Gracias en parte al aumento del trabajo híbrido y remoto, Workplace Analytics se ha convertido en una competencia imprescindible para las organizaciones modernas que desean seguir siendo competitivas adoptando un enfoque basado en datos para la toma de decisiones empresariales.
Workplace Analytics (WPA) es la medición cuantitativa y el análisis de los metadatos de comportamiento de los sistemas corporativos donde los empleados realizan su trabajo, como el correo electrónico, el calendario y las herramientas de chat, así como los sensores del lugar de trabajo y otras herramientas de colaboración. No debe confundirse con “Análisis de la fuerza laboral”, que se ocupa más del análisis de las métricas de recursos humanos, como las tasas de retención y los costos por contratación, Workplace Analytics se enfoca en la colaboración y cómo se realiza el trabajo dentro y entre los equipos.
En comparación con los sistemas corporativos más establecidos, Workplace Analytics es relativamente nuevo, y la mayoría de los proveedores ofrecen soluciones que tienen menos de diez años. También hay mucha variación en calidad, capacidades y credenciales entre los proveedores. Cualquier persona que evalúe de cerca a los proveedores de Workplace Analytics verá grandes diferencias en la forma en que las diversas soluciones en el mercado respaldan y permiten la recopilación e interpretación de datos, adaptan (o no adaptan) los conocimientos a casos de uso específicos, su postura y manejo de datos personales, y la confiabilidad general de sus métricas y conocimientos. Debido a esto, ya la falta de muchas plantillas de evaluación comprobadas para seleccionar un proveedor, puede ser desalentador y difícil evaluar en qué proveedores confiar para qué casos de uso.
Los líderes empresariales, gerentes y analistas que (con razón) desean incorporar análisis del lugar de trabajo en su conjunto de herramientas organizacionales deben considerar los siguientes criterios antes de hacer una selección:
1. ¿Está protegida la privacidad de los datos de los empleados? ¿Cómo?
Los empleadores están cada vez más bajo el microscopio de daños vigilancia de los empleados prácticas que dañan la confianza de los empleados y comprometen los resultados de la organización. Si bien la mayoría de los proveedores de Workplace Analytics cumplen con los requisitos básicos de privacidad, en este nuevo mundo laboral, donde la regulación no puede seguir el ritmo de la innovación, eso no significa necesariamente que protejan completamente al individuo. La protección de la privacidad individual va más allá de cumplir con el RGPD y otros requisitos básicos de privacidad. También significa ir un paso más allá para crear controles y equilibrios para proteger la privacidad y considerar la posibilidad de una mala interpretación basada en conocimientos a nivel individual, que a menudo no son indicativos de la eficacia general.
Cuando se hace bien, los proveedores no deberían necesitar ni tener acceso a información de identificación personal, como nombres de personas o direcciones de correo electrónico. Además, sus conocimientos deben entregarse en forma agregada para proteger contra malas interpretaciones, uso indebido o posible identificación de personas. Finalmente, cuando evalúe a un proveedor de WPA, haga preguntas sobre los pasos que toman y el contenido que crean para educar a sus empleados, sus clientes y la industria sobre la ética y la privacidad en la industria. Según sus respuestas y el contenido que han creado, puede obtener una idea más clara de si servirán como un socio confiable en la navegación de la privacidad y la ética de los datos, o si simplemente están haciendo afirmaciones de marketing sin fundamento.
2. ¿Integran datos de sistemas corporativos esenciales?
Su proveedor de Workplace Analytics debería poder proporcionar información cuantitativa basada en datos representativos de la jornada laboral completa de los empleados. Esto requiere analizar tantas fuentes de datos como sea posible donde los empleados pasan su tiempo interactuando con colegas para realizar el trabajo. Esto podría incluir herramientas de colaboración digital y, en ciertos casos, fuentes de datos en persona, como sensores de salas de reuniones.
Hay algunos proveedores que ofrecen capacidades de análisis como complemento de un producto de generación de datos que ya ofrecen. Si bien esto tiene ventajas para facilitar la recopilación de datos si su organización usa solo esa herramienta, existen varias desventajas que es importante considerar antes de elegir un proveedor como este como su proveedor principal de Workplace Analytics. La consideración más obvia es que, si sus equipos usan más de una herramienta de colaboración para trabajar, es probable que estas herramientas de análisis no puedan integrarse bien de manera fácil o efectiva con otras fuentes que no sean sus propios productos, especialmente si pueden ser competitivas. Esto significa que no tendrá una imagen completa de cómo se realiza el trabajo, lo que limita severamente el valor de los conocimientos. Además, las soluciones de análisis que brindan información sobre sus propios productos están inherentemente sesgadas hacia el aumento o la continuación del uso de sus propias herramientas. Si su objetivo es obtener información objetiva sobre cómo y dónde actuar para mejorar la eficacia de la organización, si su proveedor de análisis tiene motivos ocultos que pueden contradecir los mejores intereses de su organización, significa que no se puede confiar plenamente en su análisis.
3. ¿Cuáles son sus credenciales?
Todos los proveedores afirmarán tener conocimientos significativos, pero muy pocos pueden demostrar completamente que están científicamente validados y respaldados por investigaciones revisadas por pares. Workplace Analytics es una industria no regulada, por lo que hasta que haya estándares industriales más establecidos, es fundamental evaluar las credenciales de un proveedor y presionarlo para que respalde sus afirmaciones, especialmente si ofrece automatización, análisis predictivo y/o capacidades de empuje a escala. Si bien pedirles directamente estudios de casos, citas y otras pruebas de sus credenciales científicas puede ser un buen comienzo, también puede tener una idea de la legitimidad de un proveedor al buscar con qué frecuencia se publican en publicaciones confiables. Además, si ofrecen puntos de referencia, solicite detalles más profundos sobre qué tan extensa y representativa es su base de datos. Idealmente, estos puntos de referencia deberían ser relativamente estables a lo largo del tiempo y extraerse de un conjunto de datos representativo cuyas propiedades estadísticas se comprendan bien. Los científicos de datos de su organización deben cuestionar estas afirmaciones e, idealmente, leer artículos científicos revisados por pares del equipo del proveedor para validar aún más sus credenciales.
Otra señal de alerta de respaldo científico deficiente es si un proveedor hace afirmaciones absolutas sobre su producto o métricas como una solución milagrosa. Si bien Workplace Analytics es un contribuyente muy importante para la toma de decisiones en las organizaciones, si un proveedor se posiciona como la única respuesta para las decisiones en el lugar de trabajo, sin considerar la complejidad del trabajo y la importancia del contexto y otras fuentes de datos más subjetivas, puede ser una señal de que su producto está demasiado simplificado y no se ha examinado a fondo.
4. ¿Es "talla única" o se adapta a las diferentes partes interesadas de la empresa?
Una inversión en Workplace Analytics es tan buena como las acciones que se toman a partir de los conocimientos. Las ideas genéricas sobre las que no se puede actuar o que no tienen sentido para la persona o el grupo que las recibe no son procesables y, por lo tanto, no tienen valor.
Por lo general, una campaña efectiva de Workplace Analytics involucra múltiples capas de partes interesadas, desde analista hasta ejecutivo. Dependiendo de su razón para invertir en Workplace Analytics, es importante que cualquier proveedor que elija tenga una solución personalizada para los usuarios y las partes interesadas que pretende usar y actuar en consecuencia. Esto incluye adaptar qué ideas entregar a qué audiencia, ajustar las imágenes, el lenguaje y las funciones para atraer a diferentes audiencias y ofrecer múltiples formas de acceder a la información para adaptarse a diferentes flujos de trabajo.
5. ¿Qué apoyo de implementación e interpretación continua se ofrece?
En cada etapa de implementación y entrega de conocimientos, pueden surgir muchas preguntas, tanto técnicas como estratégicas. Especialmente para aquellos que recién comienzan, es importante buscar un proveedor que pueda servir como una herramienta confiable y un socio estratégico en su implementación y uso de análisis en el lugar de trabajo. Esto significa que ofrecen soporte y servicios, y también están diseñados pensando en el uso a largo plazo.
Cualquier proveedor en este espacio debe estar preparado para ofrecer orientación y soporte a largo plazo, y debe ofrecer esto como un servicio como parte de una suscripción o junto con ella. Además, deben ofrecer funciones y capacidades que evolucionen en función de la madurez del programa de análisis de los clientes. Al evaluar las opciones, busque proveedores que ofrezcan recursos educativos, asesoren sobre las mejores prácticas y respalden una entrega fluida, desde la extracción y limpieza de datos hasta la interpretación y la acción sobre los conocimientos. Además, deben tener la capacidad de monitorear los cambios y permitir que los clientes comparen y mejoren continuamente con el tiempo.
Conclusión
Workplace Analytics solo continuará desarrollándose desde una capacidad estratégica hasta una herramienta imprescindible para cualquier organización preparada para el futuro. Mientras lo hace, depende tanto de los proveedores como de los clientes establecer los criterios para el análisis de calidad y las mejores prácticas, para que la industria pueda continuar creciendo de manera ética y sostenible. Al abordar su búsqueda con atención consciente, un ojo crítico y un enfoque en lo que pondrá a su gente en primer lugar, puede asegurarse de obtener el máximo beneficio de su inversión en Workplace Analytics.
