Von Ben Waber, ursprünglich für TLNT
Die COVID-19-Pandemie hat zu einer dramatischen Veränderung der täglichen Interaktion von Unternehmen geführt. Mit der vollen Wirkung der Maßnahmen zur sozialen Distanzierung sind die Mitarbeiter physisch weiter auseinander und arbeiten auf völlig neue Weise als in der Vergangenheit. Es herrscht ein Unbehagen darüber, die Produktivität aufrechtzuerhalten und die Kundenbedürfnisse zu befriedigen, während man Stress und Unsicherheit über die Zukunft übersteht. In diesen beispiellosen Zeiten ist es für die Personalabteilung wichtig, mit den Führungskräften des Unternehmens zusammenzuarbeiten, um nicht nur den Zustand ihrer Organisation zu bewerten, sondern aktiv daran zu arbeiten, sie zu erhalten. Die Tage der jährlichen Organisations-Gesundheitschecks sind auf absehbare Zeit gut im Rückspiegel. In guten Zeiten müssen Unternehmen einfach am Puls der Zeit bleiben. In Krisenzeiten, wie wir sie heute erleben, ist die Organisationsgesundheit für Unternehmen überlebenswichtig.
Die Grundlagen der Organisationsgesundheit
Im Wesentlichen bezieht sich die organisatorische Gesundheit eines Unternehmens auf seine Fähigkeit, sich um eine gemeinsame Vision zu vereinen, effektiv zu funktionieren, Veränderungen zu trotzen und kreative Innovationen zu nutzen, um von innen heraus zu wachsen. Sie wird direkt von der Unternehmenskultur, der Führung, dem Arbeitsumfeld und den finanziellen Ressourcen beeinflusst und erfordert einen einheitlichen Ansatz auf allen Ebenen der Organisation. In der Vergangenheit konnten die Kultur, Führung und das Umfeld eines Unternehmens nur durch Umfragen gemessen werden, die begrenzte Ergebnisse lieferten, die oft durch aktuelle Tendenzen verändert wurden. Stellen Sie sich zum Beispiel eine unternehmensweite Umfrage vor, bei der es um die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben geht. Ein Team, das kürzlich bei einem kurzfristigen Projekt überarbeitet wurde, würde eher negative Antworten geben, die eine schlechte Work-Life-Balance innerhalb des Unternehmens widerspiegeln. Diese Reaktionen würden jedoch durch aktuelle Bedingungen beeinflusst, die nicht auf die typische Arbeitsbelastung eines Mitarbeiters hindeuteten.
Auf der anderen Seite können Arbeitsplatzanalysen detaillierte Metriken in Bezug auf die drei führenden Indikatoren der Organisationsgesundheit sowie Gesundheitstrends im Zeitverlauf liefern:
Engagement erfasst, wie sozial verbunden Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens sind und wie wahrscheinlich es ist, dass sie einen Burnout erleiden.
Produktivität misst, wie die Kommunikationsmuster mit den Prozessen abgestimmt sind, sowie die Fähigkeit zur Verbesserung.
Die Anpassungsfähigkeit erfasst, wie schnell sich die Kommunikations- und Arbeitsmuster einer Organisation entwickeln können, sowie die Stärke der Verbindungen zwischen verschiedenen hierarchischen Ebenen.
Die Komplexität von COVID-19 kann sich direkt auf die Gesundheit der Organisation auswirken, wenn sich Unternehmen nicht angemessen anpassen. Wenn Sie sich nicht an externe Umstände im Zusammenhang mit COVID-19 anpassen, verringert sich das Engagement der Mitarbeiter, was wiederum die Produktivität des Teams behindert.
Bekämpfung der organisatorischen Gesundheitsherausforderungen von COVID-19
Einige Unternehmen waren besser für den Übergang zur Telearbeit gerüstet, während andere noch dabei sind, Lösungen für große Hindernisse zu finden. Vor COVID-19 hatten die Technologie-, IT- und Gesundheitsbranche bereits eine große Anzahl von Mitarbeitern, die aus der Ferne arbeiteten. Sie waren nicht gezwungen, sich an die Unterschiede eines digitalen Arbeitsplatzes anzupassen. Währenddessen konzentrierten sich andere Branchen wie soziale Dienste, Bildung und Finanzen hauptsächlich auf die Büropräsenz. Die Mitarbeiter waren es gewohnt, physisch zusammenzuarbeiten, um die Funktionen ihrer Arbeit zu erfüllen.
Die Verlagerung zur Remote-Arbeit hat frühere persönliche Interaktionen beseitigt, die als entscheidend für die Förderung einer Kultur der Unternehmensgesundheit angesehen wurden. Diese Interaktionen fanden in Form von einfachen Hallos auf dem Flur, Smalltalk im Pausenraum, Chats im Büro und Last-Minute-Mittagessen statt. Da die meisten Unternehmen aus der Ferne arbeiten, werden Videokonferenztools wie Slack oder Microsoft Teams immer beliebter. Sie erzeugen jedoch nicht diese ähnlichen menschlichen Interaktionsmuster, die als natürlich gelten. Aus diesem Grund werden weniger neue Verbindungen und Beziehungen aufgebaut, insbesondere von Mitarbeitern, die nicht in Teams arbeiten, die häufig zusammenarbeiten.
Unternehmensleiter und Personalabteilungen sollten zusammenarbeiten, um Initiativen zu entwickeln, die die Mitarbeiter ermutigen, weiterhin neue Leute zu erkunden und sich mit ihnen zu verbinden. Die Zusammenarbeit per Video ist unabdingbar. Mitarbeiterteams sollten Besprechungen per Video statt Audiokonferenzen oder Gruppenchats abhalten, um die persönliche Kommunikation zu verbessern – selbst wenn es sich nur um einen kurzen wöchentlichen Check-in handelt. Die Implementierung von Arbeitsplatzanalysen kann es Unternehmensleitern ermöglichen, erfolgreiche Muster der digitalen Zusammenarbeit zu bewerten.
So koordinieren Sie informelle Interaktionen:
Planen Sie Besprechungen 15 Minuten länger als üblich ein, um informelle Gespräche zu führen, entweder bevor oder nachdem die Tagesordnung besprochen wurde.
Organisieren Sie virtuelle Mittagessen, bei denen 3-4 zufällig ausgewählte Mitarbeiter in einem virtuellen Raum untergebracht werden und eine Stunde lang gemeinsam zu Mittag essen, um eine typische Interaktion im Büro zu simulieren.
Implementieren Sie virtuelle Happy Hours, Quizspiele, Mittagsgymnastikkurse und Yoga-Sitzungen, die das organisatorische Wohlbefinden sowohl aus körperlicher als auch aus geistiger Sicht unterstützen können.
Es ist die Aufgabe der Personalabteilung, COVID-19 durch einen verstärkten Fokus auf die Integration in das Unternehmen zu bekämpfen. Diese Initiativen sollten ständig evaluiert werden, um den Grad des Engagements zu bewerten und herauszufinden, was funktioniert und was nicht. Mitarbeiter sind mit intensiven Belastungen und Ängsten konfrontiert, die von ihrer eigenen Gesundheit und der Angst vor der Erkrankung ihrer Angehörigen bis hin zu allgemeinen Sorgen um die Arbeitsplatzsicherheit und die Zukunft ihres Unternehmens reichen. Die Prioritäten der Personalabteilung sollten darauf ausgerichtet sein, sicherzustellen, dass alle Mitglieder der Organisation unterstützt werden.
Konsequente Zugänglichkeit für Führungskräfte ist eine entscheidende Komponente, um den Stress der Mitarbeiter abzubauen und den Mitarbeitern das Gefühl zu geben, dass sie wertgeschätzt werden. Nur weil Mitarbeiter Zugang zu unternehmensweiten digitalen Konferenzen haben, bedeutet dies nicht, dass ihre Fragen, Kommentare und Bedenken angemessen berücksichtigt werden. Im Gegenzug kann die Personalabteilung vorschlagen, dass Unternehmensleiter virtuelle Sprechzeiten abhalten, in denen Mitarbeiter ermutigt – aber nicht verpflichtet – werden, sich mit Fragen oder Anliegen zu melden, die nicht ausschließlich arbeitsbezogen sein müssen. Dies vermittelt ein Gefühl der Sicherheit, das alle auf dem gleichen Stand hält, während es durch die Krise geht, und hilft, Mitarbeiter zu identifizieren, die möglicherweise mehr zu kämpfen haben als andere.
Der Prozess der Schaffung einer kollaborativen, offenen und integrativen virtuellen Arbeitsumgebung erfordert, dass die Personalabteilung ihren Mitarbeitern aktiv zuhört und sie versteht. Um dies erfolgreich zu tun, müssen Führung und HR im Einklang sein. Ein Mangel an Zusammenarbeit an der Spitze wird sich im gesamten Unternehmen durchsickern lassen. Formulieren Sie in Zusammenarbeit mit den Unternehmensleitern verschiedene Supportpläne, einschließlich einer Reihe von täglichen Check-ins, wöchentlichen unternehmensweiten Updates und kreativen Brainstorming-Sitzungen zu hilfreichen Tipps für die Remote-Arbeit.
Wie Daten Entscheidungen treffen können
Während der COVID-19-Umstellung reicht es nicht aus, den Gesundheitszustand der Organisation aus anekdotischer Sicht zu beurteilen. Stattdessen ist es wichtig, anhand von Arbeitsplatzanalysen konkrete Beobachtungen zu machen, die aufzeigen, wo die Trends liegen. Die Nutzung von Daten als Entwicklungswerkzeug kann Unternehmen dabei helfen, kollaborative Gewohnheiten auf verschiedenen Ebenen der Organisation zu verstehen und zu entwickeln. Mit Arbeitsplatzanalysen können Sie folgende Fragen beantworten:
Welche Teams haben informell zusammengearbeitet? (nicht geplante Treffen)
Welche Teams hatten die geringste Konzentrationsarbeit? (sie brauchen am meisten Zusammenarbeit)
Welche Arbeitsplatzumgebungen haben wünschenswerte Kooperationsmuster und ein geringeres Gesundheitsrisikoverhalten geschaffen?
Bitten Sie die Mitarbeiter, Fragebögen auszufüllen, in denen sie nach bestimmten Faktoren gefragt werden, die ihre Produktivität erhöht oder verringert haben. Implementieren Sie basierend auf den Ergebnissen strategische Leitlinien für die Mitarbeiter.
In Wirklichkeit sind alle Unternehmen unterschiedlich, daher gibt es keine schnelle Lösung für einen nahtlosen Übergang inmitten von COVID-19. Unsere Gesellschaft hat noch nie eine Pandemie dieses Ausmaßes erlebt, und aus diesem Grund müssen sich die Personalabteilungen im laufenden Betrieb kontinuierlich anpassen. Und hier kann Arbeitsplatzanalysen helfen. Durch die Messung detaillierter Daten zu allen Aspekten der Mitarbeiterzusammenarbeit können Unternehmen die richtigen Schritte unternehmen, um eine gesunde Organisationskultur zu fördern, die Zeiten des Wandels übersteht.
