“Ojalá tuviéramos más reuniones” - Nadie, nunca.
Todavía es marzo. Como sociedad hemos cerrado el círculo, volviendo al mes que terminó definiendo un año entero. En términos del lugar de trabajo, ahora estamos en el primer aniversario del inicio del experimento natural masivo en el que la mayoría de los trabajadores cambiaron rápida e inesperadamente al trabajo remoto. Este es el momento perfecto para reflexionar y hacer un balance de cómo hemos ajustado nuestras estrategias en el lugar de trabajo y, más específicamente, cómo las reuniones virtuales en particular han impactado nuestra experiencia.
El cambio al trabajo a distancia ha causado estragos en los horarios. Ya sea que se trate de personas en diferentes zonas horarias o con responsabilidades de cuidado de niños durante el día, la nueva forma de trabajar ha dificultado la programación de reuniones y ha estirado la jornada laboral para adaptarse a esos horarios variantes. Si bien es necesario, también ha creado inevitablemente un estrés adicional en la fuerza laboral. La falta de interacciones cara a cara informales también ha requerido un aumento en las reuniones programadas. Sin estos, la colaboración dentro y entre los equipos probablemente se vería muy afectada, pero algunos gerentes particularmente entusiastas han llenado los horarios hasta el punto de ruptura.
Es aquí donde se necesitan matices y datos para comprender estos puntos débiles. La “fatiga del zoom” es real, pero no es la misma en todas las empresas y algunas se han visto más afectadas que otras. Incluso dentro de la misma empresa hay variaciones, ya que incluso los equipos específicos se han visto afectados negativamente más que sus pares dentro de la organización. Los datos de los calendarios y los sistemas de videoconferencia pueden ayudar a demostrar estas disparidades y proporcionar áreas de enfoque a medida que la organización intenta avanzar en el próximo año con estrategias de reuniones virtuales más efectivas.
Es fundamental que las empresas se den cuenta de que estas estrategias de futuro deben desarrollarse ahora. La pandemia continuará bien en 2021, y no estará aquí un día y desaparecerá repentinamente al siguiente. A medida que aumentan las tasas de vacunación y disminuyen las infecciones, se vuelve posible un regreso gradual a la oficina y se acerca cada vez más. Este cambio requerirá un desarrollo constante. ¿Deberían todos convocar a las reuniones en sus computadoras portátiles individuales, incluso cuando algunas personas están en la oficina? ¿Qué hay de instituir "presupuestos de cumplimiento" para reducir el exceso de trabajo en los equipos particularmente afectados?
Los datos que ya salen de estos sistemas nos ayudan a identificar puntos de referencia internos, así como a ajustarlos con el tiempo. Algunos equipos que han estado manejando bien la cultura de las reuniones durante el comienzo de la pandemia, sin duda, caerán más adelante este año. Más allá de eso, nuevas estrategias alrededor Trabajo "híbrido" cambiará aún más las prácticas existentes. En lugar de esperar un aumento en el estrés de los empleados y el rendimiento deficiente resultante y el desgaste que conlleva, las empresas pueden usar sus datos internos para identificar de manera proactiva los puntos débiles e identificar rápidamente estrategias de mitigación exitosas.
Las reuniones virtuales son uno de los pocos foros que tenemos hoy para la comunicación directa con los compañeros de trabajo. Es un recurso precioso, y uno que puede desperdiciarse o convertirse en negativo si se usa en exceso. Dar orientación basada en hechos a los gerentes y ajustar constantemente un manual de estrategias es útil ahora, pero será aún más útil a medida que proliferen las formas de trabajar en el modelo de lugar de trabajo cada vez más híbrido del futuro. Obtener este modelo ahora mismo es la única forma de evitar una avalancha de problemas en el futuro y garantizar el éxito. ¿Cómo planea su empresa abordar las reuniones virtuales en el futuro?
