Cet article sur l'analyse en milieu de travail a été publié pour la première fois sur Le magazine leader de CoreNet Global et a été écrit par Ellen Nussbaum.
Le premier trimestre 2020 a révélé à quel point le processus de collaboration peut être complexe dans un environnement de travail numérique. À la suite de COVID-19, la plupart des organisations ont subi une transition presque complète vers le travail à distance et dépendent de plus en plus de technologies telles que Slack, Zoom et Microsoft Teams pour rationaliser la communication tout en se distanciant socialement de la maison. Après tout, la communication est essentielle à la collaboration, et la communication via la technologie s'avère très différente de ce à quoi la plupart des employés sont habitués. De plus en plus d'entreprises se tournent vers l'analyse du lieu de travail pour mieux comprendre l'impact des commandes de télétravail sur leurs équipes.
Essentiellement, l'analyse en milieu de travail nous permet de tirer parti de la science pour comprendre comment les gens collaborent le mieux, ainsi que comment les changements calculés apportés aux processus internes et externes peuvent avoir un impact sur la santé organisationnelle. Une organisation respecte un ensemble de directives structurées pour chaque aspect de son fonctionnement. Le rôle de l'analyse en milieu de travail détermine si ces directives doivent être modifiées pour produire de meilleurs résultats. Grâce à ces connaissances étendues, les entreprises ont le pouvoir d'identifier ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, non seulement de manière générique, mais pour leurs employés et leur culture. Cette connaissance est un élément clé de la réponse d'une organisation aux obstacles imprévus. Les entreprises tentent également d'anticiper à quoi ressemblera la dynamique du lieu de travail une fois les bureaux rouverts. Les salariés vont-ils revenir à leurs modèles de fonctionnement antérieurs, ou le tirage au sort (au moins partiel) du télétravail va-t-il changer définitivement les interactions des équipes ? L'analyse du lieu de travail peut éclairer l'approche de retour au travail des entreprises (quels employés doivent revenir en premier ? Comment l'aménagement du bureau doit-il être modifié pour équilibrer la santé et la productivité ?) ainsi que la direction si la transition ne se déroule pas aussi bien que prévu.
Vous trouverez ci-dessous trois considérations clés pour l'adoption de l'analyse en milieu de travail.
1. Mesurer et améliorer la santé organisationnelle
La santé organisationnelle est en corrélation avec la croissance organisationnelle. En fait, la recherche a toujours montré que la santé organisationnelle profite aux employés, aux employeurs et au résultat net. Une paire d'études de la Queens School of Business et de la Gallup Organization a conclu que les entreprises avec un faible engagement des employés connaissent systématiquement un absentéisme, des erreurs d'employés et des accidents du travail plus élevés que la moyenne. Ces résultats de recherche sont cohérents avec ce que nous avons vu à Humanyze. Les recherches universitaires et sur le terrain démontrent que la santé organisationnelle peut être quantifiée et utilisée pour identifier les défis dans les domaines de l'engagement des employés, de la productivité des équipes et de l'adaptabilité organisationnelle.
- L'engagement capture à quel point les employés sont socialement connectés au sein de l'organisation et à quel point ils sont susceptibles de faire l'expérience de l'épuisement professionnel.
- La productivité mesure à quel point les modèles de communication sont alignés avec les processus ainsi que la capacité d'amélioration.
- L'adaptabilité capture la rapidité avec laquelle les modèles de communication et de travail d'une organisation peuvent évoluer ainsi que la force des connexions entre les différentes couches hiérarchiques.
Le processus de compréhension de la santé organisationnelle de votre entreprise n'a pas besoin d'être intrusif ou perturbateur. La plupart des entreprises ne veulent pas imposer des exigences supplémentaires à leurs employés pendant les périodes de changement ou de stress élevé. En conséquence, ils se tournent souvent vers des enquêtes pour évaluer qualitativement la santé organisationnelle. Les enquêtes dévoilent des informations importantes, mais elles présentent également des faiblesses, telles que des taux de réponse faibles (ou biaisés).
La conduite d'analyses en milieu de travail a l'avantage de fournir une vue objective, non invasive et détaillée du bien-être des employés tout en mettant en lumière des opportunités d'amélioration. Les entreprises qui exploitent à la fois les enquêtes et les analyses en milieu de travail auront une meilleure compréhension de leur organisation et pourront mieux soutenir leurs employés.
Comment les entreprises ont-elles fait cela ? Humanyze a utilisé l'analyse du lieu de travail pour aider une entreprise technologique mondiale en examinant en profondeur la composition et l'emplacement de ses équipes. L'objectif principal était de déterminer si ses méthodes de collaboration, sa culture d'entreprise et son plan d'étage répondaient aux besoins de services spécifiques.
Nous avons d'abord mesuré les données de la suite Microsoft Exchange de l'entreprise, qui comprenait des outils de communication tels que le calendrier, la messagerie électronique et Skype. Après avoir effectué son analyse, Humanyze a proposé une série de suggestions basées sur les tendances des données fournies. La première suggestion concernait la modification du placement des équipes afin d'améliorer la collaboration. Il a été noté qu'une simple marche de 30 secondes entre les bâtiments réduisait considérablement la collaboration entre les équipes d'ingénierie et de vente. Ce manque de collaboration avait un impact négatif sur les performances et la productivité. L'entreprise a pris des mesures pour résoudre le problème en ajustant les emplacements des équipes pour favoriser une interaction plus fréquente entre les employés.
En plus d'optimiser son espace de travail, l'organisation a également créé de nouvelles opportunités de collaboration en personne et a ajusté sa culture de réunion pour prendre moins de temps sur les journées des employés tout en favorisant l'engagement et la collaboration nécessaires. Nous avons constaté que les changements ont finalement renforcé la capacité de l'entreprise à atteindre ses objectifs commerciaux, à retenir ses employés et à attirer de nouveaux talents sur la base d'une culture de promotion de la santé organisationnelle.
2. Maximisez l'impact de vos investissements immobiliers
Pour de nombreuses entreprises, l'immobilier finit par être l'un des coûts les plus importants du compte de résultat. Et pourtant, sa productivité a été historiquement difficile à mesurer. L'emplacement du lieu de travail d'une équipe aura-t-il un impact sur les performances d'une autre équipe ? Existe-t-il des conceptions d'espace de travail spécifiques qui facilitent ou entravent la collaboration ? Le plan de salle actuel peut-il être amélioré ? Sans analyse en milieu de travail, ces questions restent souvent sans réponse et les opportunités qui en résultent ne sont pas abordées.
Dans le passé, les organisations ont travaillé avec Humanyze pour améliorer les retours sur investissements immobiliers en transformant leurs espaces de bureaux, les rendant à la fois plus attrayants et plus productifs. D'après notre expérience, l'analyse du lieu de travail peut aider les organisations à prendre des décisions éclairées sur les stratégies de sièges et les conceptions de bâtiments qui favorisent la santé organisationnelle.
L'analyse du lieu de travail entre également en jeu lorsque les entreprises approchent de l'expansion de leurs activités. Humanyze a soutenu une société énergétique internationale qui a annoncé un plan pluriannuel pour agrandir une usine de raffinerie de pétrole, augmenter la production de 200 % et augmenter les effectifs de 80 %. Cet investissement financier majeur et la croissance rapide de l'équipe qui en a résulté ont créé des défis en matière de planification et d'affectation de l'espace.
Notre technologie a identifié quelles équipes de l'étude étaient les plus critiques dans leur emplacement actuel et quelles équipes pourraient potentiellement déménager vers un nouvel emplacement sans affecter la productivité. Grâce à la plate-forme Humanyze, l'entreprise a pu mesurer le volume et la fréquence des interactions entre les équipes et cartographier le temps passé par les employés dans chaque partie du campus, éclairant ainsi les décisions immobilières critiques.
3. Les entreprises ont l'obligation de protéger la vie privée des employés
Les employés font confiance à leur entreprise pour protéger leur vie privée ; toute rupture de cette confiance peut conduire à un moral négatif (et, par la suite, à l'attrition). Dans le même temps, les données détenues par l'entreprise ont le potentiel d'ouvrir de nouvelles perspectives sur la façon dont nos employés abordent le travail, des perspectives qui autrement ne seraient pas détectables. La gestion de ce compromis est un équilibre délicat entre structurer l'analyse de manière appropriée et aider les employés à comprendre comment (et pourquoi) leurs données sont utilisées.
Chez Humanyze, nous nous engageons sur la transparence (d'utilisation) et la protection (des données individuelles). Nous travaillons avec nos clients pour éduquer les employés sur l'utilisation des données. Nos solutions reposent sur des données agrégées plutôt que sur des informations individuelles ; cela protège la confidentialité des employés sans compromettre la capacité à générer des informations organisationnelles au niveau de l'équipe, de la région et de l'unité commerciale.
L'utilisation de l'analyse du lieu de travail pour stimuler la santé et la performance organisationnelles est une technologie passionnante adoptée par de nombreuses grandes entreprises du monde. L'accès à des informations sur où, comment et quand les gens travaillent change la façon dont les dirigeants pensent de leurs organisations. J'espère que vous aurez l'occasion de découvrir les défis cachés auxquels vos employés sont confrontés et d'utiliser ces informations pour améliorer la santé de votre organisation. Comme nous l'avons vu, c'est l'ingrédient clé pour que votre entreprise atteigne son plein potentiel.
