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Der Leitfaden für Unternehmensführer zur organisatorischen Effektivität

Organisatorische Effektivität ist seit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie ein immer wichtigeres Thema. Die beispiellose Umwälzung bei Reisen, Verbraucherverhalten und Arbeitsabläufen hat sich als Anstoß für Unternehmen auf der ganzen Welt erwiesen, ihren aktuellen Ansatz in Bezug auf Führung und Change Management zu überdenken. Infolgedessen bewerten viele Unternehmen, was organisatorische Effektivität in der heutigen komplizierten und sich verändernden Landschaft bedeutet.

Die Unternehmensberatung McKinsey hat einen Organizational Health Index (OHI) entwickelt, der die Fähigkeiten eines Unternehmens in 37 Dimensionen definieren soll. In einer kürzlich durchgeführten Studie stellte McKinsey fest, dass die oberste Ebene der Unternehmen, d. h. die effektivsten, generierten Aktionärsrenditen dreimal höher im Vergleich zu den durchschnittlichen Unternehmen. Frameworks für die Effektivität von Organisationen bieten einen wertvollen Kontext und eine Anleitung dafür, wie leistungsstarke Unternehmen ihre strategischen Vorteile entwickeln und schützen können, indem sie ihre Organisationen auf den Erfolg ausrichten.

Aber was bedeutet es, „effektiv“ zu sein? In diesem Leitfaden werden verschiedene Aspekte der organisatorischen Effektivität aus der Sicht des Unternehmensleiters untersucht. Führung hat die Aufgabe, die Organisation auf eine Weise zu beeinflussen, die einen größeren Mehrwert schafft und die Leistung verbessert, was ziemlich komplex sein kann. Wir werden uns Definitionen, Modelle und Best Practices für organisatorische Effektivität ansehen und wie ein Unternehmen und seine Führungskräfte Veränderungsinitiativen erfolgreich umsetzen können. Sie finden auch mehrere hilfreiche Ressourcen und Informationen, die Sie bei Ihrer eigenen Forschung zur Effektivität von Organisationen im heutigen komplexen Geschäftsklima unterstützen.

In diesem Leitfaden zur organisatorischen Effektivität werden wir Folgendes behandeln:

Die Definition der organisatorischen Effektivität

Zwei Teammitglieder arbeiten mit einem Laptop zusammen

Organisatorische Effektivität bezieht sich auf a Fähigkeit des Unternehmens, seine Ziele zu erreichen bei der Entwicklung von Mitarbeitern, Prozessen und Infrastruktur. Es gibt keine einheitliche, allumfassende Definition von Organisationseffektivität, vor allem weil jede Organisation so einzigartig ist und unterschiedliche Kontexte oft maßgeschneiderte Ansätze erfordern. Obwohl jedes Unternehmen seinen eigenen Weg zum Erfolg bestimmen muss, gibt es einige wesentliche Bereiche zu berücksichtigen:

  • Zielsetzung & Wachstum. Eines der ersten Dinge, die einem in den Sinn kommen, wenn man über die Effektivität einer Organisation nachdenkt, ist die Zielsetzung. Strategisches Management ist ein komplexes Thema für sich. Unternehmensführer, die die Effektivität verbessern möchten, können jedoch von einem genauen Blick auf ihre internen Prozesse profitieren. Wie ein Unternehmen Ziele setzt, Leistung misst und Ressourcen verwaltet, spielen alle eine wichtige Rolle für den Erfolg des Unternehmens.
  • Kernkompetenzen. Eine weitere wichtige Komponente der organisatorischen Effektivität ist die Fähigkeit, eine Organisation mit der richtigen Mischung aus Fähigkeiten, Persönlichkeiten und Talenten zu entwickeln. Ein Unternehmen, das seine Ziele erreicht, aber keinen starken Wettbewerbsvorteil entwickelt, kann aufgrund von Wettbewerb oder unvorhergesehenen Marktbedingungen einen Rückgang seines Geschäfts sehen. Unternehmenskultur ist auch ein wichtiges Element jedes Unternehmens, und die Entwicklung klarer und sinnvoller Werte, auf die sich eine Organisation ausrichten kann, ist von entscheidender Bedeutung.
  • Organisatorische Struktur. Es wird oft gesagt, dass sich ein Unternehmen nach seinen langfristigen Zielen organisieren sollte. Mit anderen Worten, die Form sollte der Funktion folgen. Eine effektive Organisation muss die Bedeutung verschiedener Mitarbeiter- und Gruppenverbindungen verstehen und in der Lage sein, koordinieren die Arbeit über Standorte, Abteilungen und Teams hinweg. Organisationsentwicklung und Change Management sind wichtige Überlegungen für HR-Ressourcen und Unternehmensführung.

Organisatorische Effektivitätsmodelle

Zwei Teammitglieder halten eine Präsentation zu Organisationseffektivitätsmodellen

Unternehmensführer denken ständig über Prozesse, Ziele und Ressourcen nach. Es besteht oft ein heikles Gleichgewicht zwischen der Reaktion auf dringende Anfragen und der sorgfältigen Bearbeitung Vorbereitung auf die Zukunft. Um besser zu verstehen, wie ein Unternehmen eine größere organisatorische Effektivität entwickeln kann, ist es hilfreich, beliebte Modelle zu berücksichtigen, die heute von Experten und Praktikern verwendet werden. Diese Modelle bieten jeweils eine nützlicher Rahmen für das Verständnis der organisatorischen Effektivität, Entwicklung von Verbesserungsplänen und Messung der Ergebnisse.

Organisationssystemmodell

Dieses Modell der Organisationseffektivität nutzt die Struktur des Unternehmens als Grundlage für die strategische Steuerung. Da viele Aspekte der Unternehmensstruktur und des Betriebs oft schon seit Jahrzehnten bestehen, ist dies ein Rahmenwerk, das Führungskräften, die schon länger in der Belegschaft tätig sind, sehr vertraut sein wird. In diesem Modell wird ein Unternehmen in die folgenden Komponenten unterteilt:

  • Strategie – Mission, Vision und Werte des Unternehmens kombiniert mit Zielen und Kommunikationsplänen.
  • Eingänge – Menschen, Ausrüstung, Materialien und Finanzen.
  • Leistungsfähigkeit – Die Gestaltung Ihrer Personalpraktiken, Budgetierung und allgemeinen Arbeitsplatzprozesse.
  • Leistungsaktionen – Spezifische Aktivitäten, die das Unternehmen ausführt, um eine erwartete Leistung zu erzielen, wie z. B. die Produktentwicklung.
  • Ausgänge – Was das Unternehmen durch seine Bemühungen erreicht hat (Produkte, Dienstleistungen usw.).
  • Outcomes - Die Auswirkungen des Handelns des Unternehmens auf das Leben der Beteiligten (Mitarbeiter, Kunden, Partner).
  • Feedback – Wie das Unternehmen aus dem Erreichten lernt, um die Zukunftsstrategie zu verbessern.

Der wichtigste Aspekt des Organisationssystemmodells ist die Tatsache, dass es iterativ und eine kontinuierliche Schleife ist, die im Laufe der Zeit kontinuierliche Verbesserungen und Optimierungen ermöglicht. Für Führungskräfte ist es von entscheidender Bedeutung, sich regelmäßig Zeit zu nehmen, um darüber nachzudenken, wie sie die Entscheidungsfindung und das Leistungsmanagement besser informieren können.

Modell des Erfahrungslernens

Dieses Modell ist auf Einzelpersonen ausgerichtet und legt nahe, dass der beste Weg zur Verbesserung der Leistung darin besteht, die wichtigsten Erkenntnisse aus Ihrer Arbeit sofort anzuwenden. In Anlehnung an das Werk von David Kolb beinhaltet es vier diskrete Komponenten, einschließlich Erfahrung, Reflexion, Konzeptentwicklung und Testen. Dieses Framework kann von HR, Führungskräften und einzelnen Mitarbeitern verwendet werden, um die Mechanismen des Lernens besser zu verstehen.

Learn by Doing Modell

Das Learn by Doing-Modell konzentriert sich weniger auf Reflexion als auf die Anwendung von Fähigkeiten in herausfordernden Projekten. Individuelle und organisatorische Effektivität kann entwickelt werden, indem man sich schwierigen Herausforderungen stellt und diese meistert. Fähigkeiten wie Teambildung, Bedarfsanalysen und Leistungsmessung sind besonders wichtig.

DAPIM-Modell

Das American Public Human Services Association (APHSA) hat dieses Modell als Maßstab für die Erleichterung der organisatorischen Effektivität entwickelt. Das Akronym DAPIM steht für die fünf Schritte, die in ihrem Prozess beschrieben werden. Dies ist eine ausgezeichnete Struktur für das Änderungsmanagement, die Ihnen helfen kann, einen angemessenen Umfang und einen effektiven Plan zu definieren. Die fünf Schritte umfassen:

  • Festlegung – Auswahl einer bestimmten organisatorischen Qualität zur Verbesserung.
  • Beurteilen – Umreißen des aktuellen und gewünschten Zustands.
  • Planen – Erstellen von kurz- und langfristigen Verbesserungsplänen.
  • Implementieren Sie – Maßnahmen ergreifen, um die gewünschten Verbesserungen zu erzielen.
  • Überwachen – Nachverfolgung der Leistung und Verbesserung des Plans.

Zusammen stellen diese vier Modelle unterschiedliche Betrachtungsweisen derselben grundlegenden Mechanismen des Änderungsmanagements dar, um die Effektivität im gesamten Unternehmen zu verbessern. Als Unternehmensführer müssen wir uns daran erinnern, dass Organisationen komplex sind, und daher müssen alle Verbesserungspläne im Kontext des Gesamtunternehmens verstanden werden.

Führungsverantwortung für die organisatorische Effektivität

Unternehmensleiter, der während der Teambesprechung am Kopf eines Konferenztisches steht

Es stimmt, dass Führungskräfte von überall innerhalb einer Organisation kommen können, aber es gibt einige wichtige Rollen, die sie haben können einen erheblichen Einfluss auf die Effektivität der Organisation. Einige Unternehmen verfügen möglicherweise nicht über die Kapazitäten oder Ressourcen, um alle diese Positionen zu schaffen, aber diese Beschreibungen der Schlüsselrollen bieten einen nützlichen Leitfaden, um zu verstehen, wie Sie die Verantwortlichkeiten Ihres eigenen Teams definieren.

Human Resources

HR spielt eine zentrale Rolle für die Effektivität der Organisation als primäre Abteilung für die Erleichterung der Unternehmenskommunikation, der Mitarbeitererfahrung und des Leistungsmanagements. Gerade heute gibt es mehrere digitale Tools, mit denen man besser verstehen kann, wie ein Unternehmen abschneidet und welche Veränderungen nötig sein können, um Verbesserungen vorzunehmen. Ein Beispiel ist Humanyzes Organizational Health Score (OHS), die Personalverantwortlichen und Unternehmensführungen direkten Zugang zu datenbasierte Einblicke in die organisatorische Effektivität.

Business Leadership

Organisationen sind im Allgemeinen um verschiedene Geschäftsfunktionen herum strukturiert. Geschäftsbereichsleiter können viele Ressourcen kontrollieren und sind in einer idealen Position, um die Effektivität innerhalb ihrer eigenen Teams und Abteilungen zu verbessern und die notwendige Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen voranzutreiben. Eine Möglichkeit, sich im gesamten Unternehmen einzubringen und Synergien zu schaffen, besteht darin, Änderungsinitiativen aufzuteilen und jede Gruppe oder Abteilung die relevanten Teile des Plans entwickeln und ausführen zu lassen.

Mitarbeitererfahrungsmanager

Viele Unternehmen investieren in Ressourcen für die Kundenerfahrung, aber die Mitarbeitererfahrung ist genauso wichtig. Nicht nur eine außergewöhnliche Mitarbeitererfahrung verbessert sich Mitarbeiterbindung und Engagement, aber es ist auch stärkt die Leistung und trägt zu einer höheren Kundenzufriedenheit bei, da die Mitarbeiter motiviert sind, die Erwartungen zu übertreffen.

Zusätzlich zu Datensystemen und traditionellen HR-Ressourcen beginnen Unternehmen, Rollen zu schaffen, die sich der Verbesserung der Mitarbeitererfahrung widmen. Durch die Beseitigung von Leistungshindernissen und die Optimierung von Anreizen und anderen greifbaren Vorteilen können Manager für die Mitarbeitererfahrung einen indirekten, aber erheblichen Einfluss auf die Unternehmensleistung haben.

Manager ändern

Diese Rolle ist besonders wichtig in großen Organisationen, die mit bestehenden Abteilungsstrukturen und Teamdynamiken selbstgefällig geworden sind. Ein Change Manager kann oft eine neue Perspektive von außen in Geschäftsprozesse einbringen, und viele Unternehmen suchen die Hilfe von Change Management Consultants auf, insbesondere in Zeiten unerwarteter oder beispielloser Veränderungen. Zum Beispiel zwang die COVID-19-Pandemie Unternehmen auf der ganzen Welt, ihre betrieblichen Prozesse, Verfahren und sogar Arbeitsstandorte praktisch über Nacht zu verlagern, um sich an Lieferkettenunterbrechungen, Marktveränderungen und behördliche Schließungsanordnungen anzupassen, die Unternehmen zwangen, plötzlich auf Remote-Arbeit umzusteigen .

Unabhängig davon, ob Sie Talente für dedizierte Rollen einstellen oder diese Verantwortlichkeiten bestehenden Teammitgliedern zuweisen, müssen Sie unbedingt sicherstellen, dass Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten für Ihren Plan zur Verbesserung der Unternehmenseffizienz definieren.

Messung der organisatorischen Effektivität

Zwei Teammitglieder überprüfen die Daten zur Effektivität der Organisation

Es gibt keine einzelne Metrik, die die Effektivität der Organisation misst, und es ist wichtig, eine Reihe von Messungen zu entwickeln, die zusammen eine Gesamtbild der betrieblichen Gesundheit. Der allgemeine Gesundheitszustand der Organisation kann als Maßstab für den Gesamtfortschritt verwendet werden, zusammen mit detaillierteren Messungen, die Ihnen helfen zu verstehen, was im Unternehmen passiert.

Eines der besten Dinge, die Sie tun können, ist zu klären, welche Früh- und Spätindikatoren Sie im Laufe der Zeit beeinflussen möchten. Nachlaufende Indikatoren beziehen sich auf den Output auf Unternehmens- oder Abteilungsebene und können Folgendes umfassen:

  • Einnahmen
  • Projekt Meilensteine
  • Standard Preis
  • Lagerumschlag

Diese Messungen sind von entscheidender Bedeutung, da das Ziel der Entwicklung einer effektiveren Organisation darin besteht, größeren Erfolg zu erzielen. Es wird nicht immer eine direkte Korrelation zwischen Ihren Änderungsinitiativen und diesen Metriken geben, aber Sie können wahrscheinlich einige nützliche Erkenntnisse gewinnen, indem Sie diese Metriken im Laufe der Zeit messen.

Frühindikatoren sind notwendig, weil sie helfen, ein Gefühl für den Arbeitsaufwand zu vermitteln. Sie können Metriken sammeln, die für Ihr spezielles Geschäft und Ihre Branche am relevantesten sind. Dies sind jedoch einige Ideen, die den Punkt veranschaulichen:

  • Stellplätze präsentiert
  • Vorschläge gesendet
  • Kundenanrufe getätigt

Bei der Definition von Frühindikatoren kann es hilfreich sein, sich auf die Aktivitäten zu konzentrieren, von denen Sie erwarten, dass sie die größten Auswirkungen auf Ihre Spätindikatoren haben. Sobald Ihre Messungen vorgenommen und eine Basislinie festgelegt wurde, können Sie die Leistung im Laufe der Zeit überwachen. Wenn diese grundlegenden Metriken mit anderen Mitarbeiter- und Organisationsdaten kombiniert werden, kann daraus ein leistungsstarkes, datengesteuertes System zur Verbesserung der organisatorischen Effektivität entstehen.

Zum Beispiel eins große europäische Bank erlebte Leistungsunterschiede zwischen zwei Branchen und wollte die treibenden Kräfte identifizieren, die zu den Leistungsunterschieden führen. Trotz ähnlicher Geschäftsstrukturen und Kundensegmente übertraf eine Filiale die andere um 300 %. Die Bank hat die Humanyze-Plattform™ um die Kommunikationsmuster des Teams, die körperliche Aktivität im Büro und andere Unternehmenskommunikationsdaten zu messen und die Daten dann nach Vergütung und Dienstzeit zu segmentieren.

Die Analyse der Daten ergab, dass die leistungsstärkeren Filialen den ganzen Tag über deutlich mehr persönliche Interaktionen hatten, während leistungsschwache Filialen nicht die gleichen Möglichkeiten zur Teamzusammenarbeit oder zum Aufbau von Vertrauen hatten. Die Analyse der Bürolayoutdaten ergab, dass das Bürolayout der leistungsschwächeren Filialen im Vergleich zu den Layouts der leistungsstärkeren Filialen eingeschränkte Kommunikationsmuster und eingeschränkte Möglichkeiten zur Zusammenarbeit aufweist.

Ausgestattet mit diesen Daten unternahm die Bank eine Reihe von Schritten, um die Zusammenarbeit zu verbessern, wie z. B. die Neugestaltung der Büroräume, die Implementierung von Gruppenleistungsanreizen und die Zuweisung von Mitteln für Teambuilding-Aktivitäten, was zu einer Umsatzsteigerung von 11 % führte.

In einem anderen Fall a führendes multinationales Technologieunternehmen nutzte die Organizational Health Platform™ von Humanyze, um datengesteuerte Möglichkeiten zur Verbesserung der Unternehmenseffizienz und der Mitarbeitererfahrung zu identifizieren, um die Zusammenarbeit im Team und eine verbesserte Leistung zu fördern. Das Unternehmen konzentrierte sich auf die Messung von vier Schlüsselbereichen, darunter Teamzusammenarbeit, Generationenunterschiede, Besprechungskultur und physische Raumnutzung. Die Analyse der Daten ergab mehrere wertvolle Erkenntnisse:

  • Die Nähe war ein entscheidender Faktor bei der Förderung der Zusammenarbeit.
  • Die Mitarbeiter waren am meisten an Besprechungen mit einer Länge von weniger als 60 Minuten beteiligt.
  • Die persönliche Zusammenarbeit hatte einen erheblichen Einfluss auf die Leistung.
  • Die stärkere Nutzung digitaler Tools durch jüngere Generationen war wahrscheinlich ein treibender Faktor für die Lücken in der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Generationen von Mitarbeitern.

Das Unternehmen war nicht nur in der Lage, die wahrscheinlichen Ursachen für Ineffektivität zu identifizieren, sondern konnte auch datengesteuerte Initiativen umsetzen, um Lücken zu schließen und die identifizierten Probleme zu überwinden. Darüber hinaus kann das Unternehmen jetzt messen, wie sich das Verhalten von Unternehmen durch strategische Veränderungen beeinflusst, um zukünftige Entscheidungen zu treffen.

Best Practices für organisatorische Effektivität

Team feiert Erfolg im Büro

Bei der Überprüfung und Entwicklung Ihrer Pläne zur Verbesserung der organisatorischen Effektivität können diese Best Practices hilfreich sein. Obwohl es Hunderte von verschiedenen Bereichen gibt, die jederzeit verbessert werden können, ist es wichtig, sich darauf zu konzentrieren. Diese vier Bereiche spielen eine zentrale Rolle für die Unternehmensleistung und sind oft ein hervorragender Ausgangspunkt:

  • Verbesserung der Entscheidungsfindung. Geschäftsverzögerungen sind oft das Ergebnis von Missverständnissen, langsamen Genehmigungsprozessen und unklaren Verfahren. Erfolgreiches Change Management erfordert, dass Führungskräfte einen Blick in Abteilungen und funktionsübergreifende Teams werfen, um zu verstehen, wie Entscheidungen getroffen und anderen mitgeteilt werden. Der Abbau von Entscheidungshindernissen kann sich oft dramatisch auf die Effektivität auswirken.
  • Fokus auf Mitarbeiterwachstum. Ihre Mitarbeiter sind Ihr wichtigstes Kapital, wenn es um die Effektivität der Organisation geht. Auch bei dem heutigen hohen Digitalisierungs- und Automatisierungsgrad sind es Menschen, die den kritische Entscheidungen, die den Fortschritt eines Unternehmens prägen. Die Entwicklung starker Programme zur Führungskräfteentwicklung, Leistungsanreize und Mitarbeiterschulung kann einen großen Beitrag zur Verbesserung der Qualität Ihrer Arbeit leisten.
  • Strategische Prioritäten klären. Die Strategie Ihres Unternehmens ist viel mehr als eine Reihe von Zielen oder Prioritäten. Führende Unternehmen nutzen die harte Planungsarbeit, indem sie Mitarbeiter auf allen Ebenen des Unternehmens einbeziehen. Wie Sie erstellen, kommunizieren und überwachen Fortschritte in Richtung Ihrer kurz- und langfristigen Ziele kann oft den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen.
  • Technologie nutzen. Die digitale Technologie hat unsere Fähigkeit, große Datenmengen zu verstehen und zu interpretieren, drastisch verbessert. Die Effektivität der Organisation lässt sich viel leichter beeinflussen, wenn Sie über einen vollständigen Satz von Metriken und Daten verfügen, die überprüft werden müssen. Heutige HR- und Business-Management-Plattformen integrieren Echtzeitdaten mit erweiterten Metriken und Berichten, um eine leistungsstarke Suite von Change-Management-Tools zu schaffen.

Organisatorische Effektivität hat für jeden Unternehmensleiter oberste Priorität. Zu verstehen, was den Fortschritt in Ihrem Unternehmen vorantreibt, klare Ziele und Vorgaben zu definieren, die richtigen Messgrößen zu identifizieren und die richtigen Technologien zu nutzen, um datengesteuerte Entscheidungen zu erleichtern, sind der Schlüssel zur erfolgreichen Verbesserung der organisatorischen Effektivität in der heutigen komplexen Geschäftslandschaft.

Weiterführende Literatur zum Thema Organisationseffektivität

Für zusätzliche Einblicke in die Effektivität von Organisationen werfen Sie einen Blick auf die folgenden Ressourcen von anderen Führungskräften.

Zuletzt aktualisiert am 16. August 2021

Autor:

Paulina Borrego