élevés de numérisation et d'automatisation observés aujourd'hui, ce sont les personnes qui les décisions critiques qui façonnent le progrès d'une entreprise. Le développement de programmes solides pour le développement du leadership, les incitations à la performance et la formation des employés peut grandement contribuer à améliorer la qualité de votre travail.
  • Clarifier les priorités stratégiques. La stratégie de votre organisation est bien plus qu'un ensemble d'objectifs ou de priorités. Les entreprises de premier plan tirent parti du travail acharné consacré à la planification en impliquant les employés à tous les niveaux de l'entreprise. Comment vous créez, communiquez et surveillez progresser vers vos objectifs à court et à long terme peut souvent faire la différence entre le succès et l'échec.
  • Tirer parti de la technologie. La technologie numérique a considérablement amélioré notre capacité à comprendre et à interpréter de grandes quantités de données. L'efficacité organisationnelle est beaucoup plus facile à influencer lorsque vous disposez d'un ensemble complet de mesures et de données à examiner. Les plates-formes de gestion des ressources humaines et d'entreprise d'aujourd'hui intègrent des données en temps réel avec des mesures et des rapports avancés pour créer une puissante suite d'outils de gestion du changement.

L'efficacité organisationnelle est une priorité absolue pour chaque chef d'entreprise. Comprendre ce qui stimule les progrès au sein de votre organisation, définir clairement les buts et objectifs, identifier les bonnes mesures à mesurer et tirer parti des bonnes technologies pour faciliter la prise de décision basée sur les données sont essentiels pour améliorer avec succès l'efficacité organisationnelle dans le paysage commercial complexe d'aujourd'hui.

Lectures complémentaires sur l'efficacité organisationnelle

Pour plus d'informations sur l'efficacité organisationnelle, consultez les ressources suivantes d'autres chefs d'entreprise.

Dernière mise à jour le 16 août 2021