Dieser Artikel über Arbeitsplatzanalysen wurde erstmals veröffentlicht am Das führende Magazin von CoreNet Global und wurde von Ellen Nussbaum geschrieben.
Das erste Quartal 2020 hat gezeigt, wie komplex der Kollaborationsprozess in einer digitalen Arbeitsplatzlandschaft sein kann. Infolge von COVID-19 haben die meisten Unternehmen eine fast vollständige Umstellung auf Remote-Arbeit durchlaufen und sind zunehmend auf Technologien wie Slack, Zoom und Microsoft Teams angewiesen, um die Kommunikation zu rationalisieren, während sie sich von zu Hause aus distanzieren. Schließlich ist Kommunikation für die Zusammenarbeit unerlässlich, und die Kommunikation über Technologie erweist sich als ganz anders, als die meisten Mitarbeiter es gewohnt sind. Immer mehr Unternehmen wenden sich der Arbeitsplatzanalyse zu, um die Auswirkungen von Heimarbeitsaufträgen auf ihre Teams besser zu verstehen.
Im Wesentlichen ermöglicht uns die Arbeitsplatzanalyse, die Wissenschaft zu nutzen, um zu verstehen, wie Menschen am besten zusammenarbeiten und wie sich berechnete Änderungen an internen und externen Prozessen auf die Gesundheit des Unternehmens auswirken können. Eine Organisation hält sich für jeden Aspekt ihrer Tätigkeit an eine Reihe von strukturierten Richtlinien. Die Rolle der Arbeitsplatzanalyse bestimmt, ob diese Richtlinien geändert werden sollten, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Mit diesem erweiterten Wissen können Unternehmen erkennen, was funktioniert und was nicht – nicht nur allgemein, sondern für ihre Mitarbeiter und ihre Kultur. Dieses Wissen dient als Schlüsselkomponente für die Reaktion einer Organisation auf unvorhergesehene Hindernisse. Unternehmen versuchen auch zu antizipieren, wie die Arbeitsplatzdynamik nach der Wiedereröffnung der Büros aussehen wird. Werden Mitarbeiter zu ihren bisherigen Betriebsmodellen zurückkehren oder wird die Inanspruchnahme von (zumindest teilweise) Homeoffice die Interaktionen der Teams nachhaltig verändern? Arbeitsplatzanalysen können den Wiedereinstiegsansatz von Unternehmen informieren (Welche Mitarbeiter sollten zuerst zurückkehren? Wie sollte das Bürolayout geändert werden, um Gesundheit und Produktivität in Einklang zu bringen?) sowie das Management informieren, wenn der Übergang nicht so reibungslos wie erwartet verläuft.
Im Folgenden sind drei wichtige Überlegungen für die Einführung von Arbeitsplatzanalysen aufgeführt.
1. Messung und Verbesserung der Organisationsgesundheit
Organisationsgesundheit korreliert mit Organisationswachstum. Tatsächlich hat die Forschung immer wieder ergeben, dass die betriebliche Gesundheit Arbeitnehmern, Arbeitgebern und dem Endergebnis zugute kommt. Zwei Studien der Queens School of Business und der Gallup Organization kamen zu dem Schluss, dass Unternehmen mit geringem Mitarbeiterengagement durchweg überdurchschnittlich hohe Fehlzeiten, Mitarbeiterfehler und Arbeitsunfälle verzeichnen. Diese Forschungsergebnisse stimmen mit dem überein, was wir bei Humanyze gesehen haben. Wissenschaftliche und Feldforschungen zeigen, dass die Gesundheit von Organisationen quantifiziert und verwendet werden kann, um Herausforderungen in den Bereichen Mitarbeiterengagement, Teamproduktivität und organisatorische Anpassungsfähigkeit zu identifizieren.
- Engagement erfasst, wie sozial verbunden Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens sind und wie wahrscheinlich es ist, dass sie einen Burnout erleiden.
- Produktivität misst, wie die Kommunikationsmuster mit den Prozessen abgestimmt sind, sowie die Fähigkeit zur Verbesserung.
- Die Anpassungsfähigkeit erfasst, wie schnell sich die Kommunikations- und Arbeitsmuster einer Organisation entwickeln können, sowie die Stärke der Verbindungen zwischen verschiedenen hierarchischen Schichten.
Der Prozess, den organisatorischen Zustand Ihres Unternehmens zu verstehen, muss nicht aufdringlich oder störend sein. Die meisten Unternehmen wollen in Zeiten hoher Veränderung oder Stress keine zusätzlichen Anforderungen an ihre Mitarbeiter stellen. Infolgedessen wenden sie sich häufig an Umfragen, um die Gesundheit der Organisation qualitativ zu bewerten. Umfragen enthüllen wichtige Erkenntnisse, haben aber auch Schwächen, wie niedrige (oder verzerrte) Rücklaufquoten.
Die Durchführung von Arbeitsplatzanalysen hat den Vorteil, dass sie einen objektiven, nicht-invasiven und detaillierten Einblick in das Wohlbefinden der Mitarbeiter bietet und gleichzeitig Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigt. Unternehmen, die sowohl Umfragen als auch Arbeitsplatzanalysen nutzen, werden ihre Organisation noch besser verstehen und ihre Mitarbeiter besser unterstützen können.
Wie haben Unternehmen das gemacht? Humanyze nutzte Arbeitsplatzanalysen, um ein globales Technologieunternehmen zu unterstützen, indem es die Zusammensetzung und den Standort seiner Teams eingehend untersuchte. Primäres Ziel war es, herauszufinden, ob die Methoden der Zusammenarbeit, die Unternehmenskultur und der Grundriss der Büros den Bedürfnissen der einzelnen Abteilungen entsprechen.
Wir haben zunächst Daten aus der Microsoft Exchange-Suite des Unternehmens gemessen, die Kommunikationstools wie Kalender, E-Mail und Skype umfasst. Nach der Durchführung seiner Analyse schlug Humanyze eine Reihe von Vorschlägen vor, die auf den Trends der bereitgestellten Daten basieren. Der erste Vorschlag bezog sich auf die Änderung der Teamplatzierung, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Es wurde festgestellt, dass ein Spaziergang von nur 30 Sekunden zwischen den Gebäuden die Zusammenarbeit zwischen den Ingenieur- und Vertriebsteams messbar reduzierte. Dieser Mangel an Zusammenarbeit wirkte sich negativ auf Leistung und Produktivität aus. Das Unternehmen unternahm Schritte, um das Problem zu lösen, indem es die Standorte der Teams anpasste, um eine häufigere Interaktion zwischen den Mitarbeitern zu fördern.
Neben der Optimierung der Büroräume hat das Unternehmen auch neue Möglichkeiten der persönlichen Zusammenarbeit geschaffen und seine Besprechungskultur angepasst, um den Mitarbeitern weniger Zeit zu nehmen und gleichzeitig das notwendige Engagement und die Zusammenarbeit zu fördern. Wir stellten fest, dass die Veränderungen letztendlich die Fähigkeit des Unternehmens stärkten, Geschäftsziele zu erreichen, seine Mitarbeiter zu halten und neue Talente anzuziehen, basierend auf der Kultur der Förderung der Organisationsgesundheit.
2. Maximieren Sie die Wirkung Ihrer Immobilieninvestitionen
Immobilien gehören für viele Unternehmen zu den größten Kosten in der Gewinn- und Verlustrechnung. Und doch war seine Produktivität historisch schwer zu messen. Wirkt sich der Arbeitsplatz eines Teams auf die Leistung eines anderen Teams aus? Gibt es spezielle Arbeitsbereiche, die die Zusammenarbeit unterstützen oder behindern? Kann der aktuelle Sitzplan verbessert werden? Ohne Arbeitsplatzanalysen bleiben diese Fragen oft unbeantwortet und die sich daraus ergebenden Chancen bleiben unberücksichtigt.
In der Vergangenheit haben Unternehmen mit Humanyze zusammengearbeitet, um die Rendite von Immobilieninvestitionen zu verbessern, indem sie ihre Büroräume umgestalteten, um sie attraktiver und produktiver zu machen. Unserer Erfahrung nach können Arbeitsplatzanalysen Unternehmen dabei unterstützen, fundierte Entscheidungen über Sitzstrategien und Gebäudedesigns zu treffen, die die Unternehmensgesundheit fördern.
Arbeitsplatzanalysen kommen auch ins Spiel, wenn Unternehmen sich der Geschäftserweiterung nähern. Humanyze unterstützte ein internationales Energieunternehmen, das einen Mehrjahresplan zur Erweiterung einer Ölraffinerieanlage, zur Steigerung der Produktion um 200 Prozent und zur Erhöhung der Mitarbeiterzahl um 80 Prozent bekannt gab. Diese große finanzielle Investition und das daraus resultierende schnelle Teamwachstum führten zu Herausforderungen bei der Raumplanung und -zuweisung.
Unsere Technologie identifizierte, welche der Teams in der Studie an ihrem aktuellen Standort am kritischsten waren und welche Teams möglicherweise an einen neuen Standort umziehen könnten, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen. Mithilfe der Humanyze-Plattform war das Unternehmen in der Lage, das Volumen und die Häufigkeit der Teaminteraktionen zu messen und die Zeit, die Mitarbeiter in jedem Teil des Campus verbrachten, abzubilden und so kritische Immobilienentscheidungen zu treffen.
3. Unternehmen sind verpflichtet, die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen
Mitarbeiter vertrauen ihrem Unternehmen, um ihre Privatsphäre zu schützen; Jeder Bruch dieses Vertrauens kann zu negativer Moral (und in der Folge zu Abnutzung) führen. Gleichzeitig haben unternehmenseigene Daten das Potenzial, neue Perspektiven auf die Arbeitsweise unserer Mitarbeiter zu eröffnen, die sonst nicht auffindbar wären. Das Management dieses Kompromisses ist ein heikles Gleichgewicht zwischen der angemessenen Strukturierung der Analyse und dem Verständnis der Mitarbeiter, wie (und warum) ihre Daten verwendet werden.
Wir bei Humanyze verpflichten uns zu Transparenz (der Nutzung) und zum Schutz (individueller Daten). Wir arbeiten mit unseren Kunden zusammen, um Mitarbeiter im Umgang mit Daten zu schulen. Unsere Lösungen basieren auf aggregierten Daten und nicht auf personenbezogenen Erkenntnissen. Dies schützt die Privatsphäre der Mitarbeiter, ohne die Möglichkeit zu beeinträchtigen, organisatorische Erkenntnisse auf Team-, Regions- und Geschäftseinheitsebene zu generieren.
Der Einsatz von Arbeitsplatzanalysen zur Förderung der Gesundheit und Leistung von Organisationen ist eine spannende Technologie, die von vielen der weltweit führenden Unternehmen übernommen wird. Der Zugang zu Erkenntnissen darüber, wo, wie und wann Menschen arbeiten, verändert die Art und Weise, wie Führungskräfte über ihre Organisationen denken. Ich hoffe, Sie haben die Möglichkeit, versteckte Herausforderungen für Ihre Mitarbeiter zu entdecken und diese Erkenntnisse zu nutzen, um die Gesundheit Ihres Unternehmens zu verbessern. Wie wir gesehen haben, ist dies die wichtigste Zutat für Ihr Unternehmen, um sein volles Potenzial auszuschöpfen.
