5 tácticas para mejorar la colaboración en equipo remoto en su organización

Ya sea que su equipo colabore principalmente de forma asincrónica con el correo electrónico o mediante videoconferencia sincrónica, el trabajo remoto es ahora la norma para muchas empresas. Lo que empezó como una necesidad ahora es una expectativa. Sin embargo, el trabajo remoto sigue siendo difícil de gestionar incluso para los líderes más experimentados.

A medida que el mundo continúa recuperándose de la pandemia de COVID-19, 51% de los empleadores permiten alguna forma de trabajo a distancia. 26% de la fuerza laboral de EE. UU. estará remota hasta 2021 y probablemente más allá, por lo que está claro que los gerentes deben invertir en la infraestructura y los procesos adecuados para el trabajo remoto.

La colaboración y el trabajo en equipo son un desafío para los equipos presenciales; Con la distancia física, es aún más difícil para los equipos remotos estar en la misma página. Sus equipos pueden ser más productivos mientras se dedican al trabajo remoto; sin embargo, para garantizar que se lleve a cabo la colaboración, necesitan manejo adecuado para evitar fricciones. Supere los obstáculos a la productividad con estas 5 tácticas para mejorar la colaboración en equipo remoto.

Equipe a su equipo con las herramientas adecuadas

Tu equipo no puede colaborar sin las herramientas adecuadas, así que asegúrese de definir su pila de tecnología para el trabajo remoto. Esto debería incluir herramientas para:

  • Gestión de proyectos
  • Videoconferencia
  • Lluvia de ideas
  • Charla
  • Colaboración en tiempo real (como Google Docs)

No solo debe proporcionar a los empleados las herramientas adecuadas, sino que también debe educar a su equipo sobre cómo utilizado estas herramientas.

Una empresa global de petróleo y energía vio esto de primera mano cuando luchó por atraer y retener a los trabajadores más jóvenes. Pero con las herramientas, la capacitación y la educación adecuadas, la marca pudo mejorar su cultura—Y retención de empleados.

Establezca normas antes de tiempo

Cada equipo remoto tendrá su propia forma única de lograr sus objetivos. Los gerentes deben trabajar con equipos remotos para definir estas normas antes de comenzar a trabajar. Esto debería incluir normas para:

  • Horas de trabajo básicas: No siempre es posible que un equipo remoto esté en línea de 8 am a 5 pm todos los días, especialmente si usted es una organización internacional. Debe trabajar con su equipo remoto para definir cuándo estarán en línea y disponibles para reuniones durante un período de tiempo establecido todos los días.
  • Comunicación: ¿Cómo se comunicará su equipo? ¿En qué canales? Será necesario aclarar qué canales de comunicación usarán los equipos remotos (correo electrónico, Slack, Zoom, etc.) y cuándo es apropiado usar cada canal. También es posible que deban establecer reglas para cada canal, como respuestas oportunas, silenciarse si no está hablando en una videollamada, usar cámaras como norma o evitar BCC en los correos electrónicos.
  • Términos comunes: Cada equipo tiene su propio idioma. Optimice la forma en que se comunican entre sí mediante la creación de una lista de siglas compartidas. Asegúrese de definir qué significan las siglas y documentarlas.

La comunicación es el factor más importante para el éxito del equipo remoto. Por ejemplo, un banco europeo descubrió que la optimización de los patrones de comunicación de su equipo conducía a una 300% de mejora en el rendimiento.

Crear oportunidades para la conexión social

El trabajo no puede ser solo trabajo. La conexión social es el pegamento que mantiene unido a tu equipo. Pero dado que los equipos remotos no pueden socializar en la sala de descanso de la empresa o almorzar juntos, los gerentes deben diseñar interacciones sociales intencionalmente.

Programe oportunidades para que sus empleados remotos se conecten entre sí en forma de:

  • Charlas de café de 15 minutos por la mañana
  • Salas de escape online
  • Juegos de trivia de zoom
  • Clubes de lectura

Esto puede parecer una ocurrencia tardía, pero la conexión social es imprescindible para una mejor colaboración remota. De hecho, una empresa farmacéutica descubrió que el desempeño del equipo mejoraba enormemente cuando los empleados interactuaban socialmente entre sí. Un banco importante de EE. UU. También descubrió que los representantes del centro de llamadas que interactuaban entre sí durante sus descansos eran más productivos.

Establecer metas individuales y grupales

La responsabilidad del equipo remoto se trata de indicadores clave de rendimiento y métricas, no del tiempo que los empleados pasan frente a una pantalla. Crea objetivos tanto individuales como de equipo para fomentar la colaboración y el éxito individual.

También es una buena idea crear objetivos a corto y largo plazo para que su equipo siempre sepa en qué están trabajando. De esta manera, su equipo siempre sabrá lo que espera de ellos. Incluso puede utilizar el software de gestión de proyectos para crear dependencias de tareas basadas en estos objetivos, de modo que cada miembro del equipo sepa qué debe hacer y cuándo.

Optimizar las reuniones

Las reuniones son una forma eficaz de colaborar, pero pueden convertirse rápidamente en una pérdida de tiempo si no las gestiona con cuidado. Asegúrese de que las reuniones periódicas del equipo duren solo de 15 a 30 minutos para que su equipo tenga tiempo para hacer su trabajo real. También puede optimizar sus reuniones al:

  • Creando una agenda y tomando notas.
  • Hacer que las reuniones sean eficientes y breves, siempre que sea posible.
  • Invitando únicamente a las personas necesarias a la reunión.
  • Asignar los siguientes pasos y tareas pendientes antes de que finalice la reunión.

Resumen

La colaboración es una necesidad para todos los equipos, pero es un gran desafío para los equipos remotos que están separados por tiempo, idioma y geografía. Con equipos remotos, la comunicación y la claridad son cruciales. Siga estas 5 mejores prácticas para disfrutar de la comodidad del trabajo remoto y mejorar la colaboración en equipo remoto en su organización.

También es crucial monitorear los datos de la fuerza laboral para ver si estas prácticas y herramientas están funcionando. Obtenga más información sobre cómo Plataforma Humanyze puede ayudarlo a medir adecuadamente los resultados para mejorar la colaboración y garantizar los mejores resultados para el esfuerzo.

Última actualización 02 de diciembre de 2021